Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Rat der Stadt Rheine nimmt den Bericht über den Workshop am Kloster zustimmend zur Kenntnis.

Begründung:

Der Rat der Stadt Rheine hat in seiner Sitzung vom 13. Juli 2010 auf Antrag der CDU-Fraktion mehrheitlich den folgenden Beschluss gefasst:

1. Die Geschäftsführung der Kloster Bentlage gGmbH wird gebeten, einen Workshop für das Kloster Bentlage mit allen Akteuren, Interessierten und weiteren Fachleuten (z. B. Kreis Steinfurt, LWL) in Bentlage vorzubereiten und durchzuführen, auf dem die Zukunftsperspektiven des Klosters Bentlage für einen Zeitraum bis 2020 diskutiert werden.

2. Inhaltlich sollen in diesem „Bentlage Workshop“ Perspektiven erarbeitet werden, wie das Kloster Bentlage bis zum Jahr 2020

a) seine Leuchtturmfunktion für eine überregionale, herausgehobene Museums- und Ausstellungskultur (Bildende Kunst) sichern und ausbauen kann,

b) die in den letzten Jahren entwickelten Kulturangebote für Kinder, Familien und Senioren - somit für breite Bereiche der Bevölkerung von Rheine - weiterentwickelt werden können.

3. Dieser Bentlage-Workshop soll extern begleitet und ausgewertet werden. Dazu gehört die Bewertung der dann vorliegenden Ideen und Vorschläge ebenso, wie die sich gegebenenfalls daraus ergebenden Struktur- und Organisationsentscheidungen. Es soll dem Rat der Stadt Rheine ein entsprechender Handlungsrahmen aufgezeigt werden.

4. Die Geschäftsführung der Kloster Bentlage gGmbH wird gebeten, bis zur nächsten Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses mindestens 2 Kostenangebote von entsprechenden Fachleuten einzuholen. Der Haupt- und Finanzausschuss soll dann über eine Vergabe der externen Beratungskosten entscheiden und einen Finanzierungsvorschlag beschließen.

Dieser Workshop hat mit mehr als 50 Beteiligten am 29. und 30. Oktober 2010 in der Ökonomie des Klosters Bentlage stattgefunden. Mit der Durchführung, Dokumentation und Auswertung hat der Haupt- und Finanzausschuss in seiner Sitzung am 31. August 2010 die Fa. Richter-Beratung, Herrn Reinhard Richter, beauftragt.

Als Grundlage für die weiteren Ausführungen dient die abschließende Stellungnahme von Reinhart Richter (Anlage 1).

Gesellschaftsstruktur

Bereits in der Ratssitzung am 13. Juli 2010 hat die CDU-Fraktion ihren Antrag auf eine hundertprozentige Übernahme der Gesellschaftsanteile der Kloster Bentlage gGmbH durch die Stadt mündlich zurückgezogen. Auch während des Workshops wurde das im Oktober 2009 formulierte Anliegen nicht erneuert. Daher lautet die Empfehlung der Geschäftsführung der Kloster Bentlage gGmbH, keine Änderung der Gesellschafteranteile und der Zusammensetzung des Aufsichtsrates herbeizuführen.

Anerkennungskultur

Seit Jahren lebt das Kulturprogramm in Bentlage vom Zusammenspiel von haupt- und ehrenamtlichen Kulturschaffenden. Durch die besondere Geschichte Bentlages ist die Rolle des Ehrenamtes eine sehr kooperative und auch inhaltlich gestaltende.

Ausgewählte Zitate aus der Dokumentation belegen dies:

·         Die Verknüpfung von Kloster Bentlage mit dem städtischen Umfeld der Kultur ist notwendig. Dabei ist das Ehrenamt wichtig.

·         Die Entwicklung einer Anerkennungskultur für das Ehrenamt ist wichtig.

·         Aufgabenkritik und Qualitätssicherung sollten gemeinsam entwickelt und durchgeführt werden.

·         Die Gewinnung neuer (jüngerer) Ehrenamtler für die Mitarbeit in Bentlage ist notwendig – auch wenn dabei inhaltliche „Generationenkonflikte“ entstehen können.

·         unklares Regelwerk in Zusammenarbeit Haupt- /Ehrenamt

·         Aufgabenkritik gemeinsam gestalten

·         Anerkennungskultur - was belohnt das Engagement?

·         Rekrutierung neuer (jüngerer) Ehrenamtlicher (Generationenkonflikt)

·         Qualitätssicherung

Die Geschäftsführung empfiehlt die Bildung eines formalen Rahmens – sowohl für die Anerkennung des Ehrenamtes als auch für die Möglichkeit gemeinsamer Strategie – und Entwicklungsprozesse:
Es sollte ein „Parkett“ geschaffen werden, auf dem die haupt- und ehrenamtlich Tätigen sicher miteinander umgehen können. Dieser Rahmen soll geprägt sein von:

·         Wahrung des respektvollen Umgangs miteinander

·         Regelmäßigkeit

·         Verbindlichkeit

Doch wie kann dies praktisch umgesetzt werden? Die Geschäftsführung sieht dabei die folgende Umsetzungsebene:

Durchführung einer jährlichen regelmäßigen Veranstaltung zur Anerkennung ehrenamtlicher Leistungen.

Bisher existiert kein systematischer Rahmen zur Anerkennung der vielfältigen Leistungen der ehrenamtlichen Bentlager Akteure.
Damit war der wichtigste Motivationsgrund für ehrenamtliches Engagement – Gesellschaftliche Anerkennung – dem Zufallsprinzip überlassen, auch wenn die hauptamtlichen Verantwortlichen das vielfältige Engagement hoch wertschätzen. „Nicht getadelt ist Lob genug“ ist nicht ausreichend.
Ein geregelter Rahmen – z.B. im Rahmen eines jährlichen Sommerfestes –  würde hier Abhilfe schaffen. Des Weiteren könnte hierdurch auch die Motivation für andere interessierte Bürger zu einem ehrenamtlichen Engagement steigen.
Zu einer solchen Veranstaltung muss auch ein „informeller Rahmen“ gehören, um das Netzwerk hauptamtlich <> ehrenamtlich auch zwischenmenschlich zu pflegen.

Eine solche Veranstaltung, ausgerichtet durch die Kloster Bentlage gGmbH, sollte sich an die Vorstände und Aktiven der in Bentlage kulturell tätigen Vereine, aber auch an ehrenamtlich arbeitende Einzelpersonen richten.

Durchführung einer jährlichen regelmäßigen Veranstaltung zu Jahresrückschau und weiteren Zusammenarbeit.
Im Rahmen eines jährlichen Treffens sollte sowohl der Verlauf der Zusammenarbeit des Vorjahres reflektiert, als auch daraus resultierende Absprachen zur weiteren Zusammenarbeit getroffen werden.
Wobei hier nicht die reine „Programmplanung“ im Vordergrund stehen sollte, sondern gemeinsame strategische Ziele formuliert (z.B. „wie Gewinnen wir gemeinsam neue Fördermitglieder?  oder „wie erhöhen wir den Aufmerksamkeitsgrad bei jungen Familien“ „ wie Gewinnen wir weitere Sponsoren/Stifter“ usw.) und Handlungsvereinbarungen hierzu getroffen werden.

Um deutlich zu machen, dass ein solches Treffen auf „Augenhöhe“ und gleichberechtigt geschieht, könnte dieses z.B. durch einen ausgebildeten Moderator der Stadt Rheine durchgeführt werden.

Hauptamtliche Geschäftsführung

Reinhart Richter formuliert in seiner Stellungnahme Anforderungen, die an eine Geschäftsführung im Kloster Bentlage zu stellen sind:

·         Starke Handlungs- und Entscheidungskompetenz für den laufenden Betrieb in Bentlage

·         Eindeutigkeit der Führungsverantwortung für das Personal in Bentlage

·         Verbindung in den Verwaltungsvorstand

Derzeit verfügt die Gesellschaft über zwei nebenamtliche Geschäftsführer. Seit dem 1. Januar 2011 sind dies Axel Linke (Beigeordneter der Stadt Rheine) und Dr. Thorben Winter (Fachbereichsleiter Bildung, Kultur, Sport der Stadt Rheine). Im Zuge einer weiteren Professionalisierung und insbesondere im Hinblick auf die Empfehlungen von Herrn Richter auf eine notwendige Stärkung der Organisation des Klosters Bentlage erscheint es notwendig, eine hauptamtliche Geschäftsführung einzurichten, die von einer nebenamtlichen Geschäftsführung unterstützt wird. Reinhart Richter empfiehlt diese Struktur in seiner Stellungnahme ausdrücklich. Die jetzige Struktur wird den Anforderungen nicht mehr gerecht. Es ist wichtig, dass eine Geschäftsführung vor Ort installiert wird, die schnell und kompetent Entscheidungen treffen kann. Gerade auch in der Verbindung mit den anderen Punkten aus dem Workshop (Geschäftanteile, Anerkennungskultur) ist es zielführend, hier eine klare, hauptamtliche Zuständigkeit zu schaffen. Die hauptamtliche Geschäftsführung sollte dem bisherigen kaufmännischen Leiter zugeordnet werden. Um die Einbindung in den Verwaltungsvorstand sicher zu stellen, sollte die nebenamtliche Geschäftsführung durch den Beigeordneten für Kultur ausgeführt werden.

Diese Änderungen sind mit der aktuellen Personalstärke möglich, Stellenplanerweiterungen sind nicht erforderlich. Die Verwaltung wird zur Thematik der hauptamtlichen Geschäftsführung eine Vorlage für eine der nächsten Ratssitzungen vorbereiten, mit der im Rat der Stadt Rheine die entsprechenden Beschlüsse für die Gesellschafterversammlung der Kloster Bentlage gGmbH gefasst werden können.

Nicht berücksichtigte Empfehlungen

In der Stellungnahme Reinhart Richters wird die strukturelle Einbeziehung externen Sachverstands in den Aufsichtsrat der Kloster Bentlage gGmbH vorgeschlagen. Dieser Vorschlag soll aus den nachstehenden Gründen nicht weiterverfolgt werden. Neben Vertretern der Gesellschaft (vertraglich gesichert: Stadt Rheine, Förderverein Kloster/Schloss Bentlage; derzeit per Ratsbeschluss auch die Europäische Märchengesellschaft) sind momentan auch Vertreter von Kooperationspartnern und Leihgebern (Kreis Steinfurt, Landschaftsverband Westfalen-Lippe) im Aufsichtsrat vertreten. Diese Struktur hat sich bei vielen Projekten bewährt und bringt eine enge Verzahnung des Klosters in die Region mit sich. Weiter erscheint eine Aufstockung der Aufsichtsratssitze gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Diskussion im Rat zur Verkleinerung der städtischen Gremien als wenig angebracht. Sollte augenfällig werden, dass externer Sachverstand hinzuzuziehen ist, so ist dies punktuell ohne Probleme möglich und bedingt keine strukturelle Ausweitung des Aufsichtsrats.

Weiter wird von Franz-Josef Hillebrand, den Reinhart Richter als weiteren Experten zu Rate gezogen hat, zur Prüfung angeraten, in wie fern die/der Bürgermeister/in und die/der Beigeordnete für Kultur laut § 7 des Gesellschaftsvertrags (in der Stellungnahme ist fälschlicherweise der § 17 genannt) als geborene Vorsitzende bzw. stellvertretende Vorsitzende bestimmt werden können. Seit Bestehen der Gesellschaft im Jahre 1995 ist die/der Bürgermeister/in grundsätzlich Vorsitzender des Aufsichtsrats gewesen. Diese Strukturanforderung aus der Stellungnahme wird also ohne normative Verankerung gelebt. Eine generelle Bestellung der/des Beigeordneten für Kultur ist als Widerspruch zur Empfehlung anzusehen, die/den Beigeordneten für Kultur zum nebenamtlichen Geschäftsführer zu machen. Insofern werden die Argumente (Verbindung in den Verwaltungsvorstand, Augenhöhe bei hochrangigen auswärtigen Vertretern, Multiplikatorenschaft) als stichhaltiger angesehen. Auch der Verzicht auf einen nebenamtlichen Geschäftsführer ist in der Argumentation von Franz-Josef Hillebrand konsequent, aber ebenfalls aus den oben genannten Gründen nicht zu unterstützen.

Anlagen:

Anlage 1: Stellungnahme der Fa. Richter Beratung