Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Betriebsausschuss nimmt die Erläuterungen zu den für das Jahr 2020 geplanten investiven Maßnahmen zur Kenntnis.

Begründung:

Die Kulturelle Begegnungsstätte Kloster Bentlage hat mit der Errichtung zum 01.01.2019 die Verwaltung des Inventars mit Ausnahme der Einrichtung der Museen von der Stadt Rheine und der ehemaligen Kloster Bentlage gGmbH übernommen (Abgrenzung zu den Bauunterhaltskosten gemäß DIN 276).

Für das Jahr 2020 sind zwei große investive Maßnahmen geplant:

1) Teilerneuerung der Gastronomieküche

Die Küche im Nordflügel wurde 1999 zur Eröffnung des Hauses eingerichtet. Seither sind, neben allgemeiner Wartung, keine wesentlichen investiven baulichen Maßnahmen erfolgt.

Die Küche wurde ursprünglich als Produktionsküche für warme Speisen zusammen mit den ersten Cafepächtern (EUGAPE GmbH) geplant.

Seit 2012 wird die Küche aber nur noch als „Vor- und Aufbereitungsküche“ gemeinsam von der Kulturellen Begegnungsstätte (Frühstück Hotelbetrieb) und dem High Tea Café genutzt. Die eingebauten Kochgeräte (Vierplattenherd und Kippbratpfanne) sind seit 2011 stillgelegt. Die Aufbewahrungsschränke sind zum Teil beschädigt, Ersatzteile oft nicht mehr erhältlich.

Als Vorbereitungsküche weist diese allerdings zu wenig gekühlte Lagermöglichkeiten für die Lebensmittel auf. Hinzu kommt, dass im Rahmen der Verlegung neuer Gasleitungen im Jahr 2017 der Warenaufzug stillgelegt wurde, um den Schacht für die Leitungsverlegung nutzen zu können.

Nachdem es in den vergangenen 24 Monaten zu zwei Arbeitsunfällen kam, liegt die dringende Empfehlung der Fachkraft für Arbeitssicherheit vor, die beiden vorhandenen Konvektomaten (Dampföfen) zur Regeneration warmer Speisen räumlich anders zu platzieren.

Aufgrund des beschriebenen Zustands sollen die Kochgeräte (Herd / Bratpfanne) durch Untertisch-Kühlschränke ersetzt und die Konvektomaten umgestellt werden. Die Aufbewahrungsmöglichkeiten für Kochutensilien und ungekühlte Warten soll durch Umbau einer Schrankeinheit erhöht werden.

Die Maßnahme ist mit der Gastronomiepächterin abgestimmt, welche auch an der Feinplanung beteiligt wird.

Die Kostenschätzung wurde vom Fachingenieur übernommen, der auch die Ersteinrichtung der Küche 1999 geplant hatte und schließt neben den Kosten für den Erwerb neuen Mobiliars auch die erforderlichen Beigewerke für Aufbau und Anschluss ein. Die erwartete Investition von 38.000 € wurde in den Vermögensplan 2020 aufgenommen.

2) Erneuerung des Computerservers und neue Softwarelizenzen

Der vorhandene Computerserver stammt aus dem Jahr 2009. Er ist das Herzstück der digitalen Datenverarbeitung im Kloster Bentlage. Sämtliche digitalen Vorgänge der Buchhaltung, der Raumbelegung und Raumvermietungen sowie alle Datenbestände und Programme der lokalen Arbeitsplätze laufen hierüber.

Aufgrund des Alters ist der Server an seine Leistungs- und Lebensgrenze gekommen. Hinzu kommt, dass der Softwaresupport für das Betriebssystem des Servers in 2019 ausgelaufen ist. Des Weiteren wird im Januar 2020 der Support der lokalen Arbeitsplätze (Windows 7) eingestellt, der Erwerb neuer Windows-Lizenzen somit erforderlich. Bereits in diesem Jahr wurde vorbereitend die Datensicherungseinheit des Servers auf neuesten Stand gebracht um die Datenmigration auf den neuen Server sicher gestalten zu können.

Die erwarten Kosten in Höhe von ca. 12.000 EURO für Hard- und Software wurden durch Vergleich von Internetangeboten und einem Angebot der bisherigen Betreuerfirma ermittelt. Es ist geplant, die Lizenzen der lokalen Betriebssoftware Windows 10 gebraucht zu erwerben um Kosten zu sparen. Die erwartete Investition von 12.000 € wurde in den Vermögensplan aufgenommen.

Beide Maßnahmen wurden im Rahmen der Risikofrüherkennung mit „Hoher Priorität“ eingestuft. Die Vergabe der Aufträge erfolgt über die zentrale Vergabestelle der Stadt Rheine.