Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Rheine, den kw-

Vermerk für die Stelle 4100 „Produktverantwortliche/r Finanzmanagement“ zum 01. Juli 2012 aufzuheben und den Stellenplan entsprechend zu ändern.

Begründung:

I. Allgemeine Ausgangssituation – Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept

Angesichts der sich dramatisch verschlechternden finanziellen Rahmenbedingungen und der daraus resultierenden allgemeinen Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung wurde im Jahre 2006 das sog. Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept entwickelt und am 5. Dezember 2006 im Haupt- und Finanzausschuss beraten (Vorlage 508/06).

Im Rahmen dieses Konzeptes wurden alle Stellen der Stadtverwaltung verschiedenen Prioritäts- und Maßnahmenkategorien zugeordnet. Grundgedanke ist hierbei, dass beim Freiwerden einer Stelle entschieden wird, ob sie wiederbesetzt werden muss oder eingespart werden kann. Die im Rahmen dieses Konzeptes definierten Kategorien und Maßnahmen sind in der Anlage 1 dargestellt.

Die überwiegende Zahl der Planstellen bei der Stadt Rheine ist den Maßnahmenkategorien II. und III. zugeordnet. Daraus folgt, dass bei jeder Stellenvakanz teilweise aufwändige organisatorische Überprüfungen durchgeführt werden müssen. Die für derartige Organisationsuntersuchungen in der Stadtverwaltung zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen sind sehr begrenzt. Die Beauftragung externer Organisationsberater ist zum einen sehr teuer und zum anderen hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit der Ergebnisse erfahrungsgemäß kritisch zu bewerten. Daher wurde in der Stadtverwaltung ein internes System entwickelt und eine Arbeitsgruppe „Organisationsuntersuchung“ eingerichtet. Unter der Moderation des Fachbereichsleiters „Interner Service“ führen die Controller/innen aller 6 Fachbereiche der Stadtverwaltung stellenbezogene organisatorische Überprüfungen durch. Erste verwaltungsinterne Untersuchungsergebnisse dieser Arbeitsgruppe liegen bereits vor und werden in die nächsten Stellenplanberatungen einfließen. In diesem Sinne wurden Einzelheiten des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes in mehreren Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission dargestellt und intensiv diskutiert.

II. Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015

Zur konkreten Ausgestaltung des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes war es notwendig, für einen überschaubaren Planungszeitraum die zu erwartende personelle Entwicklung bei der Stadtverwaltung zu betrachten. Zu diesem Zweck wurde im Jahre 2008 eine Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung für den Zeitraum 2008 – 2015 erstellt. Dabei wurde deutlich, dass es zahlreiche Einflussfaktoren gibt, die in einer Verwaltung unserer Größenordnung kaum statistisch planbar sind. Für eine annähernd realistische Planung war es daher insbesondere erforderlich, die im Planungszeitraum zu erwartende Fluktuation möglichst realistisch einzuschätzen. Neben den bekannten Altersgrenzen ist dabei auch ein früheres Ausscheiden aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine im Rahmen der Altersteilzeit eine feste Planungsgröße. Unter Berücksichtigung der erkennbaren Faktoren ist davon auszugehen, dass bis zum Ende des Planungszeitraumes 80 Personen aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine ausscheiden werden. Auf dieser Grundlage können nach Einschätzung der Verwaltung bis 2015 18 Planstellen eingespart werden. 39 Stellen sollen durch die Einstellung und Übernahme von Auszubildenden und 23 Stellen extern wieder besetzt werden. Nach dem derzeitigen Planungsstand wird dieses Ziel erreichbar sein.

III. Gewährung von Altersteilzeit (ATZ) als Element der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015

Um das Ziel des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes erreichen zu können, ist eine möglichst planbare und sozialverträgliche Fluktuation erforderlich. Im Rahmen dieses sog. aktiven Fluktuationsmanagements hat der Rat der Stadt Rheine eine Grundsatzregelung über die Gewährung von Altersteilzeit bei der Stadt Rheine beschlossen. Von dieser Möglichkeit haben in den Jahren 2009 und 2010 insgesamt 33 Mitarbeiter(innen) Gebrauch gemacht, sodass die Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung insofern auf eine relativ realistische Basis gestellt werden konnte.

IV. Ausweisung von kw-Vermerken im Rahmen der Stellenpläne 2010

und 2011

Die nach der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015 vorgesehenen 18 Stelleneinsparungen können aufgrund der Systematik dieses Konzeptes im Voraus nicht in allen Fällen konkret stellenbezogen benannt werden. Gleichwohl hat die Verwaltung in mehreren Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission und im HFA erklärt, dass sie dieses Ziel bis zum Ende des Planungszeitraumes erreichen wird.

Wegen dieser fehlenden Konkretisierung der Stelleneinsparungen hat der Rat der Stadt Rheine im Wege der Stellenplanberatungen 2010 und 2011 festgelegt, dass die altersteilzeitbedingt frei werdenden Planstellen einen kw-Vermerk erhalten. Dieser Vermerk bedeutet, dass die jeweils betroffenen Stellen mit dem Ausscheiden des Stelleninhabers bzw. der Stelleninhaberin „wegfallen“, also für eine Wiederbesetzung nicht mehr zur Verfügung stehen.

Die Verwaltung hat bei verschiedenen Gelegenheiten darauf hingewiesen, dass das Instrument der kw-Vermerke im Kontext des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes kein geeignetes Mittel ist, die gesteckten Ziele schneller oder effizienter zu erreichen. Gleichwohl wurden die kw-Vermerke aus dem Stellenplan 2010 in den Stellenplan 2011 übernommen; verbunden mit der Forderung, bei Freiwerden einer entsprechenden Stelle in den zuständigen Ratsgremien über die Aufhebung jedes einzelnen kw-Vermerkes zu entscheiden.

V. Aufhebung des kw-Vermerkes bei der Stelle 4100 „Produktverantwortliche/r Haushaltsmanagement“ im Fachbereich 4

V.1 Stellenpriorisierung

Die Stelle 4100 ist im aktuellen Stellenplan nach Besoldungsgruppe A 12 mit einem kw-Vermerk ausgewiesen.

Der Stelleninhaber scheidet am 16.07.2012 altersteilzeitbedingt aus.

Im Rahmen des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes ist diese Stelle der Prioritätenkategorie „2.1“ und im Maßnahmenkatalog der Kategorie „I“ zugeordnet.

Die Nichtwiederbesetzung der Stelle würde den völligen Verzicht auf die Pflichtaufgabe bedeuten. Die Maßnahmenkategorie „I“ bedeutet, dass keine Detailprüfung erforderlich ist und die Stelle unverzüglich wiederbesetzt werden muss.

Aus Sicht der Verwaltung ist daher die sofortige Wiederbesetzung dieser Stelle erforderlich.

V.2 Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Stelle 4100 beinhaltet die Funktionen als Produktverantwortlicher für das Finanzmanagement. Aufgrund der bei der Stadtverwaltung Rheine geltenden organisatorischen Rahmenleitlinien gliedert sich der Tätigkeitsbereich der Produktverantwortlichen in 2 Bereiche:

          Ø Leitungsfunktionen und

Ø sachbearbeitende Tätigkeiten

Die durch Produktverantwortliche bei der Stadtverwaltung grundsätzlich wahrzunehmen Leitungsfunktionen sind in der Anlage 2 dargestellt.

Diese in der Anlage aufgeführten Zuständigkeiten und Funktionen sowie die entsprechenden sachbearbeitenden Tätigkeiten stellen sich in der Stelle 4100 wie folgt dar:

Aufstellung Haushaltssatzung und Haushaltsplan mit Anlagen

Die Aufstellung der Haushaltssatzung und des Haushaltsplanes mit den dazugehörigen Anlagen sind gesetzliche Pflichtaufgaben, die sich aus der Gemeindeordnung ergeben. Im Haushaltsplan sind alle Erträge und Aufwendungen sowie Ein- und Auszahlungen enthalten. Der Haushaltsplan wird vom Rat beschlossen. Der Haushaltsplan stellt dar, welche Mittel wofür verwendet werden und woher sie kommen. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Anlagen sind u.a. auch die städtischen Rahmenleitlinien zur Ausführung des Haushaltsplanes, zum Controlling und Berichtswesen und zur Organisation des Rechnungswesens Bestandteil des Haushaltsplanes.

Dem Stelleninhaber obliegt die Koordinierung des gesamten Aufstellungsverfahrens. Dazu gehört u.a.:

-         Entwurf und Abstimmung des Terminplanes für die Aufstellung und Beratung

-         Organisation sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Kämmerergespräche mit den Fachbereichen, der Klausurtagung des Verwaltungsvorstandes sowie der HFA- und Ratssitzungen im Rahmen des Beratungsverfahrens

-         Prüfung der städtischen Rahmenleitlinien auf Aktualität und Plausibilität, ggf. Erarbeitung von Änderungsvorschlägen

-         Erstellung der weiteren zentralen Bestandteile des Haushaltsplanes (z.B.: Haushaltssatzung, Vorbericht, Gesamtplan, verschiedene Ãœbersichten)

-         Koordinierung und Abstimmung der zentral einzupflegenden Haushaltswerte (Personalaufwendungen und –auszahlungen, Abschreibungen und Erträge aus der Auflösung von Sonderposten)

-         Prüfung der dezentralen, durch die Fachbereiche erstellten Bestandteile des Haushaltsplanes auf Vollständigkeit, Einhaltung der Vorgaben und Plausibilität, Klärung von Unstimmigkeiten mit den Fachbereichen

-         Erstellung des Haushaltsplanentwurfes

-         Erstellung des Haushaltsplanes

-         Vorbereitung und Durchführung des Anzeigeverfahrens bei der Aufsichtsbehörde

Entwicklung von Haushaltskonsolidierungs- und Haushaltssicherungskonzepten

Die Konsolidierung des städtischen Haushaltes ist ein ständiges Thema. In finanziell schwierigen Zeiten rückt diese Aufgabe noch stärker in den Fokus. Ziel ist es aufzuzeigen, welche Konsequenzen ein Kürzen bzw. Verschieben von Haushaltsmitteln in den jeweiligen Bereichen nach sich ziehen würde. Die Einbindung der Politik und der betroffenen Bereiche ist unerlässlich.

Das Ziel des Haushaltsausgleichs ist eines der wichtigsten Ziele einer Kommune, weil auf Dauer keine Aufgaben mehr erfüllt werden können, wenn die finanziellen Möglichkeiten nicht gegeben sind.

Ein Haushaltssicherungskonzept ist aufzustellen, wenn bestimmte finanzielle Vorgaben nicht eingehalten werden bzw. werden können. Das Haushaltssicherungskonzept dient dem Ziel, im Rahmen einer geordneten Haushaltswirtschaft die künftige, dauernde Leistungsfähigkeit der Stadt zu erreichen.

Planung und Bewirtschaftung des Zentralhaushaltes

Der Zentralhaushalt beinhaltet die Erträge und Aufwendungen, die nicht einem Fachbereich direkt zugeordnet werden. Zu den größten Ertragspositionen gehören die Anteile an der Einkommensteuer und die Schlüsselzuweisungen sowie die Gewerbesteuer und die Grundsteuer B. Weitere Ertragsarten sind u.a. die Grundsteuer A, Hundesteuer und die Vergnügungssteuer.

Auf der Aufwandsseite stellt die Kreisumlage die mit Abstand größte Aufwandsposition dar. Weitere Aufwendungen sind u.a. die Gewerbesteuerumlage.

Diese Daten sind vom Produktverantwortlichen für die Planung zu kalkulieren und bei der Ausführung zu bewirtschaften.

Die nach Abzug der Aufwendungen zur Verfügung stehenden Mittel aus dem Zentralhaushalt werden zur Deckung der Aufgaben der anderen Fachbereiche eingesetzt. Somit kommt der Planung des Zentralhaushaltes eine besondere Rolle zu.

Ãœberwachung und Steuerung des Haushaltes und dessen mittelfristige Entwicklung (Zentrales Controlling)

Der Stelleninhaber fasst die Ergebnisse u.a. aus dem Berichtswesen der Fach- und Sonderbereiche zusammen und wertet diese aus, um einen Sachstand an den Stadtkämmerer, den Fachbereichsleiter und den Verwaltungsvorstand zu geben. Neben den Rückmeldungen aus dem Hause sind auch die Änderungen von Bundes-, aber insbesondere auch Landesvorgaben, zu berücksichtigen. Diese Angaben sind für die mittelfristige finanzielle Entwicklung unentbehrlich. Die unter diesem Punkt genannten Aspekte sind notwendig, um die aktuelle und zukünftige Finanzsituation für die Stadt darstellen zu können.

Beratung und Unterstützung der Fach- und Sonderbereiche im Budgetvollzug und im dezentralen Controlling

In der Stadt Rheine gilt seit langer Zeit die dezentrale Ressourcenverantwortung. Hierzu zählt auch die Erstellung und Überwachung der Budgets.

Bei der Veranschlagung von Haushaltsansätzen für die Haushaltsplanung sind haushaltsrechtliche Fragen mit den Fach- und Sonderbereichen zu klären.

Bei der Haushaltsausführung im Laufe des Jahres werden die Fach- und Sonderbereiche bei der Abwicklung oftmals auch unvorhersehbarer Fälle aus haushaltsrechtlicher Sicht beraten. Der Stelleninhaber bietet in diesen Fällen beratende Unterstützung wie z.B. über- oder außerplanmäßige Aufwendungen und/oder Auszahlungen an.

V.3 Personal- und Finanzsituation

Derzeitige Stellenbesetzung des Produktes 4201 „Finanzmanagement“:

-         Stelle 4100: Produktverantwortlicher Finanzmanagement (A 12)

-         Stelle 4101: Sachbearbeiter Finanzmanagement (A 11)

V.4 Fazit

Die Aufhebung des kw-Vermerkes und die Wiederbesetzung der Stelle des Produktverantwortlichen sind aufgrund der oben gemachten Ausführungen unverzichtbar.

Zur Gewährleistung einer zeitnahen Wiederbesetzung der Stelle ist es daher dringend erforderlich, den kw-Vermerk sofort aufzuheben und den Stellenplan der Stadt Rheine entsprechend zu ändern. Eine Nachbesetzung der Stelle ist zum 01.07.2012 erforderlich.

Anlagen:

Anlage 1: Stellen- und Personalkostenreduzierungskonzept

Anlage 2: Funktionsbeschreibung Produktverantwortung