Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Schulausschuss empfiehlt dem Haupt- und Finanzausschuss folgenden Beschluss zu fassen:

 

Die Verwaltung wird mit der Umsetzung der unter Ziffer 6 der Begründung beschriebenen Maßnahmen beauftragt.

 

 

Begründung:

 

 

1.      Ausgangssituation

 

Der stetig zunehmende Kostendruck auf die Kommunen führt unweigerlich zu einer Aufgabenkritik hinsichtlich des Umfanges der kommunal zu erfüllenden Leistungen. Dieses gilt auch für den Umfang der Dienstleistungen von Hausmeistern an städtischen Schulen.

 

Die Schulhausmeisterdienste sind in Rheine organisatorisch dem Fachbereich 1 Bildung, Kultur und Sport zugeordnet. Grundsätzlich verfügt jeder Schulstandort über eine/n zuständige/n Schulhausmeister/in (Ausnahme Teilstandorte Konradschule und Antoniusschule). An kleineren Schulstandorten wurden in der Vergangenheit auch Teilzeitbeschäftigungsverhältnisse eingegangen.

 

Die durch den Hausmeister/die Hausmeisterin zu erbringenden Dienstleistungen sind grundsätzlich in

 

gebäudebezogene Dienstleistungen (kleinere Reparaturen am Gebäude, Betrieb der technischen Anlagen, Wartungen, etc.)

 

und

 

nutzerbezogene Dienstleistungen (Botengänge, Schulmilchausgabe, Vorbereitung von Veranstaltungen, etc.)

 

zu unterscheiden.

 

Im Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) aus dem Jahr 2010, der auf Grundlage der Werte aus den Jahren 2006 – 2009 gefertigt wurde, erlangte die Stadt Rheine bezogen auf die Hausmeisterkosten einen Kennzahlenwert im Mittelfeld der geprüften Kommunen in Nordrhein-Westfalen. Das maximal quantifizierte Einsparpotential zum Benchmark (erreichbarer Richtwert) wurde im GPA-Bericht mit ca. 288.000 Euro im Jahr berechnet.

 

Eine Projektgruppe unter Beteiligung von Vertretern der Verwaltung, des Personalrates, der Schulleitungen und der Hausmeister hat sich mit dem Projektauftrag „Optimierung der Hausmeisterdienste“ befasst. Hierbei wurden die Dienstleistungen der Schulhausmeister/innen und die damit verbundenen Prozesse auf ihr Optimierungspotenzial untersucht.

 

Zielsetzung des Projektes war nicht alleinig der Gesichtspunkt einen wirtschaftlichen Beitrag zur Konsolidierung des Haushaltes zu erreichen, sondern auch die organisatorischen Rahmenbedingungen für den Hausmeisterdienst zu prüfen.

 

Sowohl die Zielsetzung des Projektes als auch die nachstehende Untersuchung erfolgte auf Grundlage der im Jahr 2013 zuerkannten und auch besetzten Schulhausmeisterstellen.

 

2.      Projektverlauf

 

Kritisch zu betrachten ist, dass sich das Projekt über mehrere Jahre „hingezogen“ hat. Begründet ist dieser – nicht unbedingt idealtypische - Verlauf durch verschiedene teilweise sehr zeitintensive Projektphasen mit Datenerhebungen zu den Objekten, Tätigkeitserhebungen, Auswertungsphase, Diskussion der Ergebnisse aus den unterschiedlichen Blickwinkeln der Beteiligten sowie durch Personalwechsel Projektbeteiligter.

 

Neben den Tätigkeitserhebungen wurden wesentliche Impulse für die Optimierung der Hausmeisterdienste aus den Ergebnissen verschiedener Projektgruppensitzungen mit den Hausmeistern sowie mit den Schulleitungen der Grundschulen gezogen.

 

Positiv ist festzustellen, dass alle Beteiligten unter Berücksichtigung der gesetzten Ziele konstruktiv am Projekt mitgewirkt haben und hierdurch das unter Ziffer 6 dargestellte einvernehmliche Projektergebnis erreicht werden konnte.

 

 

 

3.      Organisation

 

3.1       Organisationsformen für Hausmeisterdienstleistungen

 

Im Gutachten der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGST Bericht 5/2010 Organisation der Hausmeisterdienste) werden die nachstehenden Grundformen für die Bedarfsdeckung der Schulhausmeisterdienste aufgezeigt.

 

Modell 1:1 = 1 Hausmeister/in : 1 Schule

Ein Schulhausmeister deckt sämtliche an einer Schule anfallenden Hausmeisterdienstleistungen ab und ist keiner weiteren Schule zugeordnet.

Diese Lösung bietet den Vorteil einer hohen Identifikation der Schulhausmeisterin/des Hausmeisters mit dem Schulobjekt. Er/Sie hat die beste Kenntnis des Objektes, seiner Nutzer und ist durch seine Präsenz Ansprechpartner/in mit kurzen Reaktionszeiten für Nutzer, den Schulträger sowie für die Gebäudewirtschaft.

Allerdings kann in diesem Lösungsansatz auf Auslastungsschwankungen nur durch unterjährige Flexibilisierung der Arbeitszeiten Einfluss genommen werden (z. B. Teilzeitarbeitsverträge). Insbesondere die Grundschulobjekte weichen in ihrer zu betreuenden Flächen deutlich von dem der weiterführenden Schulen ab, so dass die Gefahr einer unwirtschaftlichen Organisationsform besteht. Gegebenenfalls können Tätigkeiten auf die Hausmeister/in den Hausmeister übertragen werden, die nicht originär in seinen Aufgabenbereich fallen.

 

 

Modell 1 : X = 1 Hausmeister/in : mehrere Schulen

Gerade für kleinere Schulobjekte bietet sich auch die Zusammenfassung von mehreren Objekten zur Betreuung durch eine/n Hausmeister/in an.

Zur Umsetzung einer solchen Variante sollten die einbezogenen Objekte in einer räumlichen Nähe liegen, damit die Wegezeiten reduziert werden. Die Mobilität der Hausmeister/innen muss ebenfalls sichergestellt werden und führt zu zusätzlichen Kosten.

Probleme können insbesondere auftreten, wenn die Anzahl der weisungsgebenden Schulleitungen zunimmt und hierdurch Konflikte in Bezug auf die Reaktions- und Anwesenheitszeiten für die einzelnen Schulen entstehen. Insgesamt besteht ein deutlich höherer Koordinierungsaufwand.

 

 

Modell X : 1 = mehrere Hausmeister/innen : 1 Schule

Nicht immer ist eine eindeutige 1 : 1 Zuordnung möglich, insbesondere, wenn ein Objekt für eine/n Hausmeister/in zu groß ist oder der zeitliche Rahmen für die Betreuungen über die Arbeitszeit einer Hausmeisterstelle hinaus geht. In diesen Fällen muss eine Unterstützung für den Hausmeister gestellt werden bzw. eine weitere Hausmeisterstelle eingerichtet werden.

 

 

Modell X : X =  mehrere Hausmeister/innen : mehrere Schulen

Im Zuge der Teambildung (Poolbildung) besteht auch die Möglichkeit, dass mehrere Schulen durch mehrere Hausmeister/innen betreut werden. Der Vorteil der Teambildung liegt in der hohen Flexibilität bezogen auf

 

-      die mögliche Einrichtung von Schichtdiensten

-      gegenseitiger Urlaubs- und Krankenvertretung

-      unterschiedlichen handwerklichen Fähigkeiten.

 

Das Team setzt klare Organisationsstrukturen hinsichtlich der Einsatzplanung und der Weisungsbefugnis voraus. Bei der Stellenbedarfsermittlung sind Wegezeiten einzubeziehen. Auch ist die Mobilität des Teams sicherzustellen. Es besteht die Gefahr, dass die schulischen Tätigkeiten der Hausmeister/innen zu Gunsten der gebäudewirtschaftlichen Tätigkeiten vernachlässigt werden.

 

 

3.2    Organisation der Schulhausmeisterdienste in der Stadt Rheine

 

Grundsätzlich besteht an den städtischen Schulen das 1 : 1 Modell = ein/e Schulhausmeister/in betreut eine Schule. Dieser Grundsatz wird bei großen Schulsystemen teilweise durchbrochen, wo auch mehrere Hausmeister oder auch ergänzend Hauswarte ein Schulobjekt gemeinsam betreuen (z. B. Euregio-Gesamtschule). Demgegenüber werden aber auch an den Grundschulen Systeme mit einem Haupt- und einem Teilstandort (z. B. Ludgerusschule/Antoniusschule) durch eine/n Hausmeister/in betreut.

 

Grundsätzlich ist jede/r Hausmeister/in nur einer Schule und somit einer Schulleitung zugeordnet. Besonders dieses organisatorische Prinzip soll nach Willen der Schulleitungen beibehalten werden, da im Falle einer Teambildung (= mehrere Hausmeister/innen betreuen eine Objektgruppe) oder im Falle der Zuständigkeit der Hausmeister/innen für mehrere Schulen ein deutlicher Qualitätsverlust für die Hausmeisterdienstleistungen befürchtet wird. Als Gründe werden von den Schulleitungen genannt:

 

-      die Identifizierung des Schulhausmeisters mit dem zu betreuenden Schulgebäude wird abnehmen (es ist nicht mehr „seine Schule“)

 

-      es können Konflikte in der Aufteilung der Anwesenheitszeiten des Hausmeisters zwischen den Schulleitungen entstehen

 

-      der Hausmeister ist nicht anwesend, wenn er gebraucht wird (z. B. Stromausfall, Einweisung von Handwerksfirmen, etc.)

 

Insbesondere in den Gesprächen mit den Leitungen der Grundschulen wurde deutlich, dass der/dem Hausmeister/in nicht nur eine technische Funktion im System Schule zu kommt, sondern diese/r auch in den vielen kleinen Dingen des täglichen Schulablaufes zur Verfügung steht. Wer kümmert sich um die abgesprungene Fahrradkette? Wie wird die Schulmilchausgabe organisiert? Wer verweist unbefugte Personen vom Schulgrundstück? Wer packt kurzfristig mit an, wenn etwas umzuräumen ist?

 

 

4.      Vergleichsgrundlagen

 

4.1       Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen

 

Der Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) aus dem Jahr 2010 beurteilt die Hausmeisterdienste anhand des jährlichen flächenbezogenen Personalaufwandes. Hierbei werden die Personalaufwendungen für den Hausmeisterdienst in Relation zu den „Gebäudereinigungsflächen“ gesetzt. Für das Prüfungsjahr 2008 der GPA belegt die Stadt Rheine im Ergebnis einen Mittelwert von den geprüften Kommunen.

 

 

 

 

 

Zielsetzung der GPA-Prüfung ist, den Kommunen Hinweise auf mögliche Optimierungspotentiale zu geben. Ob dieses rechnerische Potential vollständig oder nur zum Teil zu erreichen ist muss durch die Kommune untersucht und beurteilt werden.

 

 

4.2    KGST-Bericht Hausmeisterdienste in Kommunen

 

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat sich im Bericht 5/2010 „Hausmeisterdienste in Kommunen“ mit der Thematik befasst. Als Richtwert wurde in diesem Bericht eine zu betreuende Fläche von 10.000 qm Bruttogrundfläche (Gebäude) und 10.000 qm Außenfläche für eine Hausmeisterstelle genannt. Dieser Flächenangabe ist eine Auflistung von Tätigkeiten beigefügt, die durch einen Hausmeisterdienst erbrachte werden soll.

 

Der genannte Flächenrichtwert je Stelle ist lokal mit Auf- und Abschlägen für örtliche Besonderheiten zu bemessen. (z. B. Ganztagsbetrieb, Umfang von Drittnutzung durch Vereine, Anzahl der zu betreuenden Gebäude, besondere Aufgaben, etc.).

 

Das System der KGSt ist daher nicht statisch sondern es sind individuelle Besonderheiten bei der Bemessung der Stellenanteile zu berücksichtigen.

 

 

4.3       Reduzierung von Stellenanteilen an Grundschulen in Rheine

 

Unabhängig von dem Projekt „Organisation Hausmeisterdienste“ wurden seit dem Jahr 2008 aufgrund der Initiative des Fachbereiches 1 verschiedene Einsparpotentiale genutzt, die u. a. aufgrund der Bildung von Mehrfachstandorten bzw. Grundschulverbünden an der

 

·         Südeschschule mit Nebenstandort Konradschule

·         Ludgerusschule Schotthock mit Nebenstandort Antoniusschule

·         Canisiusschule mit Teilstandort Josefschule Rodde

·         Johannesschule Mesum mit Teilstandort Ludgerusschule

 

Stellenreduzierungen im Umfang von insgesamt ca. 2,0 Hausmeisterstellen bewirkten. Diese Reduzierung ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass die Nebenstandorte Konradschule und Antoniusschule durch die Hausmeister/innen der Hauptstandorte betreut werden und nicht mehr über einen eigenen Hausmeisterdienst verfügen. Die Stellenreduzierung entspricht einer Personalkostenreduzierung von ca. 100.000 Euro im Jahr.

 

Aufgrund der Betreuung von mehreren Schulstandorten durch einen Hausmeister stehen diesen vorgenannten Einsparungen Aufwendungen in Höhe von 11.480 Euro für den Winterdienst an 4 Teilstandorten von Grundschulen sowie Kosten für ein Fahrzeug in Höhe von jährlich 2.000 Euro gegenüber.

 

 

4.4    Betreute Fläche je Schulhausmeisterstelle in der Stadt Rheine

 

Entsprechend der unterschiedlichen Schulformen sind auch die durch die/den Hausmeister/in zu betreuenden Gebäudeflächen (Bruttogrundflächen = Gebäudefläche aller nutzbaren Geschosse einschließlich Innen- und Außenwände) sehr heterogen. So verfügt das kleinste durch eine Schulhausmeisterstelle zu betreuende Schulsystem über eine Bruttogrundfläche von ca. 2.150 qm und das größte Schulsystem über eine Bruttogrundfläche von ca. 14.700 qm.

 

Durchschnittlich betreut eine Hausmeisterstelle aktuell eine Bruttogrundfläche von

 

·         9.200 qm an den weiterführenden Schulen

 

         und

 

·         3.700 qm an den Grundschulen.

 

Augenscheinlich erfüllt der Stellenanteil für Hausmeisterdienste an den weiterführenden Schulen den Richtwert der KGSt von 10.000 qm Bruttogrundfläche annähernd.

 

Bezogen auf die Grundschulen wird der vorgeschlagene Richtwert der KGSt deutlich unterschritten. Dieses begründet auch den erzielten Mittelwert für den Personalkostenvergleich durch die Gemeindeprüfungsanstalt (vgl. Ziffer 4.1).

 

 

4.5    Gründe für Abweichung von den Richtwerten in Rheine

 

4.5.1  Betriebszeiten (Ganztagsschulen)

Ohne tiefere Kenntnis ist bereits für jeden Betrachter festzustellen, dass nahezu flächendeckend in allen städtischen Schulen Betreuungsangebote bis in den späten Nachmittag angeboten werden. Die Schule, deren Betrieb um 14:00 Uhr endet existiert in Rheine überwiegend nicht mehr (Ausnahmen: Kardinal-von-Galen-Schule, Canisiusschule und Johannesschule Mesum – Teilstandort Elte). So werden die Haupt- und Sekundarschulen, die Gesamtschule, das Kopernikus-Gymnasium und auch der Großteil der Grundschulen als Ganztagsschule betrieben. Das Gymnasium Dionysianum und das Emsland-Gymnasium verfügen aufgrund des immer größer werdenden Anteils am Nachmittagsunterricht – begründet durch das Abitur innerhalb von 12 Schuljahren - faktisch ebenfalls über einen Ganztagsbetrieb.

 

Diese flächendeckend ausgedehnten Betriebszeiten führen automatisch zu höheren Anwesenheits- und Tätigkeitszeiten im Hausmeisterdienst an den städtischen Schulen.

 

Viele Schulstandorte – insbesondere die Turnhallen – werden durch Drittnutzer (z. B. Sportvereine, Abendgymnasium, Musikschule) in den Abendstunden genutzt. Weitestgehend lässt sich diese Drittnutzung durch die Einrichtung von Schlüsseldiensten personalneutral für die Stadt Rheine regeln. Dieses gelingt jedoch nicht immer und erfordert in Einzelfällen den Einsatz von Hausmeisterdiensten.

 

4.5.2  Qualität des Hausmeisterdienstes

Sowohl die KGSt als auch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW nennen keinen Benchmark zur Qualität der Hausmeisterdienste. Qualitäten können unter verschiedenen Gesichtspunkten beurteilt werden, z. B.

 

·         Reaktionszeiten der Hausmeisterdienste (Wie zeitnah ist der Hausmeister verfügbar?)

 

·         Leistungsumfang (Werden die Leistungen in dem Umfang erbracht wie diese vom Auftraggeber benötigt werden?)

 

·         Leistungserstellung (Wurde die Leistung ohne Mängel durch den Hausmeister erbracht?)

 

Die Vorstellungen davon, welche Tätigkeiten ein/e Hausmeister/in zu erledigen hat variiert nicht nur zwischen den Kommunen sondern insbesondere auch aus Nutzersicht innerhalb der Kommune. Was bedeutet Sauberhaltung des Schulgrundstückes? Wo wird die Sauberkeit bzw. der Zeitpunkt für ein sauberes Grundstück definiert? Hiervon ist abhängig, ob die Außenflächen täglich, wöchentlich oder monatlich durch die/den Hausmeister/in von Verschmutzungen (Papier, Dosen, Flaschen, etc.) gereinigt werden.

 

Korrespondierende Qualitätskennzahlen zu den Leistungs- bzw. Wirtschaftlichkeitskennzahlen stehen derzeit nicht zur Verfügung. Fraglich ist letztendlich, ob der Leistungsempfänger (Schulleitung/Schulträger/ Gebäudewirtschaft) mit den erstellten Leistungen hinsichtlich Umfang und Qualität zufrieden ist.

 

 

4.5.3  Pflichtreinigungsflächen an kleineren Schulobjekten

An den kleineren Schulobjekten werden noch Pflichtreinigungsflächen durch die Schulhausmeister/innen erfüllt. Diese umfassen insgesamt eine Fläche von 1.372 qm und entsprechen insgesamt einer täglichen Arbeitsleistung von ca. 7 Vollarbeitsstunden. Eine Vergabe dieser Pflichtreinigungsflächen an externe Dienstleistungsunternehmen würde jährliche Reinigungskosten in Höhe von ca. 28.000 Euro verursachen.

 

Diese Zeit- und Kostenanteile sind nicht im Benchmark der KGSt berücksichtigt. In der Untersuchung der GPA NRW wurden die Pflichtreinigungsflächen in Abzug gebracht.

 

 

 

5.           Tarifrecht für Schulhausmeisterdienste in Nordrhein-Westfalen

 

         Für die Schulhausmeister/innen besteht in Nordrhein-Westfalen ein gesonderter Tarifvertrag. Neben der Eingruppierung der Hausmeister/innen regelt der Tarifvertrag unter anderem die Arbeitszeit (Bereitschaftszeit), den Aufgabenumfang und die Stellung von Vertretungen im Krankheits-, Urlaubsfalle oder bei sonstiger Abwesenheit.

 

 

5.1    Arbeitszeiten eines Hausmeisters gem. Tarifvertrag

 

Die Arbeitszeit entspricht 46,75 Stunden pro Woche und ergibt sich aus dem Tarifvertrag für Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister in Nordrhein-Westfalen.

 

Die Arbeitszeit wird in Vollarbeits- und Bereitschaftszeit differenziert. Bezogen auf eine Arbeitszeit von 46,75 Stunden beträgt der Anteil der Vollarbeit 31,25 Stunden und der Anteil der Bereitschaftszeit 15,5 Stunden.

 

Bereitschaftszeiten sind die Zeiten, in denen sich die/der Schulhausmeisterin am Arbeitsplatz oder einer anderen vom Arbeitgeber bestimmten Stelle zur Verfügung halten muss, um im Bedarfsfall die Arbeit selbstständig, ggf. auch auf Anordnung, aufzunehmen und in denen die Zeiten ohne Arbeitsleistung überwiegen (also 51 %, so dass maximal 49 % Arbeitsleistung abgefordert wird; dementsprechend wird die Bereitschaftszeit auch nur zur Hälfte als Arbeitszeit gewertet).

 

Faktorisiert man die Bereitschaftszeit zur Hälfte als Arbeitszeit, so ergibt sich rechnerisch eine wöchentliche Arbeitszeit von 39,0 Stunden.

 

Zu beachten ist ferner, dass sich die Bereitschaftszeit nicht auf einen festgelegten Tageszeitraum bezieht. Vielmehr wechselt diese täglich entsprechend des Arbeitsanfalles – d. h. zwischen Vollarbeit und Bereitschaftszeit findet in der Regel ein mehrmaliger Wechsel täglich statt. Auch kann an mehreren Tagen die Bereitschaftszeit überwiegen (z. B. bewegliche Ferientage, Ferien, Wandertage) und an anderen Tagen kann wiederum die Vollarbeit überwiegen. Ein Ausgleich von Vollarbeit und Bereitschaft ist eigenverantwortlich durch die/den Hausmeisterin herbeizuführen (der Ausgleich soll über das gesamte Kalenderjahr hinweg herbeigeführt werden).

 

Aufgrund dieser Arbeitszeitregelung können die städtischen Schulen täglich durchschnittlich mit 9,35 Stunden durch einen Hausmeister betreut werden. Bei einer Arbeitszeit von 39,0 Std./Woche (abweichend von dem Tarifvertrag ohne Bereitschaftszeiten) wäre hingegen eine Betreuung der Schule nur in einem Zeitrahmen von rund 8 Stunden täglich möglich.

 

Dieses ist vor allem im Hinblick auf die in den vergangenen Jahren stattgefundene Ausweitung der Betriebszeiten der Ganztagschulen von erheblicher Bedeutung.

 

 

5.2       Aufgaben eines Schulhausmeisters

 

Im Tarifvertrag für die Schulhausmeisterinnen und Hausmeister in Nordrhein-Westfalen ist ausgeführt, welche Aufgabe/Tätigkeiten durch den Schulhausmeister während seiner Arbeitszeit auszuführen sind und werden in einer Richtlinie konkretisiert. Die städtische Dienstanweisung orientiert sich an dieser Richtlinie und beinhaltet im Wesentlichen die in der Anlage dargestellten Aufgaben.

 

 

5.3       Pflichtreinigungsflächen

 

Nach dem Hausmeistertarifvertrag werden auf die/den Schulhausmeister/in kleinerer Schulsysteme (= Schulen mit einer regelmäßigen Reinigungsfläche von kleiner als 3.000 qm) sogenannte Pflichtreinigungsflächen übertragen. Für die städtischen Grundschulen bestehen folgende Pflichtreinigungsflächen:

 

Edith-Stein-Schule                                                          337 qm

Franziskusschule                                                              48 qm

Gertrudenschule                                                             120 qm

Kardinal von Galen Schule                                               193 qm

Marienschule Hauenhorst                                                265 qm

Paul-Gerhardt-Schule                                                     409 qm

 

Insgesamt werden durch die Grundschulhausmeister täglich Flächen im Umfang von 1.372 qm während ihrer Arbeitszeit gereinigt. Dies entspricht ca. einem jährlichen Auftragsvolumen von 28.000 Euro. Die Zeit- und Kostenanteile für die Pflichtreinigungsflächen sind im Kennwert der KGSt  nicht berücksichtigt und würden zu einer Absenkung des Flächenwertes von 10.000 qm BGF pro Hausmeisterstelle führen.

 

 

5.4    Krankheitsvertretung

 

Nach dem Tarifvertrag für Schulhausmeister/innen in Nordrhein-Westfalen sind Schulhausmeister/innen auf Anordnung des Arbeitgebers verpflichtet, in Krankheitsfällen bis zur Dauer von 12 Kalendertagen pro Jahr für eine Vertretung zu sorgen. Für jeden Vertretungstag werden 8 Stunden der Entgeltgruppe 3 Stufe 3 vergütet (je Vertretungsstunde 13,12 Euro brutto, ohne Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung). Die Krankheitsvertretung wird in Rheine – unabhängig von der Erkrankung - pauschal 1 x jährlich ohne Nachweis vergütet. Hat der Schulhausmeister seine Vertretungspflicht erfüllt, so muss die Stadt bei jedem weiteren Krankheitstag eine Vertretung stellen.

 

Die tarifliche Bestimmung zur Stellung einer Krankheitsvertretung ist noch aus den 60-ziger Jahren und stellte auf eine Vertretung durch Angehörige des Hausmeisters (z. B. Ehefrau) ab. In 6 Fällen können Schulhausmeister/innen die Stellung einer Vertretung nicht mehr gewährleisten und wurden von der Schulverwaltung von Ihrer Verpflichtung unter Wegfall der „Krankheitspauschale“ freigestellt. Die Anzahl von Hausmeister/innen wird sich in den nächsten Jahren aufgrund der demographischen, persönlichen, familiären und gesundheitlichen Entwicklung vermutlich weiter erhöhen. In diesen Fällen muss die Schulverwaltung jeweils einzelfallbezogen eine (in der Regel) kurzfristige entsprechend schulbetriebssicherende Vertretungsregelung organisieren. Dieses ist vor allem im Hinblick auf kurzfristige Erkrankungen nicht unproblematisch, da die Stadt für diese Situationen keine „Springerstellen“ vorhält. Daher sind im Fachbereich 1 für die Bauftragung einer externern Hausmeistervertretung entsprechende Finanzmittel für das HH-Jahr 2015 in Höhe von 27.000 Euro beantragt worden. Seitens der Schulverwaltung wird zugrunde gelegt, dass je Vertretungsstunden 40 Euro (brutto) durch einen externen Dienstleister berechnet werden. Bei der Fremdvergabe dieser Hausmeisterdienste wäre der Rückgriff auf einen festen Dienstleister zu empfehlen.  Nur so sind im Vertretungsfalle die erforderlichen Arbeiten und Tätigkeitsabläufe kurzfristig und reibungslos zu gewährleisten.

 

 

6.           Optimierungspotenzial

 

Grundsätzlich kann das Optimierungspotenzial für die Hausmeisterdienste in organisatorische/technische Potenziale und wirtschaftliche Potenziale unterteilt werden. Die nachstehenden Optimierungspotenziale wurden in gemeinsamen Gesprächen mit den Hausmeistern und den Schulleitungen der Grundschulen erarbeitet.

 

6.1       Organisatorische/technische Potenziale

 

Seitens der Hausmeister wurden verschiedene Hinweise gegeben die Einfluss auf deren Tätigkeiten haben. Nachstehend sind die wesentlichen Maßnahmen aufgeführt, die zu einer besseren Servicequalität und zu verbesserten Arbeitsabläufen der Hausmeisterdienste führen sollen:

 

6.1.1  EDV-Anbindung

Die Arbeitsplätze der Hausmeister sollen mit einem PC ausgestattet und an das Internet angebunden werden, damit ein besserer und schneller Informationsaustausch als auch turnusgemäße gebäudewirtschaftliche Meldungen ermöglicht werden. So können Termine besser kommuniziert und auch Wegezeiten für den postalischen Schriftverkehr reduziert werden. Mittelfristig ist auch die Anbindung an das Intranet der Stadt Rheine (Zugang zu internen Informationen, Daten, etc.) geplant. Vorrangig ist bei der Anschaffung jedoch auf hausinterne funktionsentsprechende Austauschgeräte zurück zu greifen. Die Kosten für die PC-Ausstattungen werden mit ca. 5.000 Euro im Jahr geschätzt. Die Arbeitsplätze sind durch den Sicherheitsingenieur auf die Bestimmungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes hin zu prüfen. Die Erstinstallation der PC kann durch den Fachbereich 7 erfolgen. In wie weit ein Support (eine Betreuung) dieser Arbeitsplätze durch den Fachbereich 7 erfolgen kann muss vor Realisierung der Maßnahme entschieden werden.

 

6.1.2  Abend- und Wochenendveranstaltungen

Wie der Ziffer 5.1 zu entnehmen ist beträgt die wöchentliche Arbeitszeit eines Hausmeisters 46,75 Stunden. Ein zusätzlicher Dienst in den Abendstunden bzw. an den Wochenenden führt automatisch zu einem Überschreiten der zulässigen Wochenarbeitszeit von 48 Stunden. Die Anzahl der Abend- und Wochenendveranstaltungen mit Beteiligung der Hausmeisterdienste muss daher sukzessive reduziert werden. Die Schlüsselverantwortung ist auf den betreffenden Personenkreis zu übertragen. Lösungen werden individuell gemeinsam mit den Schulleitungen erarbeitet. Sofern Veranstaltungen außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit notwendig werden, müssen die Überstunden zeitnah abgebaut werden.

 

6.1.3  Fortbildung

Neben den technischen Kenntnissen für den Gebäudebetrieb erfordert der Hausmeisterdienst häufig auch soziale Kompetenzen. Beispielhaft sind zu nennen: Umgang mit unbefugten Personen auf dem Schulgrundstück (während oder nach dem Schulbetrieb), Erste-Hilfe-Situationen, Kenntnisse in der Brandbekämpfung. Eine entsprechende Unterweisung/Fortbildung in diesen Themenfeldern soll künftig regelmäßig durchgeführt werden. Die Finanzmittel für die Fortbildung der Hausmeister werden durch den Fachbereich 1 zur HH-Planung 2015 ermittelt. Hinsichtlich der ansonsten durch den Fachbereich 7 zentral gesteuerten und angebotenen Aus- und Fortbildungen im Bereich der Ersten Hilfe und des Brandschutzes steht sowohl der Sicherheitsingenieur als auch der Fachbereich 7 unterstützend zur Verfügung.

 

6.1.4  Informationsmappe für Vertretungen im Hausmeisterdienst

Eine Krankenvertretung kann in der Regel nur im eingeschränkten Umfang die bisherigen Tätigkeiten des erkrankten Hausmeisters wahrnehmen. Damit die Vertretung schneller Orientierung im Schulobjeket und in den anfallenden Tätigkeiten findet, sollen in einer Informationsmappe die wesentlichen Hinweise kurz und übersichtlich dargestellt werden. Im Übrigen ist auf die Dienstanweisung abzustellen. Soweit erforderlich trifft die Vertretung mit der Schulleitung Nebenabreden (ggf. unter Einbeziehung der Schulverwaltung).

 

6.1.5  Sachmittelausstattung der Hausmeister

Die Sachmittel für den Hausmeister (z. B. Werkzeug, Leitern, Handy, etc.) sind aus den budgetierten Schulmitteln zu finanzieren. Die Handhabung ist hier zwischen den Schulen sehr unterschiedlich. Soweit einheitliche Regelungen (z. B. Diensthandy) sinnvoll erscheinen, sollen diese in der Stadtschulleiterkonferenz abstimmt werden.

 

6.1.6  Grünflächenpflege

Der Pflegestandard für die Grünflächen (schneiden von Gehölz, Bodendecker und Hecken, Laubentfernung, entfernen von Wildkräutern, Rasenschnitt) durch die Technischen Betriebe Rheine AöR wird den Schulen künftig im Vorfeld mitgeteilt. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass der Umfang der Arbeiten vor Beginn besprochen und abgestimmt werden kann.

 

 

 

6.2       wirtschaftliche Potenziale

 

Der Ziffer 4.4 ist zu entnehmen, dass die Schulhausmeister/innen an den weiterführenden Schulen hinsichtlich der Stellenbemessung den gesetzten (BGF-Flächen-)Benchmark der KGSt in Höhe von 10.000 qm BGF nahezu erfüllen.

 

Die Betreuungsfläche im Bereich der Grundschulen fällt jedoch mit durchschnittlich 3.700 qm BGF vom gesetzten Benchmark deutlich ab. Der BGF-Kennzahlenwert ist jedoch hinsichtlich der

 

·         des Ganztagesbetriebes an den Grundschulen (vgl. Ziffer 4.5.1),

 

·         Pflichtreinigungsflächen im Umfang von ca. 7 Stunden täglich (vgl. Ziffer 4.5.3) und

 

·         der Betreuung mehrere Schulstandorte (Schulverbünde, vgl. Ziffer 4.3)

 

zum gesetzten Benchmark der KGSt zu relativieren ist.

 

Grundsätzlich befürworten die Schulleitungen der Grundschulen sowie die Hausmeister, dass die bestehende Organisationsform im Sinne der 1 zu 1 Lösung (1 Hausmeister je Schule) beibehalten werden soll. Es wird eine Lösung favorisiert, die eine Tätigkeitsanreichung bei den Hausmeistern beinhaltet. Durch die zusätzlichen Tätigkeiten soll ein wirtschaftliches Potential für die Stadt im Projekt erschlossen werden. Basierend auf dieser Aussage wurde geprüft, ob die ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel an den städtischen Schulen durch die Hausmeister der Grundschulen geprüft werden können.

 

6.2.1  Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Anlagen

Nach der Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaft „BGV A3“ (bzw. BGI/GUV-I 5190) ist die Stadt Rheine verpflichtet in jährlichen Abständen die ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel in städtischen Schulgebäuden zu prüfen. Ortsveränderliche elektrische Anlagen sind z. B. PC, Bildschirme, Drucker, Verlängerungskabel, Mehrfachstecker, Beamer, Tageslichtprojektoren, Radios, Fernseher, etc.. Die Prüfung beinhaltet eine Sichtprüfung nach offensichtlichen Beschädigungen (z. B. lose oder beschädigte Elektrokabel) und je nach Schutzklasse eine Messung des

 

-      Schutzleiterwiderstandes

-      Isolationswiderstandes

-      Berührungsstroms

-      Schutzleiterstroms

 

und die Dokumentation der gemessenen Werte.

 

Gemeinsam mit der Unfallkasse NRW wurde erörtert, ob diese Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Anlagen auch durch die Hausmeister erfolgen kann. Dieses ist möglich, wenn die Stadt Rheine den entsprechenden organisatorischen Rahmen für diese Prüfungen gestaltet. Dieses beinhaltet die jährliche Unterweisung der Hausmeister als EuP (Elektrisch unterwiesene Person), die Bildung von Prüfteams, die Benennung von Elektrofachkräften zur Leitung des Teams (erfolgt aus den Hausmeistern mit entsprechender Ausbildung) und der Berufung einer Verantwortlichen Elektrofachkraft (VEFK) für die Stadt Rheine.

 

Die Anzahl der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel kann derzeit nur geschätzt werden und dürfte im Bereich der Schulen ca. 17. bis 20.000 Geräte betragen. Die Prüfkosten durch ein extern zu beauftragendes Unternehmen betragen pro Gerät ca. 4 bis 5 Euro.

 

         Fraglich ist, in welchem Umfang die Hausmeister der Grundschulen die Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Anlagen zusätzlich übernehmen können. So sollen in einem ersten Schritt die Erstprüfungen einschließlich der Erfassung der elektrischen Betriebsmittel durch die Hausmeister der Grundschulen an den Grundschulen sowie an Haupt-, Real- und Sekundarschulen sowie an den Förderschulen erfolgen. Insgesamt wären durch die Hausmeister dann ca. 11.-13.000 Betriebsmittel zu prüfen. Das geschätzte wirtschaftliche Potenzial liegt somit bei 44.000 bis 65.000 Euro.

 

Die Gymnasien und die Gesamtschule (ca. 5.-7.000 Betriebsmittel) sollen zunächst durch ein externes Unternehmen geprüft werden. Sobald Erkenntnisse über die Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel aus dem Bereich der Schulhausmeister vorliegen soll über den Umfang der Prüfungen erneut entschieden werden. Für das Finanzjahr 2015 sollen für die Prüfung der elektrischen ortsveränderlichen an diesen Schulen 35.000 Euro im Budget des Fachbereiches 1 beantragt werden.

 

Verantwortlich organisiert und fachlich begleitet wird die Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel der Stadt Rheine durch die „Verantwortliche Elektrofachkraft“ (VEFK), deren Aufgaben durch einen Mitarbeiter der Technischen Betriebe AöR im Rahmen der Diensthilfevereinbarung wahrgenommen wird.

 

 

6.2.2  Krankheitsvertretung (vgl. Ziffer 5.4)

Seitens der Grundschulhausmeister besteht die Bereitschaft für einen zeitlich befristeten Zeitraum innerhalb der Grundschulen die Krankheitsvertretung ab dem 12. Krankheitstag zu gewährleisten. Hierfür sollen Teams gebildet werden, die untereinander die Vertretung gewährleisten. Wie unter Ziffer 5.4 beschrieben besteht ein statistischer Wert von 13,9 Krankentage/Jahr pro Stelle. Rein statistisch betrachtet bedeutet dies, dass durch die Hausmeister/innen 1,9 Tage Krankenvertretung pro Stelle zusätzlich wahrgenommen werden.

 

Die verbleibenden 14 Grundschulen können in 3 bzw. 2 Teams für die gegenseitige Krankenvertretung (nach dem 12. Krankheitstag) eingeteilt werden. Wichtig ist hierbei, dass der Umfang der zu erbringenden Vertretungsleistungen für die Beteiligten (Schulleitungen/Hausmeister) klar definiert ist. Hierfür dient auch die Informationsmappe zum Schulobjekt (vgl. Ziffer 6.1.4). Die Krankenvertretung durch die Schulhausmeister (durch das Team) soll max. 4 Wochen in Folge nicht überschreiten und in der Summe nicht mehr als 2 Monate im Jahr betragen.

 

Für die Berechnung des wirtschaftlichen Vorteils wird in Anlehnung an die Berechnung der Schulverwaltung davon ausgegangenen, dass 40 Euro pro Vertretungsstunde anzunehmen sind. Im Bereich der Grundschulen wären 14,7 Stellen für die Vertretung zu berücksichtigten. Demnach ist der wirtschaftliche Vorteil mit rund 9.000 Euro (14,7 Stellen * 1,9 Tage * 8 Stunden * 40 Euro) zu bewerten.

 

Die Festlegung der Teambildung für die Krankheitsvertretung im Bereich der Grundschulen wird noch im Rahmen des Projektes gemeinsam mit den maßgeblichen Hausmeistern/Hausmeisterinnen erfolgen.

 

 

7.           Fazit

 

Die an der Organisationsuntersuchung beteiligten Gruppen (Hausmeister, Schulleitungen) sowie der Schulträger sprechen sich für die Beibehaltung der Organisationsform 1 : 1 = 1 Schulhausmeister für 1 Schule aus. Ausschlaggebend ist hierfür, dass bei einer Team- oder Poolbildung bzw. bei der Zuständigkeit eines Hausmeisters für mehrere Schulen Verluste in der Qualität, der Quantität und der Flexibilität der Hausmeisterdienstleistungen befürchtet werden.

 

Im Hinblick auf die Situation, dass die weiterführenden Schulen den Flächen-Benchmark der KGSt nahezu erfüllen, wurde im weiteren Vorgehen für die Organisationsuntersuchung der Focus auf die Grundschulen gelegt.

 

Unter Berücksichtigung des Ganztagsschulbetriebes an den Grundschulen sowie der auf die Hausmeister übertragenen Pflichtreinigungsflächen ist der erreichte Benchmark für die Grundschulen in Höhe von 3.700 qm BGF pro Stelle sicherlich zu relativieren und mit einen Faktor – wie von der KGSt vorgesehen – zu versehen. Dieses wurde bewusst unterlassen, weil hierfür keine Vorgaben bestehen und die Faktorisierung eine rein subjektive Entscheidung aus der Perspektive des einzelnen Betrachters/Betroffen beinhaltet.

 

Die gemeinsam mit den Hausmeistern und den Grundschulleitungen erarbeiteten wirtschaftlichen Einsparpotenziale unter

 

·         Ziffer 6.2.1 Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Anlagen und

 

·         Ziffer 6.2.2   Krankheitsvertretung

 

führen eindeutig zu einer Arbeitsverdichtung bei den Grundschulhausmeistern. Die Umsetzung soll noch im Jahr 2014 erfolgen, da die Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel durchgeführt werden muss.

 

Wie bereits Eingangs der Vorlage dargestellt, ist positiv festzustellen, dass alle Beteiligten unter Berücksichtigung der gesetzten Ziele konstruktiv am Projekt mitgewirkt haben und hierdurch das unter Ziffer 6 dargestellte Projektergebnis einvernehmlichen erreicht werden konnte.

 

Abschließend bleibt festzustellen, dass die Stadt Rheine im Benchmark der Gemeindeprüfungsanstalt bezogen auf die Hausmeisterkosten pro qm Reinigungsfläche einen Platz im Mittelfeld erreicht, aber die Frage der Qualität von Hausmeisterdienstleitungen, insbesondere die Zufriedenheit mit der erbrachten Dienstleistungen aus Nutzersicht unbeantwortet bleibt.

 

Aus dem Projekt können die nachstehenden wirtschaftlichen Vorteile realisiert werden:

 

·       Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel  ca. 54.000 Euro

 

·       Krankenvertretung Grundschulen                                ca.   9.000 Euro

 

 

Gegenüber den Vergleichswerten der KGSt ist zu berücksichtigen, dass seitens der Grundschulhausmeister/innen Unterhaltsreinigungsleistungen (vgl. Ziffer 5.3) im Umfang von ca. 28.000 Euro/Jahr erbracht werden. Diese Koten wurden im Vergleich der GPA NRW bereits in Abzug gebracht.

 

Weiterhin wurden seit dem Jahr 2010 ohne Veränderung der zu betreuenden Schulstandorte 2,0 Stellen (vgl. Ziffer 4.3) abgebaut, die zu einer Personalkostenreduzierung von ca. 100.000 Euro führten.

 

Insgesamt beträgt der wirtschaftliche Vorteil durch die unter Ziffer 6 beschriebenen Maßnahmen sowie durch die seit dem Jahr 2010 durchgeführte Stellenreduzierung im Schulhausmeisterbereich 163.000 Euro (ohne Unterhaltsreinigungsleistungen, vgl. Ziffer 5.3).

 

Dem wirtschaftlichen Vorteil in Höhe von 163.000 Euro stehen jährliche Kosten für den Winterdienst an 4 Teilstandorten in Höhe von 11.480 Euro, die Kosten für ein Fahrzeug in Höhe von ca. 2.000 Euro sowie die Kosten für die PC-Anbindung der Hausmeister in Höhe von ca. 5.000 Euro gegenüber.

 

Die Kosten in Höhe von 27.000 Euro für die Stellung einer Krankheitsvertretung durch die Verwaltung, vgl. Ziffer 5.4, resultieren nicht aus dem Projekt, sondern sind originär der Tatsache geschuldet, dass durch die Schulhausmeister an 6 Schulstandorten keine Vertretung mehr gestellt werden kann.

 

 

Anlage

 

Aufgaben einer Schulhausmeisterin/eines Schulhausmeisters

 

Im Tarifvertrag für die Schulhausmeisterinnen und Hausmeister in Nordrhein-Westfalen ist ausgeführt, welche Aufgaben/Tätigkeiten durch die Schulhausmeisterin/den Schulhausmeister während seiner Arbeitszeit auszuführen sind und werden in einer Richtlinie konkretisiert. Die städtische Dienstanweisung orientiert sich an dieser Richtlinie und beinhaltet im Wesentlichen die nachstehenden Aufgaben:

 

·           Ausübung des Hausrechtes bei Abwesenheit des Schulleiters oder dessen Vertreters

 

·           Betreuung von Veranstaltungen der Schule (z. B. Lehrerkonferenzen, Pflegschaftssitzungen, Arbeitsgemeinschaften) als auch außerschulische Veranstaltungen

 

·           Sauberhaltung des Schulgrundstücks einschließlich der Außenanlagen.

 

·           Ausführung der Unterhaltsreinigung sofern Pflichtreinigungsflächen nach dem Tarifvertrag auf den/die Hausmeister/in übertragen sind

 

·           Überwachung und Abnahme der vertragsgemäßen Reinigungsleistung von Reinigungsunternehmen

 

·           Beseitigung von Verunreinigungen während der Unterrichtszeit die den Schulbetrieb beeinträchtigen

 

·           Schließdienst für das Schulgebäude und Verwahrung der Schlüssel

 

·           Bedienung der Heizungs- und Lüftungsanlagen

 

·           Annahme von Lieferungen (Gebrauchsgegenstände sowie Materialien).

 

·           Durchführung von kleineren Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten

 

·           Meldung von Mängeln an die Schulleiter/zuständige Verwaltungsdienststelle.

 

·           Überwachung von Reparaturen durch Handwerker

 

·           Dienstgänge nach Beauftragung durch den Schulleiter

 

·           Herrichten von Räumen für Prüfungen, schulärztlichen Untersuchungen, Impfterminen, Wahlen oder anderen Veranstaltungen

 

·           Beflaggung auf Weisung der Verwaltungsstelle.

 

·           Verwahrung/Ausgabe von Fundsachen.

 

·           Annahme, Verteilung und Zahlungsabwicklung der Schulmilchgetränke.

 

·           Schnee- und Eisbeseitigung von den Gehwegen/dem Schulgrundstück.