Beschlussvorschlag/Empfehlung:
Der Kulturausschuss nimmt die Informationen
zu Umbau und Einrichtung des Stadtarchivs und die damit verbundenen
Gesamtkosten in Höhe von 283.408,66 EUR (Umbau 186.986,53 EUR, Einrichtung
96.422,13 EUR) zur Kenntnis.
Der
Kulturausschuss empfiehlt dem Haupt- und
Finanzausschuss, die beiden folgenden Positionen zusätzlich in den
Haushaltsplan für das Jahr 2007 aufzunehmen:
1.
136.986,59 EUR für den Umbau (50.000 EUR bereits
veranschlagt)
2.
96.422,13
EUR für die Einrichtung.
Gleichzeitig beschließt der Haupt-
und Finanzausschuss, die maximal zu erzielende Förderung durch den
Landschaftsverband in Höhe von 15.767,08 EUR für 2007 zu veranschlagen.
Begründung:
Das Raumkonzept für die zweite Etage der ehemaligen Volksbank sieht u.
a. den Umzug des Stadtarchivs dorthin vor. Ziel ist dabei, die bisher im
Kannegießerhaus vorgehaltenen Funktionen in die neue städtische Büroetage zu
verlagern, um Folgekosten zu sparen und das Kannegießerhaus veräußern zu
können. Für das Stadtarchiv ermöglicht der Umzug eine wesentliche
Modernisierung der Arbeitsbedingungen und des Besucherbetriebs. Insbesondere
die Möglichkeiten der Nutzung des Stadtarchivs durch Gruppen (Schüler,
Studenten, Vereine) werden sehr verbessert oder überhaupt erst geschaffen. Die
Unterbringung im gleichen Haus wie die Stadtbücherei und die größere Nähe zur
Verwaltung lässt zahlreiche Synergien zu. Das Präsenzmagazin neben dem
Besucherraum bietet optimale klimatische und sicherheitstechnische Bedingung
zur Aufbewahrung des Historischen Archivs. Zu lösen bleibt allerdings das
grundsätzliche Magazinraumproblem des Stadtarchivs.
1.
Ausgangssituation
In der Sitzung des Haupt- und
Finanzausschusses am 9. Mai 2006 (vgl. HFA-Vorlage 175/06) wurde das vom
Rat in seiner Sitzung vom 27. September 2005 geforderte Nutzungs-(Raum-)konzept
für das 2. Obergeschoss der Volksbank beschlossen (vgl. Ratsvorlage 487/05 E2 –
Kauf des Teileigentums der Volksbank). Dabei wurde lediglich eine neue
Raum-/Flächenorganisation untersucht und vorgestellt. Erst nach dieser
Entscheidung wurden die technischen Voraussetzungen für die neue Nutzung
untersucht.
Entsprechend den Vorgaben des Ratsbeschlusses vom 27. September 2005 werden
mit dem Raumkonzept die Folgekosten
(Betriebskosten) im Rahmen des Gesamtbudgets aufgefangen. Der mit dem Kauf der
Volksbankimmobilie verbundene städtische Flächenzuwachs
kann mit der Aufgabe der Standorte Volkshochschule, Stadtarchiv und Bücherei
kompensiert werden.
Mit dem Raumkonzept ist verbunden, dass Stadtarchiv, Schul- und
Kulturverwaltung, Sportservice und Leitung des Fachbereichs 1 in das ehemalige
Volksbankgebäude umziehen. Mit dem Umzug der Volkshochschule in das
Josef-Winckler-Zentrum erfolgt deren räumliche Zusammenlegung mit der
Musikschule.
Unter Ziffer 1 „Umbaukosten“
wurde in der HFA-Vorlage darauf hingewiesen, dass die Umbaukosten für die 2.
Etage der Volksbank ca. 100.000 Euro betragen und die Kosten für die technische
Ausrüstung erst zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen der Detailplanung
ermittelt werden können.
Bezogen auf die Einrichtungskosten
des Stadtarchivs wurde in der HFA-Vorlage unter Ziffer 2 erläutert, dass diese
einer fachplanerischen Unterstützung bedürfen und noch ermittelt werden müssen.
Aufgrund der fehlenden Planungstiefe und der notwendigen Unterstützung
durch einen Fachplaner konnten die Einrichtungskosten
des Archivs zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung für den Haupt- und Finanzausschuss
nicht beziffert werden (vgl. HFA-Vorlage 175/06, Ziffer 2). Die Problemstellung
hinsichtlich der Einrichtung des Archivs wurde in der Anlage 1, Raumkonzept,
unter Ziffer 2.4.2 der genannten HFA-Vorlage erläutert. Die derzeitige
Archiveinrichtung ist 24 Jahre alt, speziell auf die Räume des
Kannegießerhauses zugeschnitten und mit einigen Ausnahmen veraltet. Um auf der
geringeren Grundfläche der 2. Volksbank-Etage, die zudem einen sehr
spezifischen Raumzuschnitt hat, die Funktionen des Kannegießerhauses unterzubringen,
ist in weiten Teilen eine Neueinrichtung erforderlich. Besonders der Dreiecksraum
als Benutzerraum, Bibliothek und Arbeitsraum der Archivangestellten bedarf
einer funktionellen Ausstattung, damit hier weiterhin alle mit Benutzerberatung
und Aufsicht verbundenen Aufgaben des Stadtarchivs von einer Arbeitskraft
erledigt werden können.
2.
Planung des Stadtarchivs im 2. Obergeschoss
2.1 Optimierung
der Archivarbeit
Durch den Umzug und die funktionsgerechte Planung ergeben sich für die
Arbeit des Stadtarchivs vor allem folgende Verbesserungen:
- Schaffung
eines wesentlich größeren und benutzerfreundlichen Umfeldes für Besucher
des Stadtarchivs. Besonders die Möglichkeiten zur Nutzung durch Gruppen
werden verbessert.
- Erstmals
Schaffung der Möglichkeit, mit Schulklassen im Stadtarchiv zu arbeiten
(durch größeren Besucherraum und mögliche Nutzung des Sitzungssaales als
Seminarraum).
- Wesentliche
Verbesserung der Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter des Stadtarchivs,
weil alle Räume auf einer Ebene liegen und ein Aufzug den Aktentransport
in die Etage ermöglicht.
- Nutzung von
Synergien zusammen mit der Stadtbibliothek: Weiterleitung von Besuchern,
gemeinsame Veranstaltungen.
- Größere
Nähe zur Verwaltung.
2.2 Hauptnutzfläche
des Archivs
Die Hauptnutzfläche
des Archivs beträgt im Kannegießerhaus insgesamt ca. 330 qm (einschließlich
Gewölbekeller) und wird künftig im 2. OG der ehemaligen Volksbank ca. 272 qm
betragen. Durch die kompaktere Aufteilung und Ausstattung sind die neuen Räume
bei geringerer Grundfläche effektiver zu nutzen.
2.3 Umbaumaßnahmen
In der HFA-Vorlage vom 9. Mai 2006 waren die Kosten für die baulichen
Maßnahmen (ohne technische Ausrüstung) des 2. Obergeschosses der ehemaligen
Volksbank für die Verlagerung des Stadtarchivs und die Verwaltungsräume des
Fachbereiches 1 mit insgesamt ca. 100.000 EUR angesetzt worden, davon 50.000
EUR für das Archiv, die im Haushalt für das Jahr 2007 zur Verfügung stehen.
Aufgrund der nun vorhandenen höheren Planungstiefe konnte eine
detaillierte Kostenschätzung - insbesondere für den erforderlichen Magazinraum –
erfolgen (siehe Anlage). Insgesamt entstehen demnach Baukosten im Umfang von 186.986,53 EUR (incl. MWSt).
2.4 Einrichtungsmaßnahmen
Die bestehende 24 Jahre alte Einrichtung
des Archivs ist hinsichtlich der Verwahrung des Archivguts in weiten Teilen auf
die Besonderheiten des historischen Kannegießerhauses ausgerichtet. So sind die
vorhandenen Regale aufgrund der Statik des Gebäudes im Wesentlichen an den
Wänden angebracht. Darüber hinaus sind viele Einrichtungsteile abgenutzt (z. B.
Besucherraum), da die finanziellen Mittel für Ersatzbeschaffung bisher nicht
bereitgestellt wurden.
In Zusammenarbeit mit dem Architekten wurde ein Kostenumfang bestimmt,
der baulich und fachlich vertreten werden kann, aber auf im Grunde notwendige
Ersatzbeschaffungen und Einrichtungsergänzungen zum jetzigen Zeitpunkt verzichtet.
So werden ältere Geräte vorläufig weiter benutzt, die im Fall des Defekts nicht
mehr wirtschaftlich zu reparieren sein werden (Mikrofilmlesegerät und –scanner
von 1997; Fotokopierer von 1993). Teilweise wird auch vorhandene Büromöblierung
am neuen Standort weiter verwendet. Die Kosten für Einrichtungsmaßnahmen belaufen
sich auf 96.422,13 EUR (siehe Anlage).
2.5 Förderungsmöglichkeit
Das Westfälische Archivamt fördert bestimmte
Archiveinrichtungen und Maßnahmen zur Herstellung eines geeigneten Klimas in
Archiv- oder Magazinräumen mit einem Zuschuss von 30 % unter dem Vorbehalt,
dass entsprechende Haushaltsmittel beim LWL bereitstehen. Entsprechend den
Förderrichtlinien werden Zuschüsse für Klimatisierung des Magazinraums,
UV-Schutz sowie Anschaffung der Rollregalanlage und der Kartenschränke
beantragt werden. Vorbehaltlich der Zustimmung des Westfälischen Archivamtes
und des Bereitstehens von Haushaltsmitteln des LWL beträgt der maximal zu
erzielende Zuschuss 15.767,08 EUR.
3. Jährliche
Betriebskosten
Bei der Ermittlung der jährlichen Betriebskosten für das Stadtarchiv
wurden die Kostenarten Energie, Gebäudereinigung (einschließlich
Hausmeisterdienste, die durch die Gebäudereinigungsfirma erbracht werden),
Grundbesitzabgaben, Gebäudeversicherung und die Leitungskosten für die
Die
Betriebskosten im 2. Obergeschoss der
Volksbank werden mit ca. 14.500 EUR
kalkuliert. Die Differenz in Höhe von 8.500 EUR zum Standort Kannegießerhaus
ist vor allem auf die nicht mehr benötigte Standleitung für die
Der
Erhaltungsaufwand für die Fläche des Stadtarchivs am neuen Standort konnte
nicht ermittelt werden, da der Gebäudeneubauwert für das Teileigentum an dem
Gebäude bisher nicht ermittelt wurde (erfolgt durch die Gebäudeversicherung).
4. Kosten bei Verbleib im Kannegießerhaus
Grundsätzlich ist der Verbleib des Stadtarchivs am bisherigen Standort
möglich. Wenn dieser Verbleib längere Zeit andauern soll, sind allerdings auch
an diesem Standort Optimierungen erforderlich. Hierzu gehören am dringlichsten
- Klimatisierung
des Magazinraumes zur Erzielung konstanter Temperatur- und
Luftfeuchtigkeitswerte (Vermeidung von Schimmelbefall der Archivalien)
- Verlegung
des Mikrofilmarbeitsplatzes vom Magazin in den Besucherraum
- Modernisierung
des Benutzerraumes mit neuen Arbeitstischen, Lampen und Stromanschlüssen
für die Notebook-Benutzung
- Erweiterung
der Regalflächen für die Dienstbibliothek
- Ersatz wirtschaftlich
nicht mehr zu reparierender Geräte (Mikrofilmlesegerät und –scanner,
Fotokopierer)
Die Kosten für diese Maßnahmen müssten durch einen Fachplaner ermittelt
werden.
Anlagen:
Anlage 1: Kostenschätzung Stadtarchiv Rheine – Umbau und Einrichtung