Frau Matianis führt zum aktuellen Kostenstand aus. Sie schildert, dass von der Kostenberechnung Ende 2020 bis zum heutigen Stand eine Abweichung von 32,2% = 14,6 Mio. brutto vorläge. Weiter führt sie aus, dass im Budget ein Betrag von 17,9 Mio. Euro für Rückstellungen enthalten sei. Davon seien 1,2 Mio. Euro für Baupreissteigerungen in die Kostengruppen 300, 400 und 700 eingeflossen. Frau Matianis erklärt, dass es aktuell vier unterschiedliche Stände zu den Ausschreibungen gebe: (1) bereits vergeben sind Aufträge für 12 Gewerke, in Summe 9,8 Mio. Euro. Im Urbudget (Stand Juni 2021) waren dafür 9,3 Mio. Euro veranschlagt. Das aktualisierte Budget (inkl. der Erhöhung der Rückstellungen für Baupreissteigerungen) setzt einen Betrag von 12,3 Mio. Euro an. Die aktuellen Ausschreibungsergebnisse unterschreiten somit das aktualisierte Budget um 2,5 Mio. Euro brutto (unter 20%).

 

Herr Jansen fragt nach, ob die Preise der Ausschreibungsergebnisse eine Preisgleitklausel enthielten. Frau Matianis entgegnet, dass Preisgleitklauseln vereinbart wurden, jedoch nicht mit jedem Unternehmen. Sie fügt hinzu, dass dies bei ungefähr der Hälfte der Unternehmen der Fall sein dürfte. Die Ergebnisse daraus lägen erst zur Schlusskostenrechnung vor, es sei denn, zwischenzeitlich würden Kosten angemeldet werden.

 

Herr Dr. Konietzko hakt nach, in welchen Fällen die Preisgleitklausel angewendet wurde. Frau Matianis erläutert, dass dies für Materialien mit Lieferengpässen gelte.

 

Frau Matianis erläutert den zweiten Ausschreibungsstand: innerhalb der (2) laufenden Verfahren befänden sich aktuell 8 Gewerke in der Ausschreibung. Davon wurden mittlerweile 4 submittiert (Fassaden-, Dachabdichtungsarbeiten). Insgesamt liege eine Unterschreitung von 12% vor.

Als dritte Variante nennt Frau Matianis die (3) Verfahren in der Vorbereitung. Insgesamt sind dies 10 Gewerke, die im Wesentlichen die technischen Anlagen beträfen (Heizung, Lüftung, Sanitär und Elektroarbeiten). Hier lägen die verpreisten Leistungsverzeichnisse vor, d. h. sie wurden durch die Fachplaner bepreist, um eine Schätzung vornehmen zu können. Die Fachplaner bewerten die Marktsituation als auskömmlich, es werden Unterschreitungen in Höhe von 24% erwartet.

 

Herr Jansen stellt die Frage, wie sichergestellt werden könne, dass ein Anbieter nicht zunächst mit einem niedrigen Angebotspreis einsteige und über die Preisgleitklausel einen höheren Preis geltend mache.

Frau Matianis erläutert daraufhin, die vorbeugenden Maßnahmen: die Preisschätzungen der Fachplaner würden zu Rate gezogen bzw. mit dem Angebot verglichen. Bei deutlichen Unterschreitungen würde ein Aufklärungsgespräch gesucht. Der Unternehmer müsse dabei nachweisen, dass der angebotene Preis realistisch sei. 

Zudem werde geschaut, wo die Gefahr bestünde, dass der Preis nicht stabil sei. In diesen Fällen müsse der Unternehmer nachweisen, wie sich der Preis zusammensetze. Grundsätzlich müssen Lohn- und Materialpreis separat ausgewiesen werden.

Frau Dietz ergänzt unterdes, dass im Rahmen der Preisgleitklausel, der Auftraggeber 90% und der Auftragnehmer 10% Anteil an den Mehrkosten trage. Frau Schauer erläutert, dass ein Einsatz der Preisgleitklausel empfohlen würde, da ansonsten ein rechtliches Problem entstehen könne. Sie weist darauf hin, dass eine Nachbesserung erfolge, insofern Schwierigkeiten bei den ersten Fällen auffallen. Die Preisgleitklausel wird neu eingesetzt, bisher gäbe es noch keine Erfahrungen mit diesem Instrument.  

 

Als (4) Verfahren in der Vorschau nennt Frau Matianis die letzte Variante der Ausschreibung. Diese umfasse 21 Gewerke, welche 17% des Gesamtauftragsvolumens ausmachen würden. Bis zum Jahresende werden hier 83% Kostensicherheit erwartet, d. h. bis dahin solle submittiert oder vergeben sein.

 

Herr Volker Brauer stellt die Frage, ob in den nächsten Sitzungen präsentiert werde, wie die Rückstellung für die Baupreissteigerung nach und nach auf die einzelnen Gewerke aufgeteilt werden und welches Gesamtergebnis dies mit sich bringe. Frau Matianis bejaht dies und erklärt, dass die Zahlen nach der Auftragsvergabe angepasst werden.

 

In der letzten Sitzung wurde angemerkt, dass die „Kosten Mietflächen“ in Höhe von 563 Td. Euro erst im Juni 2022 aufgetaucht seien. Frau Matianis erklärt, dass diese Kosten schon immer Bestandteil des Objektbeschlusses waren, dies könne in der Kostenübersichtstabelle ersehen werden (Kostengruppe 700, Nebenkosten). Die Gesamtkosten teilen sich auf in 100 Td. Euro Mietkosten für die Ersatzflächen EDV und 463 Td. Euro für die Interimsbibliothek (250 Td. Herrichtung, 214 Td. Miete). Hier könne aufgrund der steigenden Energiekosten eine Kostensteigerung anfallen.

 

Frau Matianis erläutert weiterhin die Planungen für die Ersatzfläche Büro und die ausgelagerten Mitarbeiter der Stadt in der ehemaligen Damloup-Kaserne: Hier werden die Herrichtungskosten voraussichtlich höher ausfallen, da mehr Mitarbeiter umziehen sollen als ursprünglich geplant. Hintergrund sei eine Vereinfachung des Bauablaufs und die daraus resultierende Minimierung der Risiken.

 

Zum Thema Förderung berichtet Frau Matianis, dass die 8 Mio. Euro inzwischen bestätigt wurden. Für die nachträglich eingereichten Förder-Anträge der Lüftungs- und MSR-Technik beträgt die Bearbeitungszeit 5 – 6 Monate. Das Procedere sieht vor, dass vorher kein Auftrag vergeben werden dürfe. Somit ergebe sich hier ein „Wettlauf gegen die Zeit“. Um einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn wurde gebeten, was bedeutet, dass auf eigenes Risiko förderunschädlich bereits ausgeschrieben würde.

 

Herr Jansen betont noch einmal abschließend, dass erst zum Ende des Projekts, nach Einreichung der Schlussrechnungen klar sei, bei welchen Gesamtkosten das Fazit gezogen werde.

 

Frau Matianis erklärt, dass ein Bestandsgebäude aus den 70er Jahren immer Risiken berge. Man sei sich nicht sicher gewesen, ob überhaupt Angebote eingehen. Bisher sei eine gute Resonanz zu verzeichnen.

 

Herr Doerenkamp hakt nach, wie hoch die Summe der Fördermittel sei. Frau Dietz reicht dies zur nächsten Sitzung nach. Frau Schauer weist darauf hin, dass die Summe bisher nicht als Einnahme im Haushalt eingeplant sei. Herr Doerenkamp schlussfolgert, dass bei einer Förderzusage ein positiver Effekt auf die Eigenmittel erwirkt werde.

 

 

 

Beschluss:

 

Der planungs- und baubegleitende Ausschuss nimmt den aktuellen Kostenstand des Projektes zur Kenntnis. 

 

 

Abstimmungsergebnis:                  Kenntnisnahme