Betreff
Aufhebung des kw-Vermerkes für die Stelle 5801 "Produktverantwortliche/r Bauverwaltung" im Fachbereich 5
Vorlage
200/11
Aktenzeichen
I/5-ga
Art
Beschlussvorlage

Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Bauausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Rheine nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss den kw - Vermerk für die Stelle 5801 „Produktverantwortliche/r Bauverwaltung“ im Fachbereich 5 zum 01.08.2011 aufzuheben und den Stellenplan entsprechend zu ändern.

Begründung:

 

I.   Allgemeine Ausgangssituation – Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept

 

Angesichts der sich dramatisch verschlechternden finanziellen Rahmenbedingungen und der daraus resultierenden allgemeinen Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung wurde im Jahre 2006 das sog. Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept entwickelt und am 5. 12. 2006 im Haupt- und Finanzausschuss beraten (Vorlage 508/06).

Im Rahmen dieses Konzeptes wurden alle Stellen der Stadtverwaltung verschiedenen Prioritäts- und Maßnahmenkategorien zugeordnet. Grundgedanke ist hierbei, dass beim Freiwerden einer Stelle entschieden wird, ob sie wiederbesetzt werden muss oder eingespart werden kann.

Die im Rahmen dieses Konzeptes definierten Kategorien und Maßnahmen sind in der Anlage 1 dargestellt.

 

Die überwiegende Zahl der Planstellen bei der Stadt Rheine ist den Maßnahmenkategorien II. und III. zugeordnet. Daraus folgt, dass bei jeder Stellenvakanz teilweise aufwändige organisatorische Überprüfungen durchgeführt werden müssen. Die für derartige Organisationsuntersuchungen in der Stadtverwaltung zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen sind sehr begrenzt. Die Beauftragung externer Organisationsberater ist zum einen sehr teuer und zum anderen hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit der Ergebnisse erfahrungsgemäß kritisch zu bewerten. Daher wurde in der Stadtverwaltung ein internes System entwickelt und eine Arbeitsgruppe „Organisationsuntersuchung“ eingerichtet. Unter der Moderation des Fachbereiches „Interner Service“ führen die Controller/innen aller 6 Fachbereiche der Stadtverwaltung stellenbezogene organisatorische Überprüfungen durch. Erste verwaltungsinterne Untersuchungsergebnisse dieser Arbeitsgruppe liegen bereits vor und werden in die nächsten Stellenplanberatungen einfließen.

In diesem Sinne wurden Einzelheiten des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes in mehreren Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission dargestellt und intensiv diskutiert.

 

 

II.  Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015

Zur konkreten Ausgestaltung des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes war es notwendig, für einen überschaubaren Planungszeitraum die zu erwartende personelle Entwicklung bei der Stadtverwaltung zu betrachten. Zu diesem Zweck wurde im Jahre 2008 eine Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung für den Zeitraum 2008 – 2015 erstellt. Dabei wurde deutlich, dass es zahlreiche Einflussfaktoren gibt, die in einer Verwaltung unserer Größenordnung kaum statistisch planbar sind. Für eine annähernd realistische Planung war es daher insbesondere erforderlich, die im Planungszeitraum zu erwartende Fluktuation möglichst realistisch einzuschätzen. Neben den bekannten Altersgrenzen ist dabei auch ein früheres Ausscheiden aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine im Rahmen der Altersteilzeit eine feste Planungsgröße.

Unter Berücksichtigung der erkennbaren Faktoren ist davon auszugehen, dass bis zum Ende des Planungszeitraumes 80 Personen aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine ausscheiden werden. Auf dieser Grundlage können nach Einschätzung der Verwaltung bis 2015 18 Planstellen eingespart werden. 39 Stellen sollen durch die Einstellung und Übernahme von Auszubildenden und 23 Stellen extern wieder besetzt werden. Nach dem derzeitigen Planungsstand wird dieses Ziel erreichbar sein. Einzelheiten zur Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung sollen im Herbst 2011 in der Strategie- und Finanzkommission sowie im Rahmen des 3. Umsetzungsberichtes Anfang 2012 dargestellt werden.

 

III. Gewährung von Altersteilzeit (ATZ) als Element der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015

Um das Ziel des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes erreichen zu können, ist eine möglichst planbare und sozialverträgliche Fluktuation erforderlich. Im Rahmen dieses sog. aktiven Fluktuationsmanagements hat der Rat der Stadt Rheine eine Grundsatzregelung über die Gewährung von Altersteilzeit bei der Stadt Rheine beschlossen. Von dieser Möglichkeit haben in den Jahren 2009 und 2010 insgesamt 33 Mitarbeiter/innen Gebrauch gemacht, so dass die Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung insofern auf eine relativ realistische Basis gestellt werden konnte.

 

 

IV. Ausweisung von kw – Vermerken im Rahmen der Stellenpläne 2010 und 2011

 

Die nach der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015 vorgesehenen 18 Stelleneinsparungen können aufgrund der Systematik dieses Konzeptes im Voraus nicht in allen Fällen konkret stellenbezogen benannt werden. Gleichwohl hat die Verwaltung in mehreren Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission und im HFA erklärt, dass sie dieses Ziel bis zum Ende des Planungszeitraumes erreichen wird.

Wegen dieser fehlenden Konkretisierung der Stelleneinsparungen hat der Rat der Stadt Rheine im Wege der Stellenplanberatungen 2010 und 2011 festgelegt, dass die altersteilzeitbedingt frei werdenden Planstellen einen kw – Vermerk erhalten. Dieser Vermerk bedeutet, dass die jeweils betroffenen Stellen mit dem Ausscheiden des Stelleninhabers bzw. der Stelleninhaberin „wegfallen“, also für eine Wiederbesetzung nicht mehr zur Verfügung stehen.

Die Verwaltung hat bei verschiedenen Gelegenheiten darauf hingewiesen, dass das Instrument der kw- Vermerke im Kontext des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes kein geeignetes Mittel ist, die gesteckten Ziele schneller oder effizienter zu erreichen. Gleichwohl wurde die kw – Vermerke aus dem Stellenplan 2010 in den Stellenplan 2011 übernommen; verbunden mit der Forderung, bei Freiwerden einer entsprechenden Stelle in den zuständigen Ratsgremien über die Aufhebung jedes einzelnen kw – Vermerkes zu entscheiden.

 

V.      Aufhebung des kw – Vermerkes bei der Stelle 5801 „Produktverantwortliche/r Bauverwaltung“ im Fachbereich 5

 

Die Stelle 5801 ist im aktuellen Stellenplan nach Besoldungsgruppe A 12 mit einem kw – Vermerk ausgewiesen.

 

Der Stelleninhaber scheidet am 31. 07. 2011 altersteilzeitbedingt aus.

 

Im Rahmen des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes ist diese Stelle der Prioritätenkategorie „2.2“ und der Maßnahmeneinteilung „I“ zugeordnet.

Die Nichtwiederbesetzung der Stelle würde somit Einschränkungen bei Pflichtaufgaben bedeuten. Die Maßnahme „I“ bedeutet, dass keine Detailprüfung erforderlich ist und die Stelle unverzüglich wiederbesetzt werden muss.

Aus Sicht der Verwaltung ist daher die sofortige Wiederbesetzung dieser Stelle erforderlich.

Angesichts des in der Gemeindeordnung verankerten Organisationsrechtes der Bürgermeisterin könnte diese Stelle auch sofort verwaltungsintern wieder besetzt werden. Das entsprechende verwaltungsinterne Ausschreibungs- und Personalauswahlverfahren für diese Stelle wurde daher bereits durchgeführt. Grundlage dieser Vorgehensweise war die Annahme, dass der Rat der Stadt Rheine dem Vorschlag der Verwaltung zustimmen würde, im Hinblick auf das Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes alle kw – Vermerke im Rahmen des Stellenplanes 2011 aufzuheben. Diesem Vorschlag ist der Rat bekanntlich nicht gefolgt, so dass nachfolgend die Notwendigkeit der Aufhebung des kw – Vermerkes der Stelle Nr. 5801 detailliert begründet wird.

 

 

V.1    Aufgaben und Verantwortlichkeiten

 

In der Stelle 5801 werden die Funktionen des „Produktverantwortliche/r Bauverwaltung“ wahrgenommen. Aufgrund der bei der Stadtverwaltung Rheine geltenden organisatorischen Rahmenleitlinien gliedert sich der Tätigkeitsbereich der Produktverantwortlichen grundsätzlich in 2 Bereiche:

 

Ø  Leitungsfunktionen und

Ø  sachbearbeitende Tätigkeiten

 

Die durch Produktverantwortliche bei der Stadtverwaltung grundsätzlich wahrzunehmen Leitungsfunktionen sind in Anlage 2 dargestellt.

 

Diese in der Anlage aufgeführten Zuständigkeiten und Funktionen sowie die entsprechenden sachbearbeitenden Tätigkeiten stellen sich in der Stelle 5801 konkret wie folgt dar:

 

Verantwortlich für

 

- die Erhebung von Erschließungsbeiträgen nach dem Baugesetzbuch und die Erhebung von Straßenbaubeiträgen nach dem Kommunalabgabengesetz

 

  • Sicherstellung von rechtlich einwandfreien Beitragsabrechnungen und einer zügigen Beitragserhebung zur Refinanzierung städtischer Tiefbaumaßnahmen

 

  • Auswerten der umfangreichen und komplexen Rechtsprechung und Sicherstellung der einheitlichen Anwendung der aktuellen Rechtsprechung

 

  • Schwierigen Schriftwechsel und schwierige Verhandlungen rechtlicher Art mit Rechtsanwälten und Beitragspflichtigen führen, Einwendungen gegen Beitragsbescheide beurteilen und Risiken eventueller gerichtlicher Streitverfahren einschätzen

 

  • Beitragssatzungen und Satzungsänderungen für die Beschlussfassung im Rat vorbereiten

 

- die rechtssichere Formulierung von Erschließungs- und Ablöseverträgen

 

- die einheitliche Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften bei der Vergabe von Bauleistungen und Leistungen durch die Stadt und die TBR Technische Betriebe Rheine AöR

 

- die rechtssichere Anwendung des Straßen- und Wegegesetzes NW bei Sondernutzungen öffentlicher Straßen

 

  • Sondernutzungssatzung und Satzungsänderungen für die Beschlussfassung im Rat vorbereiten
  • Kalkulieren der Tarife für Sondernutzungen

 

- die rechtssichere Formulierung von Gestattungsverträgen für sonstige Nutzungen öffentlicher Straßen

 

- die Erhebung von Kanalanschlussbeiträgen nach dem Kommunalabgabengesetz (für die TBR)

 

 

Neu zugeordnet werden zum 01.08.2011 die Produktverantwortung für die Produkte 5301 „öffentliche Verkehrsflächen und 5501 „öffentliche Grünflächen“, die als Übergangslösung seit Einrichtung der TBR durch den Controller des Fachbereiches 5 zu Lasten der eigentlichen Controllingfunktion wahrgenommen wurde. Im Rahmen der Aufstellung des Haushaltplanes sollen – wie nach NKF vorgesehen – zumindest die Produkte 5301 „Öffentliche Verkehrsflächen“ und 5302 „Bauverwaltung“ zu einem Produkt zusammengefasst werden. Eine Einbeziehung des Produktes 5501 „öffentliche Grünflächen“ muss noch geprüft werden. Hierdurch werden die Verantwortlichkeiten und die Abwicklung der Auszahlungen und Einzahlungen zumindest für Straßenbauprojekte zusammengefasst und dadurch optimiert.

 

Es ergeben sich hierdurch folgende zusätzliche Aufgaben und Verantwortungen für die Stelle 5801 „Produktverantwortliche/r Bauverwaltung“:

 

Budgetverantwortung: 

 

Die jährlichen Budgets der Ergebnisrechnung in Höhe von ca. 11 Mio. €  (öffentliche Verkehrsflächen), ca. 3 Mio. € (öffentliche Grünflächen) und die Budgets der Finanzrechnung in Höhe von ca. 1,5 Mio. €  (öffentliche Verkehrsflächen), ca. 0,1 Mio. € (öffentliche Grünflächen) müssen geplant, überwacht und ausgewertet werden. Um die Dimension des Budgets zu verdeutlichen, sei darauf hingewiesen, dass im Haushalt der Stadt Rheine kein weiteres Produkt über ein derart hohes Gesamtbudget – wie bei den öffentlichen Verkehrsflächen - verfügt. Allein für Unterhaltungsleistungen für öffentliche Verkehrsflächen durch die TBR sind jährlich ca. 1,1 Mio. € (ohne Personalaufwendungen) zu planen, zu überwachen und abzurechnen. Die Ingenieurleistungen der TBR für die Straßenbauprojekte werden inzwischen projektscharf abgerechnet und dem jeweiligen Anlagegut zugeordnet. Diese Abrechnungen müssen geprüft und abgewickelt werden.

 

Fortschreibung und Überwachung des Anlagevermögens:

 

Aufgrund von gesetzlichen Regelungen muss das Eigentum an öffentlichen Verkehrsflächen auch nach Gründung der TBR bei der Stadt Rheine verbleiben. Zu dieser Eigentümerfunktion gehört auch die Fortschreibung und Überwachung des Anlagevermögens in Höhe von derzeit ca.  210 Mio. € (größte Vermögensposition der Stadt Rheine).  

 

Gerade hier hat sich in den letzten Monaten u. a. im Zuge der Jahresabschlussarbeiten in der Zusammenarbeit mit dem Fachbereich 4 gezeigt, dass aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse zum NKF zeitintensive Abstimmungsprozesse zwischen der Anlagenbuchhaltung und dem Verantwortlichen der öffentlichen Verkehrsflächen notwendig sind und sein werden.

 

Auftraggeberfunktion:   

 

Nach Einrichtung der TBR zum 1.1.2008 sind die Eigentümereigenschaften für die öffentlichen Verkehrsflächen und die öffentlichen Grünflächen weiterhin durch die Stadt Rheine wahrzunehmen. Die durch den Haushaltplan festgesetzten Projektbudgets bilden den Rahmen für die Aufträge an die TBR, die als Dienstleister die Projekte umsetzen. Diese Aufträge müssen geplant, koordiniert und abgerechnet werden.

 

Schnittstelle zur TBR:

Nach drei Jahren des Zusammenspiels zwischen der TBR und der Stadt Rheine sind die Prozesse zu analysieren und Optimierungsvorschläge zu erarbeiten.

 

 

V 2.   Personalsituation

 

Derzeitige Stellenbesetzung des Produktes 5302 „Bauverwaltung“:

 

 

-      Stelle 5801 „Produktverantwortliche/r Erschließungs- und Straßenbaubeiträge“ A 12 (Vollzeit)

-      Stelle 5802 „Produktmitarbeiter/in Erschließungs- und Straßenbaubeiträge“ A10 (besetzt mit 32 Wochenstunden)

-      Stelle 5803 „Produktmitarbeiter/in Erschließungs- und Straßenbaubeiträge“ EG 9 (besetzt mit 19,5 Wochenstunden)

-      Stelle 5804 „Produktmitarbeiter/in Erschließungs- und Straßenbaubeiträge“ A9 m.D.Z. (besetzt mit 20,5 Wochenstunden)

-      Stelle 5805 „Produktmitarbeiter/in Vergaben/Sondernutzungen“    EG 8  (Vollzeit)

-      Stelle 5806 „Produktmitarbeiter/in Erschließungs- und Straßenbaubeiträge“ A 10 (besetzt mit 20,5 Wochenstunden)

-      Stelle 5826 „Produktmitarbeiter/in Kanalanschlußbeiträge/Vergaben/Verwaltung“ EG 8 (Vollzeit)

 

 

Der rückläufigen Entwicklung von Baugebieten und damit verbundenen Abrechnungsmaßnahmen nach dem Erschließungbeitragsrecht ist dadurch Rechnung getragen worden, indem eine Vollzeitstelle A 13 zum 1.1.2007 eingespart wurde und zudem durch Arbeitszeitverkürzungen bei Stellen des gehobenen Verwaltungsdienstes zur Zeit eine A 10 Stelle seit 2005 nur zur Hälfte tatsächlich besetzt ist.

 

Die Bauverwaltung verliert zudem zum 1.8.2011 zwei Personen (Produktverantwortlicher und Stellvertreterin), die beide über langjährige Erfahrungen im Erschließungs- und Straßenbaubeitragsrecht – einer rechtlich schwierigen und umfangreichen, überwiegend durch Rechtsprechung geprägten Materie – verfügen.

 

Neue Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, die noch keine Kenntnisse im Erschließungsbeitragsrecht besitzen, benötigen erfahrungsgemäß eine Einarbeitungszeit von mindestens ¼ bis ½ Jahr, bevor sie selbständig Beitragsabrechnungen durchführen können.

 

Die personelle Situation in der Bauverwaltung ist ferner durch den krankheitsbedingten Ausfall einer erfahrenen Beitragssachbearbeiterin geschwächt. Aufgrund der Schwere der Erkrankung ist davon auszugehen, dass diese Produktmitarbeiterin nur schrittweise ab Sommer/Herbst 2011 ihre Tätigkeit wieder voll aufnehmen kann.

 

Neben den laufenden und neuen Projekten 2011 sind aufgrund von Maßnahmen des Konjunkturpakets II (Erneuerung der Straßenbeleuchtung) zusätzlich ca. 80 Projekte im Zeitraum 2011 bis 2014 zu bearbeiten (ca. 20 Projekte jährlich). Durch die Straßenbeleuchtungsprojekte verdoppelt sich für die nächsten 4 Jahre die Anzahl der jährlich zu bearbeitenden Projekte.

 

 

V 3    Fazit:

Aufgrund der o. a. Ausführungen ist die Nachbesetzung zum 1.8.2011 insbesondere unbedingt erforderlich, damit

-      eine zeitnahe Abwicklung der Beitragsmaßnahmen erfolgen kann

-      die zusätzlichen Projekte durch das Konjunkturförderpaket rechtssicher und im vorgegebenen Zeitfenster abgerechnet werden können

-      die Fortschreibung des städtischen Straßenvermögens sichergestellt wird.  

 

 

Anlagen:

 

Anlage 1 „Stellen- und Personalkonsolidierungskonzept“

Anlage 2 „Funktionsbeschreibung Produktverantwortung“