Beschlussvorschlag der Antragsteller:

Der Rat der Stadt Rheine bzw. Haupt-, Digital- und Finanzausschuss beauftragt die Verwaltung mit der Erstellung eines Digitalisierungskonzeptes "Rheine – unsere Verwaltung 2025: Transparent, Bürgernah, Nachhaltig & Effizient" inklusive der Erstellung eines entsprechenden Maßnahmenkataloges und einer Zeit- und Kostenplanung. Das vorgenannte Konzept soll die Stadtverwaltung, deren städtische Betriebe und die von der Stadt bezogenen digitalen Dienstleistungen umfassen und die folgenden Aspekte und Parameter berücksichtigen:

Transparenz:

·         Erhöhung der Transparenz der politischen Prozesse und des Verwaltungshandelns durch einen großzügigen Umgang mit öffentlichen Daten (open data), welche zeitnah, unaufgefordert und gut recherchierbar öffentlich im Internet zur Verfügung gestellt werden, ohne die bürgerlichen Rechte (Datenschutz und Datensouveränität) hintanzustellen.

·         Erhöhung der digitalen Teilhabe durch offene, niedrigschwellige, digitale Beteiligungsmöglichkeiten von Bürgerinnen und Bürgern (open government) auf den Web-Seiten der Stadt Rheine

·         Möglichkeit für jede Bürgerin und jeden Bürger, auf den Seiten der Stadt Rheine den aktuellen Bearbeitungsstatus seines Verwaltungsvorganges (Antrag, Informationsgesuchen, Anregung, Frage) in Erfahrung bringen zu können

Bürgernähe:

·         Der Zugang zu öffentlichen Informationen der städtischen Politik und ihren Verwaltungsprozessen muss jeder Bürgerin und jedem Bürger öffentlich und privat ermöglicht werden. Hierzu sind öffentliche Terminals im Stadtgebiet zu schaffen, die zu jeder Tag- und Nachtzeit (24/7) zugänglich und nutzbar sind.

Weiter ist ein flächendeckendes und frei zugängliches WLAN-Netz, zumindest im Innenstadtbereich der Stadt Rheine und in den Stadtteilzentren erforderlich, um einen möglichst niedrigschwelligen Zugang zu ermöglichen

·         Eine Barrierefreiheit muss trotz des Ziels einer möglichst vollständigen Digitalisierung von öffentlichen Informationen und Verwaltungsprozessen möglich sein. Dies kann erreicht werden, wenn unterstützungsbedürftige Bürgerinnen und Bürger durch Verwaltungsprozesse geführt (zum Beispiel per Videokonferenz) oder ihnen persönlich, beispielweise im Rathaus, an einem öffentlichen Terminal bei der Bearbeitung assistiert wird. Auch muss die digitale Betreuung von immobilen Bürgerinnen und Bürger berücksichtigt werden

Nachhaltigkeit:

·         Wir wünschen uns eine digitale Verwaltung, die sich umwelt-, ressourcenschonend und fair digital wandelt. Hierzu gehört ein IT-Management, welches den gesamten Lebenszyklus von Soft- und Hardware inklusive der von Dritten bezogenen IT-Dienstleistungen unter den folgenden Aspekten (Green IT) in den Fokus nimmt:

o   Geringer Ressourcen- und Energieverbrauch bei der Herstellung unter Berücksichtigung der geringstmöglichen Emittierung von Schadstoffen

o   Niedriger Energieverbrauch im Betrieb

o   Wartungs-/ und Reparaturmöglichkeiten

o   Hohe Dauer der Einsatzmöglichkeit von Hard- und Software

o   Hohe Recyclingfähigkeit oder bei notwendiger Entsorgung die Berücksichtigung des geringstmöglichen Energieeinsatzes bei der Entsorgung

o   Einsatz von wiederverwendeter, refurbisheder IT-Komponenten (z.B. Smartphones, Laptops etc.). Dies kann beispielsweise an Stellen erfolgen, die keine hohen Leistungsanforderungen an die jeweilige IT-Ausstattung haben müssen

o   Zuführen von IT-Ausstattung der Verwaltung in einenWiederverwendungsprozess nach dem Refurbishing

o   Der notwenige Strombedarf für das Hosting von Servern, Web-Diensten und weiteren IT-Produkten und Dienstleistungen der Stadt, der städtischen Betriebe und der von Dritten bezogenen digitalen Dienstleistungen ist aus ökologischen und erneuerbaren Quellen zu beziehen

o   Standort von Anbietern von Rechenzentrumsdienstleistungen, WebDiensten und weiteren IT-Produkten und Dienstleistungen in Deutschland oder in der Europäischen Union, um den höchstmöglichen Datenschutz zu gewährleisten

o   Berücksichtigung von fairen und gesunden Arbeitsbedingungen bei der Herstellung, dem Betrieb und der Wiederverwendung bzw. Entsorgung von Soft- und Hardware

Viele der oben aufgeführten Punkte sind auch auf den Einsatz von Software anzuwenden, da Software, beispielsweise je nach Software-Architektur, stromsparender ist als andere.

Grundsätzlich sind die Richtlinien 2011/65/EU (RoHS 2 = Restriction of Hazardous Substances) vom 08.06.2011 und die Richtlinie 2012/19/EU (WEEE = Waste of Electrical and Electronic Equipment) vom 04.07.2012 des Europäischen Parlaments und des Rates mindestens einzuhalten.

Effizienz:

·         Ziel muss das möglichst vollständige Etablieren von digitalen Verwaltungsprozessen und Informationsmöglichkeiten sein, um die Verwaltung der Stadt Rheine effizient, nachhaltig und somit auch anschlussfähig für die Herausforderungen der zweiten Hälfte dieses Jahrzehnts aufzustellen bzw. zu halten

·         Dabei sind digitale Prozesse immer nach dem Prinzip "End-to-End" zu entwickeln. Dies heißt, dass der jeweilige Verwaltungsprozess vollständig digital aus allen zeitlich-logisch aufeinander folgenden Teilprozessen entwickelt wird, die für die Erfüllung des konkreten Bedürfnisses (z.B. Abmeldung einer Wohnung durch eine Bürgerin oder einen Bürger) notwendig sind

·         Die zu entwickelnden, digitalen Prozesse müssen dabei frei von Medienbrüchen sein. Medienbrüche entstehen immer dann, wenn der Prozess wechselnd über verschiedene Medien betrieben wird (z.B. Bereitstellen eines digitalen Dokuments, welches dann zum Ausfüllen ausgedruckt und danach wieder per Scannung digitalisiert werden muss)

·         Die etablierten Prozesse und eingesetzte Hard- und Software müssen fortwährend überwacht und ausgewertet werden (IT-Monitoring):

o    Nutzung der digitalisierten Prozesse und Informationsquellen

o    Prozessdurchlaufzeiten und Abbruchquoten

o    Quantitative Nutzung von Hard-/ und Softwarekomponenten

o    Lagerbestände von IT-Equipment

o    Reparatur- und Wartungskosten / Wartungsintensität

o    Lebensdauer der eingesetzten Hard- und Software

o    Energie-/ und Ressourcenverbrauch

o    Nachhaltigkeitskennzahlen (Quote der Wiederverwendung, Quote eingesetzter regenerativ Energieträger, CO2-Fussabdruck)

·         Wirksamkeitskontrolle und ständige Weiterentwicklung der IT System- und Prozesslandschaft unter Berücksichtigung der vorgenannten Schwerpunkte TRANSPARENZ, BÜRGERNÄHE, NACHHALTIGKEIT und EFFIZIENZ, zum Beispiel in einem kontinuierlichen Innovations-/ und Verbesserungsprozess unter Beteiligung aller Stakeholder (Bürgerinnen und Bürger, Wirtschaft, Politik, Verwaltungsmitarbeiter, Dritte).

Beschlussvorschlag der Verwaltung:

Der Rat der Stadt Rheine beschließt, den Antrag der Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN: „Rheine - Unsere digitale Verwaltung 2025: Transparent, Bürgernah, Nachhaltig und Effizient“ am 21. Dezember 2021 im Haupt-, Digital- und Finanzausschuss gemeinsam mit der Digititalisierungsstrategie der Stadtverwaltung Rheine zu beraten.

Begründung:

Die Verwaltung hat bereits Anfang 2021 den Prozess zur Erstellung einer Digitalisierungsstrategie begonnen. Unter Mitwirkung der KAAW wurde in mehreren Workshops eine Digitalisierungsstrategie für die Verwaltung entwickelt und im Arbeitskreis Digitales am 30. November vorgestellt.

Die Digitalisierungsstrategie soll am 21. Dezember im Haupt-, Digital- und Finanzausschuss beraten werden. Der Antrag der Fraktion der Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN: „Rheine - Unsere digitale Verwaltung 2025: Transparent, Bürgernah, Nachhaltig und Effizient“ soll im Zusammenhang mit der erstellten Digitalisierungsstrategie beraten werden.

Anlagen:

Antrag der Fraktion der Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN: „Rheine - Unsere digitale Verwaltung 2025: Transparent, Bürgernah, Nachhaltig und Effizient“: