Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

1.     Der Rat stellt 51.000 € für die Nachfinanzierung des Baues des Bürgerhofes Schotthock zur Verfügung. Damit sollen noch offene Forderungen direkt gegenüber dem jeweiligen Gläubiger erfüllt werden.

 

        Entsprechende Zahlungen sollen aber erst dann geleistet werden, wenn der Förderverein „Bürgerhof Schotthock“

        -  einen prüffähigen und geeigneten Verwendungsnachweis vorgelegt hat,

        -  sich verpflichtet hat, die Stellplatzanlage in Eigenleistung zu erstellen bei stadtseitiger Gestellung der Materialien und

        -  sich verpflichtet hat, den vereinbarten Beitrag (Nutzungsentgelt für das vereinbarte Stundenkontingent) zum Betrieb des Bürgerhofes Schotthock in Höhe von 3.520 € für das Jahr 2006 sowie die fälligen Vereinsbeiträge an den Betreiberverein im Laufe des Jahres zu zahlen.

 

        Wenn sich die Auszahlung der Mittel an die Gläubiger nach der Ratsentscheidung wegen der Nichterfüllung dieser Voraussetzungen verzögert, hat der Förderverein „Bürgerhof Schotthock“ etwaige Verzugszinsen und Mahnkosten zu übernehmen.

 

2.     Für den Fall, dass sich ein Austausch des von einem Holzschädling befallenen Deckenbalkens im Saal des Bürgerhofes als notwendig erweist, wird auch der dafür notwendige Betrag (schätzungsweise bis zu 7.000 €) zur Verfügung gestellt.

 

3.     Aus den Erfahrungen mit dem Projekt “Bürgerhof Schotthock“ sind für künftige Projekte, die wesentlich durch ehrenamtliches Engagement geprägt sind und/oder die mit Hilfe von Beschäftigungsmaßnahmen durchgeführt werden, folgende Konsequenzen zu ziehen:

 

        -  In dem Finanzierungsplan für ein derartiges Projekt sind Eigenleistungen und nichtmonetäre Zuwendungen an den Projektträger unter output-orientierten Gesichtspunkten auszuweisen, indem ausdrücklich festgelegt wird, in welcher Art und in welchem Umfang welche Leistungen erbracht werden sollen und wie diese Leistungen später zu bewerten sind.

 

        -  Vor Beginn einer derartigen Maßnahme wird die Stadt verbindliche, detaillierte und dokumentierte Absprachen über das jeweilige Leistungsspektrum mit Wertangaben mit den jeweiligen Leistungserbringern treffen, die in einer Kostenschätzung entsprechend dargestellt werden, um einen späteren Nachweis zu erleichtern.

 

        -  Werden künftig Baumaßnahmen mit Hilfe von Beschäftigungs- und Qualifizierungsmaßnahmen durchgeführt, so darf in dem Finanzierungsplan nur die zu erwartende reale Wertschöpfung für das jeweilige Bauvorhaben berücksichtigt werden.

 

        -  Innerhalb der Stadtverwaltung soll ein Projektverantwortlicher als Ansprechpartner benannt und für die Umsetzung der jeweiligen Maßnahme mit einem höchstmöglichen Maß an Entscheidungskompetenz ausgestattet werden.
Mit diesem Projektverantwortlichen sollten der Rat und der Verwaltungsvorstand eine Zielvereinbarung abschließen, in der auch die auf den Einzelfall abgestellten Rechte und Pflichten geregelt sind.

 

        -  Handelt es sich bei dem Projekt um eine Baumaßnahme, so sollte die Bauleitung grundsätzlich durch einen Bediensteten der Stadtverwaltung oder durch eine von der Stadt benannte Person wahrgenommen werden.

 

        -  In Fällen, in denen die Stadt die Zuwendung eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers an den Projektträger weiterleitet, muss der Projektverantwortliche sicherstellen, dass alle zuwendungsrechtlich relevanten Regelungen eingehalten werden, um ein Rückforderungsrisiko weitestgehend auszuschließen.

 

-    Im jeweiligen Förderbescheid der Stadt soll exakt vorgegeben werden, welche Dokumentations- und Informationspflichten der Zuwendungsempfänger erfüllen muss. Außerdem sollen angemessene Sanktionsmöglichkeiten für den Fall der Verletzung dieser Pflichten vereinbart werden.

 

        -  Zur Stärkung des Ehrenamtes sollen nach Möglichkeit bestimmte administrative Tätigkeiten durch die Stadtverwaltung wahrgenommen werden, z.B. Auftragsvergaben und/oder Zahlungsverkehr sowie damit verbundene Dokumentationen für das jeweilige Projekt. Die ehrenamtlich Tätigen können sich bei einer derartigen Unterstützung auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

 

Begründung:

 

I.     Bisherige Meinungsbildung

 

1.     Über den Antrag des Fördervereins „Bürgerhof Schotthock“ auf Erhöhung des städt. Zuschusses für die Baumaßnahme „Bürgerhof Schotthock“ um 47.000 € ist bereits in der HFA-Sitzung am 17. Januar 2006 beraten worden. Auf die einschlägige Sitzungsvorlage Nr. 17/06 und auf die Niederschrift zu dieser HFA-Sitzung wird verwiesen.

 

2.     Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in nichtöffentlicher Sitzung am 31. Januar 2006 zunächst Herrn Nagelschmidt als ehemaligen Vereinsvorsitzenden und bauleitenden Architekten, Herrn Grottke als ehemaligen Kassierer und derzeitigen Vereinsvorsitzenden und Herrn Dr. Terhechte als beauftragten Controller auf der Grundlage detaillierter Fragenkataloge der CDU-Fraktion sowie weiterer Fragestellungen aus den anderen Ratsfraktionen und der Verwaltung intensiv befragt und angehört. Dabei wurden wertvolle Erkenntnisse gewonnen. Anschließend erstattete Herr Oldekopf einen ausführlichen mündlichen Zwischenbericht der örtlichen Rechnungsprüfung (öRP) über die bisherigen Nachforschungen.

3.     Auf der Grundlage der Anhörungsergebnisse und dieses Zwischenberichtes der öRP wurden der ermittelte Sachverhalt bewertet, sich daraus ergebende Konsequenzen angesprochen und das weitere Vorgehen mit Blick auf die Ratssitzung am 21. Februar 2006 erörtert. Ein ausdrücklicher Empfehlungsbeschluss für diese Ratssitzung wurde allerdings nicht gefasst. In der Aussprache zeichnete sich aber eine weitgehende Zustimmung zu den öRP-Empfehlungen zur Entscheidung über den vorliegenden Nachfinanzierungs-antrag des Fördervereins ab.

Die öRP empfiehlt, dem Förderverein die zusätzlich beantragte Zuwendung in der erforderlichen Höhe grundsätzlich zu gewähren, um einen normalen Betrieb des Bürgerhofes zu ermöglichen, die Akzeptanz der Einrichtung zu erhöhen und damit das ehrenamtliche Engagement der dort Tätigen zu stärken. Die Zuwendung solle jedoch nicht an den Förderverein überwiesen werden; statt dessen solle die Stadt die offenen Forderungen direkt gegenüber dem jeweiligen Gläubiger erfüllen. Die Auszahlung der Zuwendung solle jedoch an Voraussetzungen geknüpft werden.

Diese Voraussetzungen sind in den oben stehenden Beschlussvorschlag übernommen worden.

Entsprechendes gilt auch für die Empfehlungen der öRP zu der Frage, welche Konsequenzen städtischerseits aus den Erfahrungen bei diesem Projekt für ähnliche Vorhaben gezogen werden sollten.

 

 

 

II.   Die Nachfinanzierungspositionen

 

 

1.     Der nachzufinanzierende Gesamtbetrag in Höhe von 50.675,59 € setzt sich aus folgenden Einzelpositionen zusammen:

 

Firma	Re.Nr.	Art der Leistung	Anmerkung	Forderung
GS-Elektronik	411266	Rauchmelder Angeb.v. 29.03.2005	Re. Datum 10.06.2005	1.958,46
GS-Elektronik	411167	Alarmanlage	Re. Datum 19.05.2005	10.424,84
GS-Elektronik	411227	Kundendienst am 12.05.2005	Re. Datum 01.06.2005	231,35
GS-Elektronik	411546	Kundendienst am 19.08.2005	Re. Datum 22.08.2005	89,47
GS-Elektronik	411550	Kundendienst am 23.08.2005	Re. Datum 24.08.2005	37,69
GS-Elektronik	411567	Kundendienst am 23.08.2005	Re. Datum 24.08.2005	31,93
GS-Elektronik		zus. Rauchmelder (Ford. Bauaufsicht)	Schätzung lt. Baucontroller	250,00
Hase + Co.	197122	Kundendienst	Bestellung 04.05.2005	433,03
Hase + Co.	195776	Edelstahlpflegespray	Bestellung 25.05.2005	18,83
Hase + Co.	196932	Gastronom-Reiniger	Re. Datum 16.06.2005	49,42
Firma	Re.Nr.	Art der Leistung	Anmerkung	Forderung
Hase + Co.	197098	Kundendienst	Bestellung 04.05.2005	245,92
Hase + Co.	197097	Restbetrag SR Theke	Auftragsbest. 30.03.2005	5.420,99
Hase + Co.	197096	Restbetrag Küche	Auftragsbest. 24./30.03.2005	11.112,25
Hase + Co.	195483	ua. Behälter/Kocheinsätze	Bestellung 27.04.2005 Rippert	505,47
Hase + Co.	202349	ua. Gläserkorb/Sprühpistole	Bestellung 25.05.2005 Rippert	234,32
Leugers		zusätzliches Treppengitter	Ausführung 29.03.2005	411,80
Willers	20053419	Gaszähler eingebaut	Ausführung 04.07.2005	405,94
Willers	2672	Heizung/Lüftung/Sanitär	Re. V. 24.06.2005 Rest	9.958,10
Willers		Zusatzzähler	Leasingverfahren	700,00
Thape	2050364	Elektroarbeiten	Schlussrechn. 24.08.2005 Rest	4.899,26
Thape	26001	Einbau Zwischenzähler	Angebot 09.01.2006	588,70
		Planung Heizung/Lüftung/Sanitär	Schätzung lt. Baucontroller	375,00
Feldmann		zus. Metallbauteile (Rohre für Lampen)		24,94
		Baugenehmigung für Terrassenausbau	Schätzung für 150 qm Größe	225,00
Hermes&Sloot	208	Innenausbau/Tischlerarbeiten	Re. Datum 31.03.2005 Rest	724,20
			Barvorauslagen (ohne Einzelbelege)	1.318,68
				50.675,59

 

Die einzelnen Positionen sind vom Baucontroller als zweckbestimmt und notwendig beurteilt worden (vgl. den als Anlage beigefügten Sachstandsbericht Nr. 9 vom 13. Februar 2006).

 

2.     Im Sommer des vergangenen Jahres wurde festgestellt, dass ein Deckenbalken des ursprünglichen Bauernhauses „Schievelhöven“ im Saal des Bürgerhofes von einem Holzschädling befallen ist. Der Balken wurde in den Herbstferien von einer Fachfirma zur Schädlingsbekämpfung behandelt. Ob diese Behandlung erfolgreich war oder ob der betroffene Balken ersetzt werden muss, wird sich erst in den Sommermonaten herausstellen. Sollte der Schädling nicht beseitigt sein, besteht die Gefahr, dass er auf weitere Holzbalken übersiedelt und die Statik der Holztragekonstruktion gefährden wird. Aus diesem Grund muss gegebenenfalls in den Sommermonaten der Deckenbalken ausgewechselt werden.

 

        Das Auswechseln des Deckenbalkens wird seitens des Baucontrollers, Herrn Dr. Terhechte, mit ca. 7.000 Euro veranschlagt. Diese Kosten sind in dem oben genannten Nachfinanzierungsbetrag nicht enthalten. Der erforderliche Betrag ist dann zusätzlich zur Verfügung zu stellen.

 

 

 

III.  Zu den Voraussetzungen einer Nachfinanzierung

 

1.    Schlussverwendungsnachweis

Wesentlicher Gesichtspunkt einer vollständigen ordnungsgemäßen administrativen Abwicklung eines Zuwendungsprojektes ist der Nachweis einer zweckentsprechenden Verwendung der Zuwendung. Im Falle des Bürgerhofes Schotthock hat der Förderverein Bürgerhof Schotthock als Bauherr den Nachweis der zweckentsprechenden Verwendung sowohl der städtischen Mittel als auch der (über die Stadt Rheine geflossenen) Landesmittel zu erstellen. Nach Ziffer 12 der Anlage 1 des Zuwendungsbescheides der Bezirksregierung an die Stadt Rheine vom 19. Dezember 2002 ist die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung in qualifizierter Form (Vorlage von Belegen) durch den Förderverein von der Stadt Rheine zu prüfen. Gegenüber der Bezirksregierung hat die Stadt dann das Recht, die zweckentsprechende Verwendung im vereinfachten Verfahren nachzuweisen. Prüfungsinstanz wäre die Bewilligungsstelle, hier also der Fachbereich 1.

Voraussetzung für eine geordnete Verwendungsnachweisprüfung durch die Stadt ist, dass die Rechnungslegung der Maßnahme durch den Verein in einer vollständigen Baurechnung mit

·           dem Bauausgabebuch, nach DIN 276 gegliedert

·           den Rechnungsbelegen

·           den Abrechnungszeichnungen und Bestandsplänen

·           den Verträgen über Leistungen und die Lieferungen mit Schriftverkehr

·           den bauaufsichtlichen Genehmigungen

·           dem Zuwendungsbescheid und Schreiben über die Bereitstellung der Mittel

·           den geprüften, dem Zuwendungsbescheid zugrundegelegten Bauunterlagen

·           der Berechnung der ausgeführten Flächen und des Rauminhalts nach DIN 277

·           dem Bautagebuch

nachvollziehbar und sauber dargestellt wird.

Ferner ist mindestens ein Verwendungsnachweis vorzulegen, der aus einem Sachbericht und einem zahlungsmäßigen Nachweis besteht. Im Verwendungsnachweis ist zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen.

In dem Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis kurz darzustellen. Hier sollten auch die Aussagen des Baucontrollers beigefügt werden.

Im dem zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplanes summarisch auszuweisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten.

Wird der vorgeschriebene Verwendungsnachweis der Bewilligungsstelle durch den Zuwendungsempfänger nicht rechtzeitig vorgelegt, so kann nach Ziffer 9.32 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gemeinden ein Widerruf des Zuwendungsbescheides mit Wirkung für die Vergangenheit in Betracht kommen, der zu einem Erstattungsanspruch des Zuwendungsgebers führen würde.

Der Förderverein hat am 14. Februar 2006 eine Kostenübersicht und einen Kostenreport vorgelegt, der als Teil eines Schlussverwendungsnachweises angesehen werden kann.

2.    Fertigungstellung der Stellplatzanlage

Der Förderverein Schotthock muss sich verpflichten, die komplette Stellplatzanlage für den Bereich des Walshagenparks in Eigenleistung zu erstellen, wobei die Stadt die Materialien stellt. Die Stadt wird hierbei die Mittel in Höhe von 35.000 € einbringen, die der Investor der benachbarten Altenwohnanlage für den Bau der gemeinsamen Stellplatzanlage zur Verfügung gestellt hat.

3.    Nutzungsentgelt und Vereinsbeiträge

 

        In dem vom Vorsitzenden des Fördervereins unterzeichneten Träger- und Nutzungskonzept für den Bürgerhof Schotthock haben Förderverein und Jugend- und Familiendienst e. V. unter dem Punkt Raumbelegung/Raum-gestaltung vereinbart:

 

        „Bei der Vergabe von Räumen sind Kontingente an die Betreibervereine festgelegt. Das heißt, dass der Schwerpunkt im Tagesbereich das Kursprogramm laut Programmheft, Gruppenangebote der Jugendhilfe und Beratungsangebote beteiligter Kooperationspartner umfasst. Im Abendbereich finden Angebote des Fördervereins und damit der im Förderverein zusammengefassten Mitgliedsorganisationen statt.

        Die Grundauslastung der Räume wird vertraglich mit den beteiligten Vereinen gewährleistet. Hier übernehmen der jfd e. V. und der Förderverein Schotthock jährlich jeweils 1.760 Stunden.“

 

        Ferner wird in dem erwähnten Träger- und Nutzungskonzept zwischen den Betreibervereinen unter dem Punkt „2. Einnahmen“ vereinbart:

 

        „Die Finanzierung des Bürgerhofes wird durch die Verpachtung/Vermietung des Gebäudes bzw. seiner einzelnen Räumlichkeiten geregelt. Die Nutzungsfrequenz der Räume ist mit den geplanten Entgelten hochgerechnet.“

 

        Durch Mietvertrag gem. Satzung festgelegte Kontingente

 

1760 Stunden/Jahr Förderverein          1,50 €      2.640,00 €

1760 Stunden/Jahr jfd            1,50 €   2.640,00 €.“

 

        Im Vorstand des Betreibervereins „Bürgerhof Schotthock“ wurde einvernehmlich beschlossen, das Nutzungsentgelt von 1,50 €/Stunde auf 2,00 €/Stunde anzuheben. Somit beträgt das jährlich pauschal an den Betreiberverein zu entrichtenden Nutzungsentgelt für den Bürgerhof Schotthock 3.520,00 € für den jfd e. V. bzw. den Förderverein. Dieser Beschluss wurde in der Mitgliederversammlung des Betreibervereins am 9. Mai 2005 den Mitgliedern zur Kenntnis gegeben.

Dieses Nutzungsentgelt ist für das Jahr 2006 spätestens zum Ende dieses Jahres an den Betreiberverein zu entrichten.

Darüber hinaus muss der Förderverein noch seine Jahresbeiträge (jeweils 100 €) zum Betreiberverein „Bürgerhof Schotthock“ e.V. für die Jahre 2004, 2005 und 2006, also insgesamt 300 €, entrichten.

 

 

IV.   Aspekte zur Gesamtbewertung des Projekts „Bürgerhof Schotthock“

 

1.     Die Notwendigkeit einer erneuten Nachfinanzierung ist insbesondere angesichts der Haushaltssituation der Stadt äußerst ärgerlich und misslich. Es ist daher geboten, den Ursachen für diese Mehrkosten nachzugehen und auch die Verantwortlichkeiten hierfür klarzustellen. Hier gilt es, nichts zu beschönigen.

 

2.     Die Frage, ob sich der Rat für den Start des Projektes auch dann entschieden hätte, wenn ihm die endgültige Höhe des städt. Zuschusses (450.000 €) vorher bekannt gewesen wäre, ist zwar sicherlich interessant; sie allerdings länger zu diskutieren, erübrigt sich angesichts der gesetzten Fakten. Sinnvoll und notwendig ist dagegen die Erörterung und Beantwortung der Frage, welche Konsequenzen für künftige vergleichbare Projekte zu ziehen sind, um vor ähnlichen negativen Überraschungen gesichert zu sein.

 

3.     Bei aller notwendigen Aufklärung des Sachverhaltes und bei der Diskussion der sich daraus ergebenden Konsequenzen für alle Beteiligten sollte aber auch darauf geachtet werden, den zukünftigen Betrieb des Bürgerhofes Schotthock nicht länger mit Auseinandersetzungen zu Problemen aus der Bauphase zu belasten und ehrenamtlich Tätige nicht zu demotivieren, sondern zu weiterem Engagement zu ermutigen.

 

4.     Neben Fehlern und Versäumnissen, aus denen es zu lernen gilt, sollten auch folgende positive Ergebnisse in den Blick genommen werden:

 

        -  Lt. Aussage des Baucontrollers (Herr Dr. Terhechte) entspricht die Bauausführung den genehmigten Plänen. Für eine mängelfreie Schlussabnahme ist lediglich noch die Aufschaltung der Rauchmelder auf die Hausalarmanlage erforderlich (Kosten ca. 250,00 €).

 

        -  Die Stadt hat ein voll funktionsfähiges und für die angestrebten Nutzungszwecke (Familienbildungsstätte, Begegnungsstätte, Cafebetrieb) geeignetes Gebäude erhalten.

 

        -  Das Gebäude hat nach Aussagen von Herrn Dr. Terhechte einen nach dem Sachwertverfahren ermittelten Wert von mindestens 1,5 Mio. €. Dies entspricht in etwa der damaligen Kostenschätzung für das Projekt „Bürgerhof Schotthock“.

 

        -  Die Stadt hat trotz einer Nachfinanzierung in der Gesamthöhe von rd. 150.000 € ein „preiswertes“ Gebäude erhalten. Die öRP schätzt den volkswirtschaftlichen Wertzuwachs durch die ehrenamtlich geleisteten Eigenleistungen sowie durch die Leistungen der Beschäftigungsinitiativen immerhin auf netto ca. 470.000 €.

 

Anlagen:

 

Anlage 1: Sachstandsbericht Nr. 9 terhechte&höfker architekten