Betreff
Darstellung und Analyse der eingesetzten Datenverarbeitungsprogramme
Vorlage
409/17
Aktenzeichen
BM - FB 7 - gr
Art
Beschlussvorlage

Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den Sachstandsbericht der Verwaltung zur Darstellung und Analyse der eingesetzten Datenverarbeitungsprogramme zur Kenntnis.

Begründung:

 

Mit dem Antrag der Fraktionen FDP, Bündnis´90/DIE GRÜNEN und CDU vom 23. Mai 2017 wurde die Verwaltung zur Darstellung und Analyse der eingesetzten Datenverarbeitungsprogramme der Verwaltung und der städtischen Töchter aufgefordert. Die nachführenden Ausführungen sollen einen aktuellen Stand der DV-Anwendungen und die weiteren Entwicklungsschritte aufzeigen.

 

1.   Eingesetzte DV-Programme

 

Insgesamt befinden sich bei

 

der Stadtverwaltung Rheine                                                 237 DV-Programme

 

der Stadtwerke GmbH und

den Technischen Betriebe Rheine AöR                                  66 DV-Programme

 

der Entwicklungs- und Wirtschaftsförderungs-

gesellschaft der Stadt Rheine gGmbH                                   14 DV-Programme

 

der Kloster gGmbH                                                                    6 DV-Programme

 

im Einsatz.

 

Grundsätzlich ist festzustellen, dass die städtischen Töchter aufgrund ihrer eigenen Rechtspersönlichkeit in der Beschaffung der DV-Programme eigenständig agieren und die entsprechenden Software-Lizenzen erwerben müssen. Auch im Falle des gemeinsamen Betriebes von DV-Programmen müssen die jeweiligen eigenständigen Gesellschaften über die entsprechenden Lizenzen für die Programmanwendung verfügen.

 

Aufgrund der umfassenden Aufgabenbereite einer Kommunalverwaltung von Sozialleistungen, über Einwohnerverwaltung bis hin zur Gefahrenabwehr, benötigt diese deutlich mehr DV-Programme (Fachanwendungen) als spezialisierte Landes- oder Bundesbehörden. Im zentralen Verfahrensverzeichnis werden alle DV-Anwendungen geführt. Durch den zentralen Betrieb der DV-Anwendungen, wird gewährleistet, dass sich keine redundanten Systeme im Einsatz befinden.

 

Bezogen auf die einzelnen Fachbereiche (Produktgruppen/Produkte) der Stadtverwaltung gilt, dass diese für die Beschaffung der für die Aufgabenerledigung notwendigen Fachanwendungen (z. B. Bauordnung für die Software Pro-Bau, Ausländerbehörde für die Software ADVIS, Personalverwaltung für das Software P&I LOGA) zuständig sind. Auch müssen die Fachbereiche die erforderlichen Schnittstellen zu ergänzenden Software-Systemen eigenständig erkennen und beauftragen (z. B. KIS-Finanzen). Der Finanzsoftware kommt als eine der zentralen Fachanwendung mit verschiedenen Schnittstellenerfordernissen eine besondere Bedeutung zu. Die realisierten Schnittstellen der Software KIS-Finanzen für Datenim- und Datenexporte sind in der Anlage 1 dargestellt.

 

Eine weitere zentrale Fachanwendung ist das Geoinformationssystem (GIS). Das GIS basiert auf einer offenen Oracle-Datenbank und kann über diverse Schnittstellen Daten abgeben und auch aus den verschiedensten Datentöpfen Daten übernehmen (z. B. Dwg/dxf, Shape, WMS/WFS, SQLite, andere Oracle-Datenbanken, ArcView, Excel nur Sachdaten bei vorhandenen Geometrien). Diverse Fachanwendungen/-kataster (z.Zt. rund 30) basieren auf dieser Datenbank und ermöglichen über Viewertechnologien im Intranet einen schnellen, dezentralen Zugriff.

 

Die fachbereichsübergreifenden DV-Programme werden durch den Fachbereich Interner Service betreut (z. B. MS-Office, Mail-Server, Session, Internet Explorer, Firewall, Adobe Reader, Zeiterfassung).

 

 

2.       aktuelle Entwicklungen im Bereich der DV-Programme

 

a) Prüfberichte der Örtlichen Rechnungsprüfung

Die seitens der örtlichen Rechnungsprüfung festgestellten Prüfungsbemerkungen zum Einsatz von Softwareprogrammen werden durch die Verwaltung aufgearbeitet.

 

Im ersten Halbjahr 2018 wird im Bereich des Einwohnermeldewesens die neue Software VOIS/MESO eingeführt. Zeitgleich erfolgt die Einführung der neuen Software VOIS/Gebühren-Kasse für die Verwaltung von Barkassen bzw. bargeldlosen Zahlungsverkehr im Direktzahlungsverkehr. Hierdurch wird im Bereich des Meldewesens künftig sichergestellt, dass der Zahlungsvorgang aus dem Einwohnermeldewesen unmittelbar in das Kassensystem elektronisch übertragen wird. Ebenfalls wird eine Schnittstelle für den Kassenabschluss zwischen den Programmen KIS-Finanzen und VOIS/Gebühren-Kasse erstellt. Weitere Schnittstellen zu DV-Programmen (Gewerbewesen, Ausländerwesen, Personenstandswesen) sind im Laufe des Jahres 2018 geplant.

 

Für den Bereich der Gebäudewirtschaft wurden in die Haushaltsplanung 2018 Finanzmittel für die Anschaffung einer CAFM-Software für die Bewirtschaftung der städtischen Gebäude aufgenommen. Auch hier sollen die Defizite in der Datenhaltung zu den städtischen Gebäude- und Reinigungsflächen behoben werden. Zielsetzung ist ebenfalls, die Verwaltungsprozesse bei der Bewirtschaftung der Gebäude durch die zu beschaffende CAFM-Software zu unterstützen.

 

b) Finanzsoftware KIS-Finanzen

Für die derzeit eingesetzte Finanzsoftware KIS-Finanzen beabsichtigt die KAI-Gruppe (Zusammenschluss auf Gegenseitigkeit von 40 Kommunen und Entwickler der Software), die Softwarepflege zum 31.12.2022 einzustellen. Zielsetzung der KAI-Gruppe ist, ab dem Jahr 2020 sukzessive die bestehende Finanzsoftware KIS-Finanzen in den KAI-Mitgliedskommunen durch eine marktgängige Finanzsoftware abzulösen.

 

Um diesen Ablöseprozess weiter zu gestalten, soll die KAI-Geschäftsführung durch die Mitgliedskommunen beauftragt werden, in 2018 die notwendigen Vorbereitungen für eine im Jahr 2019 durchzuführende gemeinsame Beschaffung (EU-weite Ausschreibung) mit Unterstützung eines geeigneten Dienstleisters zu treffen. Dazu gehören u.a.:

 

•           die Auswahl des Dienstleisters zur Vorbereitung der Ausschreibung,

•           die Festlegung des konkreten Vergabeverfahrens,

•           die Festlegung der Eignungskriterien für den Teilnahmewettbewerb,

•           die Festlegung der Ausschluss- und fachlichen Leistungskriterien,

•           den Umfang der Datenübernahme,

•           die Regelungen zur Preisermittlung sowie die Gewichtung Preis- und Leistung als Grundlage für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes.

 

Zielsetzung der Stadt Rheine muss es sein, als Nachfolgeprodukt KIS-Finanzen eine für die Größenordnung der Stadt Rheine unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten geeignete Finanzsoftware auszuwählen. Neben der Leistungsfähigkeit sollen weitere Kriterien in den Auswahlprozess einbezogen werden; hier sind insbesondere folgende Punkte zu nennen: Verfügbarkeit bzw. leichte und kostengünstige Generierung der notwendigen Schnittstellen zu Fachanwendungen mit Zahlungsbezug, Usability für die Mitarbeiter/innen (u.a. workflowgestützte Bearbeitung von Buchungsvorgängen), Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems und die medienbruchfreie Verarbeitung von E-Rechnungen. Aber auch umfassende standardisierte E-Government-Funktionalitäten sollen Bestandteil der neuen Finanzsoftware sein.

 

Bis Mitte des Jahres 2018 muss sich die Stadt Rheine entscheiden, ob sie sich an einer gemeinsamen Beschaffung der KAI-Gruppe beteiligt oder alleine die Beschaffung durchführt. Vor dieser Entscheidung wird die Verwaltung (Fachbereich Finanzen, Wohn und Grundstücksmanagement) in einer HFA-Vorlage die Hintergründe der Entscheidung ausführlich erläutern. Die örtliche Rechnungsprüfung wird im weiteren Verfahren und bei der Erstellung der Vorlage beteiligt. Vor und ggf. nach dieser Entscheidung hat die Verwaltung die Möglichkeit ihre Interessen bei der Konkretisierung des KAI-Anforderungsprofils für die neue Finanzsoftware – wie bei allen KAI-Projekten zuvor – einzubringen.

 

 

c) Elektronische Aktenführung/E-Governmentfunktionen

Die Verwaltung hat die strategische Zielsetzung, bis zum Jahr 2022 die elektronische Aktenführung bei der Stadt Rheine flächendeckend einzuführen. Hierdurch werden die Grundlagen für die Abwicklung von Geschäftsprozessen der Verwaltung mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien geschaffen.

 

Die Stadt Rheine setzt für die elektronische Aktenführung (Dokumentenmanagement-System) das Produkt ECM der Firma Optimal Systems ein. Aktuell verfügen rund 100 Arbeitsplätze über einen Zugriff auf die elektronische Aktenführung. Die strategische Zielsetzung sieht vor, bis zum Jahr 2022 die elektronische Aktenführung flächendeckend einzuführen.

 

Der Einsatz moderner Techniken in den öffentlichen Verwaltungen ermöglicht es, die Qualität und die Zugänglichkeit der öffentlichen Dienste zu verbessern, die Kosten für alle Beteiligten zu senken und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Die elektronische Aktenführung ist mit Voraussetzung für die medienbruchfreie Gestaltung von E-Governmentprozessen. Die Fachbereiche sollen künftig stärker mit einer Personalressource durch den Fachbereich Interner Service bei der Umstellung auf die elektronische Aktenführung unterstützt werden. Eine besondere Priorität liegt in der elektronischen Aktenführung von wiederholenden Aktenvorgängen, sogenannten Fallakten, (z. B. Wohngeldanträge, Steuerakten, Elternbeiträge Kitas). Hierbei gilt es vor allem die Geschäftsprozesse aufzunehmen,  auf Optimierungspotentiale zu untersuchen und sie künftig elektronisch unter der Einbindung von E-Governmentfunktionalitäten abzubilden.

 

In der Haushaltsplanung 2018ff sind die erforderlichen finanziellen und personellen Ressourcen des Fachbereiches Interner Service für die Umsetzung der elektronischen Aktenführung berücksichtigt worden. Ggf. erforderliche Schnittstellen zwischen dem Dokumentmanagement-System und eingesetzten Fachanwendungen (z. B. in der Ausländerbehörde das Programm ADVIS) sind durch den jeweiligen Fachbereich bereitzustellen.

 

d) Internet-Bezahlfunktionen / Bürgerkonto

Für die Verwaltungsbereiche, die bereits E-Governmentleistungen anbieten (z. B. Personenstandsurkunden, Stadtbibliothek, Einwohnermeldewesen), wird eine E-Paymentfunktion gewünscht, um den Zahlungsverkehr unmittelbar an die elektronische Leistungserstellung zu koppeln. Die E-Paymentfunktion soll mit dem anstehenden Portal-Relaunch im Jahr 2018 angeboten werden. Ebenfalls ist im Jahr 2018 beabsichtigt, ein Bürgerkonto einzuführen, mit dem E-Governementangebote mit Authentifizierungserfordernis (elektronischer Ausweis) ermöglicht werden sollen.