Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Kulturausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt folgenden Beschluss zu fassen:

 

Der Rat beschließt mit Wirkung vom 1. Mai 2015 die nachfolgende Benutzungsordnung für das Stadtarchiv Rheine.

 

 

 

Inhaltsverzeichnis

 

§ 1      Benutzungsrecht

 

§ 2      Benutzungsart

 

§ 3      Benutzungsvoraussetzungen

 

§ 4      Benutzungsgenehmigung

 

§ 5      Sorgfaltspflicht der Benutzerinnen und Benutzer

 

§ 6      Anfertigung von Reproduktionen

 

§ 7      Kosten der Benutzung

 

§ 8      Inkrafttreten

 

 

Gem. § 7 Abs. 1 in Verbindung mit § 41 Abs. 1 Buchst. f der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666), zuletzt geändert durch Gesetz vom 03. Februar 2015 (GV. NRW. S. 208), hat der Rat der Stadt Rheine in seiner Sitzung am 14. April 2015 folgende Satzung beschlossen:

 

§ 1

Benutzungsrecht

 

(1)   Die Benutzung der im Stadtarchiv Rheine aufbewahrten Archivalien öffentlicher Herkunft steht interessierten Personen auf Antrag gemäß den im Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NRW) vom 16. März 2010 und Gesetz vom 16. September 2014 (GV NRW. S. 603) besonders für kommunales Archivgut festgelegten Vorschriften sowie den Bestimmungen dieser Benutzungsordnung zu.

 

(2)   Über die entsprechend den landesarchivgesetzlichen Regelungen festzusetzende Verlängerung oder Verkürzung der Sperrfristen sowie über die Einschränkung oder Versagung der Nutzung entscheidet die Leitung des Stadtarchivs.

 

(3)   Für die Benutzung von Archivgut nichtöffentlicher Herkunft, das von natürlichen oder juristischen Personen im Stadtarchiv Rheine mit Eigentumsvorbehalt hinterlegt wurde, gelten – soweit mit den Eigentümern der deponierten Archivalien keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden – § 1 Abs. 1 und 2 entsprechend.

 

(4)   Benutzerinnen und Benutzer werden archivfachlich beraten. Auf weitergehende Hilfen – etwa beim Lesen und der Transkription älterer Unterlagen oder bei der Übersetzung fremdsprachlicher Texte – besteht kein Anspruch.

 

 

§ 2

Benutzungsart

 

(1)   Archivgut wird zur Benutzung im Original oder in Reproduktion vorgelegt, als Reproduktion abgegeben oder es werden Auskünfte über seinen Inhalt erteilt. Über die Art der Benutzung entscheidet die Leitung des Stadtarchivs.

 

(2)   Archivgut wird im Original grundsätzlich nur im Stadtarchiv vorgelegt. In besonders begründeten Ausnahmefällen besteht bei genehmigten Benutzungen die Möglichkeit, Archivalien zur Einsichtnahme in andere Archive auszuleihen, die hauptamtlich oder hauptberuflich von archivfachlich geeigneten Personen betreut werden.

 

 

§ 3

Benutzungsvoraussetzungen

 

(1)   Benutzerinnen und Benutzer haben schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen, indem sie die Benutzungsordnung des Stadtarchivs Rheine zur Kenntnis nehmen und diese uneingeschränkt anerkennen.

 

(2)   Benutzerinnen und Benutzer sind verpflichtet, im Benutzungsantrag den Zweck und den Gegenstand ihrer Forschungen genau anzugeben. Sollen aus dem Archivgut gewonnene Erkenntnisse für andere als im Benutzungsantrag genannte Themen oder Zwecke verwendet werden, ist ein neuer Antrag erforderlich.

 

(3)   Benutzerinnen und Benutzer müssen gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass sie bestehende Urheber- und Personenschutzrechte sowie den Schutz der berechtigten Interessen Dritter beachten und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten.

 

(4)   Benutzerinnen und Benutzer sind verpflichtet, von jeder Ausarbeitung bzw. Veröffentlichung, die wesentlich auf der Benutzung von Archivalien des Stadtarchivs Rheine beruht, ein Belegexemplar abzuliefern.

 

 

§ 4

Benutzungsgenehmigung

 

(1)   Die Benutzungsgenehmigung erteilt die Leitung des Archivs oder die damit beauftragte Aufsichtsperson im Benutzerraum.

 

(2)   Verstößt eine Benutzerin oder ein Benutzer gröblich gegen die Bestimmungen dieser Benutzungsverordnung, ist dieser Person die Benutzungsgenehmigung zu entziehen.

 

 

§ 5

Sorgfaltspflicht der Benutzerinnen und Benutzer

 

Benutzerinnen und Benutzer sind verpflichtet, das Archivgut in den Benutzungsräumen zu belassen, die innere Ordnung des Archivgutes zu bewahren, es nicht zu beschädigen, zu verändern oder in seinem Erhaltungszustand zu gefährden.

 

 

§ 6

Anfertigung von Reproduktionen

 

(1)   Sofern keine rechtlichen oder archivfachlichen Gründe dagegen sprechen, können in begrenztem Umfang Reproduktionen auf Kosten der Benutzerinnen und Benutzer angefertigt werden.

 

(2)   Die bildliche Wiedergabe von Archivalien des Stadtarchivs Rheine in Veröffentlichungen ist nur mit besonderer Genehmigung der Leitung des Stadtarchivs unter Nennung der Herkunft der Archivalien zulässig.

 

 

§ 7

Kosten der Benutzung

 

(1)   Die Benutzung des Stadtarchivs Rheine ist – mit Ausnahme der im Rahmen der Benutzung entstehenden Sachkosten – unentgeltlich.

 

 

§ 8

Inkrafttreten

 

Diese Satzung tritt mit Wirkung vom 1. Mai 2015 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung vom 31. März 1995 außer Kraft.

 

Begründung:

 

Die bisherige Benutzungsordnung des Stadtarchivs Rheine wurde am 21. Februar 1995 vom Rat der Stadt verabschiedet (Ortsrecht A 47-01). Sie bezieht sich auf das damals gültige Landesarchivgesetz von 1989, welches im Jahre 2010 durch ein neues Archivgesetz ersetzt wurde, das wiederum 2014 novelliert wurde und künftig alle fünf Jahre überprüft werden soll. Das ArchG NRW 2010 ist im Anhang beigefügt (Anlage 1); darin betrifft § 10 Kommunale Archive, §§ 6 und 7 betreffen die Nutzung und die Schutzfristen.

 

Die Benutzungsordnung soll an die neue gesetzliche Grundlage angepasst werden, zugleich sollen die bisher noch darin enthaltenden Ansprachen „Benutzer“ oder „Leiter des Archivs“ geschlechtsneutral formuliert werden.

 

Inhaltlich ist außer diesen Änderungen lediglich eine Ergänzung in § 4 (1) vorgesehen, die eine Anpassung an die Praxis der Benutzung aufnimmt: Die Genehmigung von Routinebenutzungen erfolgt durch die Mitarbeiterin im Benutzerraum, während die Archivleitung bei allen besonderen Fällen hinzugerufen wird.

 

Zu § 7 Kosten der Benutzung
Die Benutzung des Lesesaals und der Findmittel des Stadtarchivs sowie die Beratung im üblichen Rahmen ist unentgeltlich. Für die Anfertigung von Fotokopien, Scans oder Mikrofilmausdrucken sowie für die Benutzung des Mikrofilmlesegeräts und für aufwändigere Recherchen werden Gebühren gemäß der Gebührenordnung der Stadt Rheine erhoben.

 

1.   Mit der Kostenfreiheit der Benutzung des Stadtarchivs finden wir uns in Übereinstimmung mit allen anderen Kommunalarchiven im Kreis Steinfurt sowie dem Landesarchiv NRW. In all diesen Archiven werden keine Eintrittsgebühren erhoben.

2.   In Niedersachsen werden im Landesarchiv Eintrittsgebühren in der Höhe von 10 Euro erhoben. Von der Gebührenpflicht ausgenommen sind dort wissenschaftliche und heimatkundliche Benutzer, amtliche Benutzer sowie Schüler oder Studenten. Wenn wir diese Handhabung auf das Stadtarchiv Rheine übertragen würden, blieben als zahlungspflichtige Benutzerinnen oder Benutzer nur noch Familienforscher übrig. Von den Familienforschern würden einige dann ihr Thema ändern und sich als Heimat- oder Höfeforscher anmelden. Dies ist dem Archivar als Erfahrung aus dem Nds. Landesarchiv – Standort Osnabrück berichtet worden. Andere würden wegen der Gebühren auf Internetrecherchen oder schriftliche Anfragen an das Stadtarchiv ausweichen und damit dem Stadtarchiv mehr Arbeitsaufwand verursachen als bei der persönlichen Benutzung.

3.   Eine Eintrittsgebühr von 10 Euro für die – einmalige – Benutzung des Lesesaals und der Archivalien wäre verhältnismäßig sehr hoch und würde möglicherweise dazu führen, dass niemand mehr den Lesesaal benutzt. Je geringer die Gebühr aber angesetzt wird, desto weniger lohnt sich der damit verbundene Verwaltungsaufwand. Im Jahr 2014 haben 173 Personen im Stadtarchiv einen Benutzungsantrag gestellt und dann an 490 Tagen den Lesesaal benutzt. Von den 173 Benutzern waren 34 Schülerinnen oder Studenten, und von den restlichen 139 Benutzern wären wahrscheinlich die Hälfte bis zwei Drittel wegen wissenschaftlicher oder heimatkundlicher Forschung von den Gebühren befreit worden. Dann blieben zwischen etwa 70 – 93 Benutzer, von denen Gebühren erhoben werden könnten.

 

Das Stadtarchiv ist eine Einrichtung, die in erster Linie als Teil der Verwaltung ihre im Archivgesetz vorgeschriebenen Aufgaben erfüllt. Dazu gehört auch, interessierten Bürgerinnen und Bürgern Dokumente und Informationen meist historischer Art zur Verfügung zu stellen. Dieser Service wird in einem gewissen Rahmen kostenlos gewährt; Anfertigung von Reproduktionen oder aufwändigere Recherchen kosten jedoch Verwaltungsgebühren. Es wäre gut und der identitätsstiftenden Beschäftigung mit der Stadtgeschichte angemessen, wenn dies so bleiben könnte.

 

Eine Synopse des alten und neuen Textes der Benutzungsordnung mit kenntlich gemachten Änderungen findet sich in Anlage 2.

 

Die Benutzungsordnung liegt im Archiv aus und wird künftig auch auf der neuen Website stehen. Beim Ausfüllen eines Benutzungsantrags für das Stadtarchiv werden Benutzende auf die Benutzungsordnung hingewiesen, die sie mit ihrer Unterschrift anerkennen.

 

 

Anlagen:

 

Anlage 1: Archivgesetz NRW von 2010/2014

 

Anlage 2: Synopse der Benutzungsordnung alt und neu