Beschlussvorschlag/Empfehlung:

1. Der Rat der Stadt Rheine beauftragt Herrn Mathias Krümpel, als persönlichen Stellvertreter von Herrn Dr. Peter Lüttmann, in der Gesellschafterversammlung der Kulturellen Begegnungsstätte Kloster Bentlage gGmbH folgenden Beschluss zu fassen:
   Dem Aufsichtsratsmitglied Dr. Peter Lüttmann wird für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung erteilt.

2. Der Rat der Stadt Rheine beauftragt den Vertreter der Stadt Rheine in der Gesellschafterversammlung der Kulturellen Begegnungsstätte Kloster Bentlage gGmbH, Herrn Dr. Peter Lüttmann, folgende Beschlüsse zu fassen:
1. Der Jahresabschluss zum 31.12.2017 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2017 wurden mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk durch den Wirtschaftsprüfer Dr. Konermann versehen. Der Jahresabschluss mit einer Bilanzsumme von 398.580,36 € und einem Jahresfehlbetrag von 73.430.17 € wird festgestellt.
2. Der Jahresfehlbetrag in Höhe von 73.430,17 € soll zum Teil durch Entnahme aus der zweckgebundenen Rücklage in Höhe von 55.514,49 € ausgeglichen werden. Die verbleibende Summe in Höhe von 17.915,68 € soll als Bilanzverlust vorgetragen werden. Das Eigenkapital beträgt somit zum 31. Dezember 2017 8.084,32 €
3. Der Geschäftsführung und den anderen Aufsichtsratsmitgliedern wird für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung erteilt.
   
   

Begründung:

Zu 1)

Für die Beschlussfassung des Vertreters der Stadt Rheine in der Gesellschafterversammlung bedarf es einer Beauftragung durch den Rat der Stadt. Hierbei ist zu beachten, dass eine Entlastung von Herrn Dr. Lüttmann als Aufsichtsratsmitglied nicht durch ihn als Gesellschaftervertreter möglich ist. Hierüber muss deshalb ein gesonderter Beschluss durch den persönlichen Stellvertreter gefasst werden.

zu 2a)

Der Jahresabschluss 2017 der Firma „Kulturelle Begegnungsstätte Kloster Bentlage gGmbH“ (Kloster Bentlage gGmbH) wurde von der Geschäftsführung erstellt und vom Wirtschaftsprüfer Dr. Konermann geprüft, der den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk auch für den zusammengefassten Lagebericht erteilt hat.

Zu 2b)

Der vorgelegte Jahresabschluss 2017 schließt mit einem Jahresfehlbetrag in Höhe von 73.430,17 € ab. Der Jahresfehlbetrag kann nicht in vollem Umfang durch Entnahme aus der zweckgebundenen Rücklage in Höhe von 55.514,49 € ausgeglichen werden. Der verbleibende Fehlbetrag in Höhe von 17.915,68 € soll als Bilanzverlust vorgetragen werden.

Für den erstmalig seit 2008 aufgetretenen Bilanzverlust benennt die Geschäftsführung der Kloster Bentlage gGmbH im Wesentlichen folgende Ursachen:

• gestiegene tarifliche Personalkosten und weitere Personalkosten, ausgelöst durch außerplanmäßige Personalersatzvornahmen aufgrund von hohem Krankenstand.
• ein Anstieg des Eigenanteils des Kosten des Kulturprogramms, unter anderem ausgelöst durch den unerwarteten Wegfall einer Förderzusage. Außerdem flossen Zuschüsse für 2017 erst 2018 und konnten deshalb nicht im Bilanzjahr 2017 berücksichtigt werden.
• Aufwendungen für Investitionen in die digitale Infrastruktur des Hauses. Hier kam es auf Grund der baulichen Besonderheiten des Gebäudes zu gestiegenen Erstellungskosten.

Für das Haushaltsjahr 2018 sieht die Planung wieder ein ausgeglichenes Ergebnis vor. Zur Einhaltung des Planziels hat die Geschäftsführung dem Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 15.05.2018 einen Maßnahmenkatalog vorgestellt. Dieser beinhaltet im Wesentlichen folgende Punkte:

• Aufschub investiver Maßnahmen, sofern diese zur Aufrechterhaltung Erhalt des Geschäftsbetriebes nicht unbedingt erforderlich sind,
• Steuernde Maßnahmen zur Einhaltung der Personalkostenplanung,
• Verstärktes Bemühen um Sponsoring-Gelder,
• Einsparungen bei einzelnen Programmangeboten,
• Anpassung der Werbekosten für Druckerzeugnisse unter Nutzung neuer digitaler Möglichkeiten.

zu 2c)

Der Beschlussfassung durch die Gesellschafterversammlung unterliegen unter anderem die Feststellung des Jahresabschlusses, die Ergebnisverwendung und die Entlastung des Aufsichtsrates und der Geschäftsführung.

Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung am15.05.2018 gem. § 17 des Gesellschaftsvertrages den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Vorschlag zur Deckung des Jahresfehlbetrages beraten und an die Gesellschafterversammlung zur Entscheidung verwiesen. Der Aufsichtsratsbeschluss wurde einstimmig gefasst.

Allgemeiner Hinweis

Der Jahresabschluss beinhaltet gem. §108 Absatz 1 Nr. 9 GO NRW individualisiert die Gesamtvergütungen der Mitglieder von Geschäftsführung und Aufsichtsrat.

Anlagen:

Anlage 1: Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts zum 31.12.2017 der Firma Kulturelle Begegnungsstätte Kloster Bentlage (g)GmbH