Beschlussvorschlag/Empfehlung:

1.   Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt dem Portalrelaunch für die Stadt Rheine (www.rheine.de) zu.

2.   Die Verwaltung wird mit der weiteren Umsetzung beauftragt.

Begründung:

In seiner Sitzung am 10.02.2015 hat der Rat der Stadt Rheine beschlossen, die für den Portalrelaunch veranschlagten Gesamtkosten in Höhe von 100.000 € aus dem Haushaltsplan für das Jahr 2015 zu streichen. Grund hierfür waren noch offene Fragen zu technischen, funktionalen und gestalterischen Aspekten.

Zudem wurde die Verwaltung beauftragt zu prüfen, „inwieweit ein Modell für eine Beteiligung städtischer Gesellschaften und Einrichtungen an den einmaligen und laufenden Kosten des Betriebes der Homepage entwickelt werden kann“. (Antrag CDU/10.02.15)

Der vorgenannte Betrag von 100.000 € wurde im Rahmen der Haushaltsplanberatungen für das Jahr 2016 durch Beschluss des Haupt- und Finanzausschusses am 19.01.2016 wieder in das Budget des Sonderbereiches 0, Produkt 02016/Internet eingestellt, die grundsätzlich positive Haltung seitens der politischen Vertreter/innen wurde damit verdeutlicht.

Vorbemerkung

Alle technischen, funktionalen und gestalterischen Anforderungen, die die Verwaltung an das Portal www.rheine.de stellt, werden in dem in Kooperation mit der Firma City & Bits im 2014 erstellten und nun überarbeiteten Lastenheft (auch Anforderungskatalog genannt) beschrieben. Sie stellen die Gesamtheit aller Ansprüche der Stadt Rheine an die Leistungen eines Auftragnehmers dar und wurden im Zuge einer vorangegangenen Anforderungsanalyse aus allen Fach- und Sonderbereichen zusammen gestellt. Damit ist sichergestellt, dass alle Anforderungen, die die Stadtverwaltung an ihren Internetauftritt stellt, berücksichtigt werden.

Das Lastenheft soll als Grundlage für eine Ausschreibung dienen, mit der Interessenten aufgefordert werden sollen, auf der Grundlage des Lastenheftes ein Pflichtenheft zu erstellen, welches in konkreterer Form beschreibt, wie der Auftragnehmer die im Lastenheft genannten Anforderungen zu lösen gedenkt. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Anforderungen so allgemein wie möglich, aber auch so einschränkend wie nötig formuliert werden. Hierdurch erhalten die Anbieter die Möglichkeit, optimale Lösungen zu erarbeiten, ohne durch zu konkrete Anforderungen in ihrer Lösungskompetenz eingeschränkt zu sein.

Da seinerzeit zum Lastenheft im HFA Klärungsbedarfe z.B. zum Umfang der Leistungen, zu E-Government-Funktionen und zum Erwerb von Lizenzprodukten bestanden, wurde vereinbart, diese Fragen bilateral zu erörtern und anschließend einen gesonderten Beschluss im Haupt- und Finanzausschuss für den Projektstart einzuholen.

Im Rahmen dieser Austausche wurde das Lastenheft überarbeitet; die bisherigen Anforderungskriterien A (Ausschlusskriterium), H (hoch), N (niedrig) und O (optional) wurde um eine Stufe M (Mittel) erweitert. Gleichzeitig wurde die Anzahl der Anforderungskriterien verringert und erneut mit dem Ziel einer gleichmäßigeren Verteilung der Gewichtungen priorisiert.

Deutlich geworden ist im Rahmen dieser Überarbeitung, dass E-Government-Funktionen in dem Lastenheft zwar nicht ausdrücklich genannt werden, aber umfangreiche Anforderungen zum technischen Standard formuliert sind, die Grundlage für die Ausweitung dieser Funktionen sicherstellen. Die Notwendigkeit, E-Government-Funktionalitäten im neuen Internetauftritt zu realisieren, hat die Verwaltung erkannt und wird diese mit berücksichtigen. Das neue Portal muss mehr können als bisher. Gleichzeitig während der Einführung sollen bereits vorhandene und kostengünstige Lösungen realisiert werden.

Das überarbeitete Lastenheft ist als Anlage zu dieser Vorlage beigefügt.

Portalrelaunch

Für den Portalrelaunch sprechen vielfältige Gründe. Dabei ist eine ansprechende, nutzerfreundliche und moderne Gestaltung sicher bedeutsam und für die Darstellung der Stadt als Fenster nach außen unabdingbar. Noch wichtiger ist jedoch die Anpassung an technische und funktionale Standards. Beispielhaft genannt werden kann die derzeit mangelhafte Barrierefreiheit. Menschen mit Behinderungen und altersbedingten Einschränkungen können die Seite www.rheine.de zurzeit kaum nutzen.

Auch Menschen anderer Nationen und Sprachen –zurzeit leben nach derzeitigem Stand Menschen aus 119 Nationen in Rheine - können die bereitgestellten Informationen nicht lesen. Ein einfaches Übersetzungstool, um die wichtigsten Informationen auf den Internetseiten lesen zu können, würde Abhilfe schaffen.

Auch dem heutzutage geänderten Nutzerverhalten (die Mehrheit surft mit Smartphone oder Tablet) wird mit dem bisherigen Auftritt nicht mehr Rechnung getragen werden. Ein so genanntes Responsives Design würde die Nutzung von www.rheine.de auf unterschiedlichen Endgeräten (Laptop, Tablet, Mobiltelefone) ermöglichen.

Hinsichtlich einer Kostenbeteiligung städtischer Gesellschaften und Einrichtungen ist anzumerken, dass bereits über Synergieeffekte künftig Kosteneinsparungen  erzielt werden können. Das Angebot einer sogenannten Microsite-Lösung (gleiches technisches System mit allen Funktionalitäten, aber der Möglichkeit eines eigenen Erscheinungsbildes) für städtische Gesellschaften und Einrichtungen soll zukünftig für alle Anwender Kosten reduzieren. Module oder Funktionalitäten, die von einem Partner gekauft werden, können von anderen mitgenutzt und mitfinanziert sowie zentral betreut werden.

Im Rahmen einer kurzen PowerPoint-Präsentation in der HFA-Sitzung sollen die wesentlichen Begründungen noch einmal skizziert werden.

Bei Zustimmung zum Beschlussvorschlag ist geplant, eine Ausschreibung für einen Teilnehmerwettbewerb bis zum Ende 2016 durchzuführen, um Anbieter herauszufiltern, die grundsätzlich geeignet erscheinen. Im Rahmen einer sich anschließenden Präsentation soll eine Bestenauswahl erfolgen und

ein Anbieter beauftragt werden.

Die Umsetzungsphase wird – gemessen an den Erfahrungen in anderen Kommunen – ca. 18 Monate dauern.

Anlagen:

Anlage 1: Lastenheft