Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Jugendhilfeausschuss beschließt, dem interkommunalen Info- und Anmeldeportal „STEP - Kreis Steinfurt Elternportal“ für die Kindertagesbetreuung beizutreten.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, dieses Online-Anmeldeverfahren bis zum Herbst 2020 umzusetzen und den Jugendhilfeausschuss in seiner nächsten Sitzung über die voraussichtlichen Gesamtkosten zu informieren.

 

Begründung:

 

 

Beschreibung des Ist-Standes  und der interkommunale Arbeitskreis zur Einführung eines Online-Systems

 

Seit einigen Jahren werden immer mehr Informations- und Anmeldeportale für die Kindertagesbetreuung von den Jugendämtern eingesetzt. Derzeit hat die Stadt Rheine lediglich ein Informationsportal im Einsatz. Der Kita-Planer Rheine ist seit Mai 2016 online und hat sich in der Praxis als reines Informationsportal bewährt.

 

https://www.kitaplaner.de/rheine/elternportal/elternportal.jsf

 

Die Anmeldungen zu den Kindertageseinrichtungen werden seit Jahren unverändert von den Kindertageseinrichtungen mit je einer Excel-Datei an das Jugendamt gemeldet und dort zu einer großen Excel-Tabelle zusammengeführt, mit der dann die Folgeschritte bis zur Budgetaufstellung am 15. März bearbeitet werden.

 

Dieses Anmeldeverfahren bedarf aus folgenden Gründen zwingend der Ablösung:

 

·         Als im Herbst 2015 die Entscheidung gefallen ist, in Rheine zunächst nur ein Informationsportal einzurichten, waren es noch rund 500 Datensätze mit Mehrfachmeldungen. Seitdem ist die Zahl der Mehrfachmeldungen auf aktuell rund 1100 gestiegen. Damit ist die händische Bearbeitung der Excel-Daten nur noch mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand möglich.

 

·         Ein Anmeldeportal bietet einen Datenstand für alle Beteiligten (Träger, Kita-Leitungen und Jugendamt), der jederzeit aktuell ist und damit einen zeitaufwändigen und fehleranfälligen Abgleich verschiedenster Listen verhindert.

 

Neben diesen verwaltungsinternen Gründen für ein Anmeldeportal sprechen auch die zahlreichen Forderungen von Eltern nach einem Online-Anmeldeverfahren für die Umsetzung.

 

Die Entwicklung, in Rheine neben dem bisherigen Infoportal zukünftig auch ein Anmeldeportal für die Kindertagesbetreuung anzubieten, hatte sich schon in der Vergangenheit abgezeichnet. Das Jugendamt der Stadt Rheine ist daher der Einladung des Jugendamtes des Kreises Steinfurt gerne gefolgt, sich an einem Arbeitskreis zur Einführung eines Online-Systems zur Information und Vormerkung für Kitas und Kindertagespflege zu beteiligen.

 

In diesem Arbeitskreis wurde mit großem Aufwand eine ausführliche Leistungsbeschreibung gefertigt. Ein wichtiger Bestandteil der Leistungsbeschreibung war der mögliche kreisweite Einsatz dieser Software unter Beachtung der Rechte der einzelnen und eigenständigen Jugendämter. Diese sogenannte Mandantenfähigkeit ermöglicht die gemeinsame Nutzung eines zentralen Info- und Anmeldeportals.

 

Auf Grundlage der Leistungsbeschreibung erfolgte eine Ausschreibung mit dem Ergebnis, der Firma arxes-tolina für ihr Produkt Kita-Planer 2 den Zuschlag zu geben. Zunächst hat der Kreis Steinfurt im Sommer 2019 für seinen Jugendamtsbezirk die Voraussetzungen geschaffen und im Herbst 2019 das Online-Anmeldeverfahren für die Kindertagesbetreuung in die Praxis umgesetzt. Dazu wurde das Info- und Anmeldeportal mit dem Namen „STEP- Kreis Steinfurt Elternportal“ geschaffen:

 

 

https://step.kreis-steinfurt.de/de/

 

 

Der begleitende Arbeitskreis hat zuletzt am 16. Dezember 2019 getagt und ein äußerst positives Fazit zur Einführung des Online-Systems „STEP- Kreis Steinfurt Elternportal“ gezogen. Insbesondere auch die am Arbeitskreis beteiligten Kita-Träger und Kita-Leitungen loben die nun vorhandene Datenbank, wo jeder Beteiligte mit seinen Zugriffsrechten ohne Redundanzen einen Überblick zu den Anmeldungen hat. Das gesamte Anmeldeverfahren wird dadurch gestrafft und es wird zukünftig eher möglich sein, verlässliche Budgets für die einzelnen Kitas zu bilden.

 

Aufgrund der positiven Rückmeldungen aus dem Arbeitskreis beim Kreis Steinfurt und der Notwendigkeit, dass bisherige händische System mit den Excel-Listen zeitnah abzulösen, wurde die Thematik Online-Anmeldeverfahren am 12. Feb. 2020 in der AG 78 „Kindertageseinrichtungen“ diskutiert.

 

 

1.      Die Träger begrüßen ausdrücklich, dass es im Kreis Steinfurt nur ein einheitliches Online-Anmeldeverfahren gibt.

2.      Die Träger betonen, dass eine Online-Anmeldung nicht die persönliche Vorsprache ersetzt.

3.      Die Träger sehen die Notwendigkeit einer Hotline im Jugendamt, um eventuelle Fragen von Eltern und Kitas abzuklären.

 

 

Zu 1.

Synergieeffekte für die kreisweit tätigen Träger und für die teilnehmenden Jugendämter waren wichtige Gründe ein einheitliches Online-Anmeldeverfahren innerhalb des Kreises Steinfurt zu schaffen.

 

Zu 2.

Die Eltern werden nach der Online-Anmeldung per E-Mail darauf hingewiesen, ein persönliches Gespräch mit der Kita-Leitung zu führen, um die Online-Anmeldung abzuschließen. Art, Form und Umfang dieses persönlichen Kontaktes bestimmt jede Kita im Rahmen der Trägerhoheit selber.

 

Zu 3.

Die erfolgreiche Einführung des Anmeldeportals beim Kreis Steinfurt ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass die Einführung intensiv von teilweise freigestellten Mitarbeiterinnen begleitet wurde. Ein Großteil der Arbeit (Leistungsbeschreibung, Ausschreibung, Installation, Parametrisierung der Software, Konzeptionierung der Öffentlichkeitsarbeit, etc...) ist jedoch geleistet und muss für Rheine nur in Teilen angepasst werden. Für die dauerhafte Begleitung des Info- und Anmeldeportals sind aber auf jeden Fall noch Stellenanteile zu bestimmen.

 

 

 

Kindertagespflege

 

Das Portal „STEP“ ist so konzeptioniert, dass Eltern nicht nur ihre Anmeldungen für einen Platz in einer Kita, sondern auch für einen Platz in der Kindertagespflege online stellen. Damit erhält die Jugendhilfeplanung deutlich bessere Daten zum Wunsch- und Wahlrecht der Eltern hinsichtlich des Betreuungsbedarfes ihrer U3-Kinder.

 

Eltern können über „STEP“ sowohl für einen Platz in einer Kita, als auch für einen Platz in der Kindertagespflege eine Anmeldung abgeben. Sie müssen dann allerdings eine Priorität angeben, so dass die derzeitigen Doppelbuchungen (erst einen Platz in der Kindertagespflege „sichern“, um ihn dann nach erhaltener Zusage in einer Kita wieder zu kündigen) nicht mehr möglich sind.

 

 

 

Die praktische Umsetzung

 

Ein erster Termin mit dem Jugendamt und der IT-Abteilung des Kreises Steinfurt hat bereits stattgefunden. Der Zeitplan für eine mögliche Umsetzung des Projektes ist zwar ambitioniert, aber dennoch realistisch, wenn zeitnah mit den Vorbereitungen begonnen wird und beispielsweise die anstehenden Schulungen verbindlich gebucht werden.

 

Zu den Vorbereitungen gehört daher auch der heutige Beschluss, dem interkommunalen Info- und Anmeldeportal „STEP- Kreis Steinfurt Elternportal“ für die Kindertagesbetreuung beizutreten, auch wenn noch nicht alle finanziellen Details bekannt sind.

 

 

Die finanziellen Auswirkungen:

 

Bei der seinerzeitigen Ausschreibung wurde schon der Preis für den Einstieg der kommunalen Jugendämter festgeschrieben.

 

Die notwendigen Software-Lizenzen belaufen sich auf einmalig rund 22 TEUR, die jährlichen Wartungskosten liegen dann bei rund 4,5 TEUR.

 

Weitere einmalige Kosten entstehen für die notwendige ½ tägige Schulung der Anwenderinnen und Anwender. Ein Angebot der Fa. arxes-tolina lag zum Vorlagenschluss noch nicht vor.

 

Gleichfalls in Arbeit ist die Kostenschätzung der IT-Abteilung des Kreis Steinfurt, die dann die zusätzliche Datenmenge aus Rheine auf ihren Servern vorhält. Diese anteiligen Kosten würden über den Zweckverband Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West (KAAW), in dem sowohl der Kreis Steinfurt als auch die Stadt Rheine Mitglied sind, in Rechnung gestellt werden.

 

Im Gegenzug wird es aber auch noch Einsparungen geben, da die laufenden Kosten für den Kita-Planer der Stadt Rheine zukünftig wegfallen.