Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Haupt- u. Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Rheine, die Außenstelle der Stadtverwaltung im Stadtteil Mesum beizubehalten, sofern sich die Bedingungen aus dem Mietvertrag nicht nachteilig für die Stadt Rheine verändern.   

Begründung:

Mit der Auflösung der Strategie- u. Finanzkommission sollen die noch nicht abschließend behandelten Themen zu Konsolidierungsvorschlägen aus Bürgeranregungen sowie mögliche Handlungsansätze für Konsolidierungsmaßnahmen in den jeweiligen Fachausschüssen vorberaten und zur endgültigen Entscheidung in den Rat der Stadt Rheine eingebracht werden.

Mit lfd. Nr. 1.16 der Liste 1 der Handlungsansätze zur Haushaltskonsolidierung ist die Verwaltung beauftragt worden, zu untersuchen, ob eine Aufgabe der Außenstelle der Stadtverwaltung in Mesum sinnvoll ist. Dabei ist ein möglicher Konsolidierungsbeitrag in Höhe von 70.000 Euro in Aussicht gestellt worden.

Die Stadt Rheine betreibt eine Außenstelle der Stadtverwaltung im Stadtteil Mesum, Nielandstraße 7. Diese Außenstelle ist eingerichtet worden, weil der Gebietsänderungsvertrag zwischen der Stadt Rheine, der Gemeinde Mesum und anderen Gemeinden vom 05.06.1973 in § 8 Ziff. 1 vorsieht, dass „die neue Gemeinde Rheine im Stadtbezirk Rheine- Mesum eine Bezirksverwaltungsstelle unterhält. Insofern wird die bisherige Außenstelle der Amtsverwaltung Rheine übernommen“. Bei einer Aufgabe der Außenstelle wäre also eine Änderung des genannten Vertrages erforderlich. Dies obliegt dem Rat der Stadt Rheine. 

Es handelt sich um eine angemietete Liegenschaft. Die Außenstelle ist an vier Tagen mit insgesamt 17 Stunden geöffnet. Die Außenstelle ist mit wtl. 30,25 Stunden besetzt, da neben den reinen Öffnungszeiten auch Vor- und Nachbereitungstätigkeit anfällt; ebenso z.B. eine Urlaubsvertretung.

Im Übrigen sind die angemieteten Räumlichkeiten zu ca. 50 % durch den Bezirksdienst der Polizei genutzt. Die Überlassung an die Polizei ist bisher kostenlos erfolgt.

Aufwandsermittlung

Zunächst ist festzuhalten, dass seitens des Fachbereichs Recht und Ordnung der genannte Betrag von 70.000 Euro nicht nachvollzogen werden kann. Wichtig ist es daher zunächst, die mit dem Betrieb der Außenstelle verbundenen regelmäßigen Aufwendungen zu ermitteln.

Dabei ist anzumerken, dass nachfolgend der für die Außenstelle entfallene jährliche Aufwand dargestellt wird. Nicht enthalten ist der Aufwand für Abschreibungen und Overhead.

A.     Miete und Nebenkosten

Zu beachten ist, dass der Mietvertrag bis zum 31.08.2014 abgeschlossen worden ist. Sofern er nicht mit einer Frist von 6 Monaten zum vereinbaren Vertragsende gekündigt wird, verlängert er sich auf unbestimmte Zeit. Nach Auffassung der Verwaltung besteht allerdings wenig Aussicht auf Erfolg, wenn mit dem Vermieter Verhandlungen mit dem Ziel einer vorzeitigen Vertragsbeendigung aufgenommen werden sollen.

B.    Personalaufwand

Die Personalkosten betragen jährlich 37.558,19 Euro.

C.    Gesamtaufwand

Insgesamt entfallen damit ca. 46.000 Euro für den Betrieb der Außenstelle Mesum an.

Tätigkeiten

Die durch die Mitarbeiterinnen zu erledigenden Aufgaben teilen sich wie folgt auf:

Die vorliegende Auswertung von 35 Öffnungstagen in der Außenstelle in Mesum zeigt, dass die Außenstelle stark frequentiert wird. Je Öffnungstag sind ca. 30 Bürgerkontakte zu verzeichnen.

Es wird deutlich, dass mit einem Anteil von ca. 90 % Leistungen des Fachbereichs Recht und Ordnung (insb. Produktgruppe 34 – Bürgerservice) in der Außenstelle der Stadtverwaltung in Mesum in Anspruch genommen werden. Es handelt sich dabei um Melde-, Personalausweis- u. Standesamtsangelegenheiten.

Diese Tätigkeiten sind Pflichtaufgaben, die auch am Dienstort Rheine zwingend anzubieten sind. Insofern entstünde am Dienstort Rheine Personalmehrbedarf. Es ist jedoch nach Auffassung der Verwaltung möglich, bei einer Aufgabe der Außenstelle Optimierungen zu erreichen, die es zulassen, auf eine Arbeitsleistung von 5 Stunden wöchentlich zu verzichten.

Das mögliche Einsparpotential nach Auslaufen des Mietvertrages im Jahr 2014 belief sich damit auf jährlich  14.700 Euro für Personal- u. Mietaufwand.

Auf der anderen Seite ist zu beachten, dass täglich ca. 30 Bürgerinnen und Bürger aus Mesum sowie auch aus anderen Teilen der Stadt Rheine die Dienstleistungen der Außenstelle in Anspruch nehmen und zu schätzen wissen. Diese Kunden müssten dann die Dienstleistungen im Alten Rathaus in Rheine in Anspruch nehmen.

Aus diesem Grunde hat die Verwaltung parallel mit der Kreispolizeibehörde Verhandlungen über eine Beteiligung an den Mietaufwendungen geführt. Inzwischen hat die Kreispolizeibehörde die Bereitschaft signalisiert, sich ab 2013 zu 50 % an den Mietaufwendungen einschließlich der Nebenkosten zu beteiligen. Insgesamt könnte bei Abschluss eines entsprechenden Untermietvertrages also ein Konsolidierungsbeitrag von 4.240 Euro erwirtschaftet werden.

Vor dem Hintergrund des geringen Einsparpotentials und der hohen Besucherfrequenz  erscheint es angemessen, die Außenstelle der Stadtverwaltung in Mesum bestehen zu lassen. Zumindest für die zurzeit gültigen Mietbedingungen hat diese Aussage Gültigkeit. Eine erneute Wirtschaftlichkeitsberechnung ist durch die Stadtverwaltung zur Beschlussfassung vorzulegen, wenn sich die Mietbedingungen nachteilig für die Stadt Rheine aufgrund von Erhöhungsbegehren des Vermieters verändern sollten.

Anlagen:

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