Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Haupt-, Digital- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Rheine, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Rat der Stadt Rheine stimmt der Digitalisierungsstrategie – Unsere Strategie 2025 zur Verwaltungsdigitalisierung zu und stellt die zur Umsetzung notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen im Haushaltsjahr 2022 f. zur Verfügung.

Er nimmt zur Kenntnis, dass zu den Bereichen IT und Smart City gesonderte Strategien entwickelt und nach Fertigstellung den politischen Gremien zur Beratung vorgelegt werden.

Begründung:

Der digitale Wandel wird in den kommenden Jahren die Gesellschaft rasant verändern, was unweigerlich zur Folgen haben wird, dass die Vielzahl der kommunalen Verwaltungsprozesse modifiziert werden müssen. Die Stadt Rheine ist dem Wohl ihrer Bürgerinnen und Bürger sowie ihrer Wirtschaft verpflichtet, und diese erwarten heute in erster Linie komfortable und personalisierte Dienstleistungen. Da reicht es nicht mehr, bestehende Prozesse auf der städtischen Homepage abzubilden oder auf mobilen Endgeräten darzustellen. Ziel ist es, im Zuge der Transformation von analog auf digital etablierte Abläufe, Prozesse und auch die Servicekultur zu überdenken.

Aktuelle Gesetzgebungen, wie z. B. das E-Governmentgesetz NRW oder das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsdienstleistungen (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis zum 31.12.2022 sämtliche Dienstleistungen auch digital anzubieten. Diese Leistungen müssen über Portale interoperabel abrufbar sein. Um dieses gesetzliche Ziel zu erreichen, gilt es die notwendigen organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen zu schaffen.

Im Jahr 2025 machen die sogenannten „Digital Natives“ – also Personen, die eine Welt ohne digitalen Medien nicht kennen – 75 Prozent der arbeitenden Bevölkerung aus. Diese Generation wird sich nicht mehr mit zeitraubenden Routineaufgaben, langsamer Bürokratie und unflexiblen Prozessen für den Öffentlichen Dienst begeistern. Um sich für den anstehenden Generationen- und Kulturwandel zu wappnen, müssen sämtliche Beschäftigten in die Veränderungsprozesse eingebunden werden. Nur so können Digital Natives für die Öffentlichen Verwaltung gewonnen und gebunden werden.

Die Verwaltung hat bereits Anfang 2021 den Prozess zur Erstellung einer Digitalisierungsstrategie begonnen. Gemeinsam mit dem Zweckverband „Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West“ (KAAW) hat die Arbeitsgruppe „Digitalisierung“, die in ihrer Zusammensetzung einen Querschnitt der Stadtverwaltung Rheine abbildet, in mehreren Workshops eine individuelle Digitalisierungsstrategie entwickelt.

Die wesentlichen Ergebnisse der Workshops sind:

·         Eindeutige Definition des Begriffs der Digitalisierung (Verwaltungsdigitalisierung, Abgrenzung zu Smart City)

·         Robuste Bewertung der Ausgangslage in der Stadt Rheine

·         Ableitung der Herausforderungen an die individuelle digitale Verwaltungsstrategie

·         Verdichtung der Ergebnisse in Form eines zeitlichen Ablaufplans

·         Erarbeitung von Lösungsbausteinen zur Umsetzung der Strategie

·         Erarbeitung eines Rahmenfinanzplans sowie Ermittlung erforderlichen personellen Ressourcen

Die Umsetzung dieser Strategie ist kein Projekt, sondern ein dauerhafter Prozess, der technische und gesellschaftliche Änderungen berücksichtigen muss. Dies erfordert ein proaktives Veränderungsmanagement bei allen Beteiligten, da sich Verwaltungsabläufe sowohl intern als auch extern in Richtung der Bürgerinnen und Bürgern aber auch der Wirtschaft ändern werden. Nichts wird die Arbeitswelt in den kommenden Jahren so maßgeblich verändern wie die digitale Transformation. Zur erfolgreichen Umsetzung dieser Strategie sind – neben der notwendigen Veränderungsbereitschaft – finanzielle und personelle Ressourcen auf Dauer erforderlich.

In der Sitzung des Arbeitskreises Digitales am 30. November 2021 ist die Digitalisierungsstrategie vorgestellt und beraten worden.

Antrag Bündnis 90/DIE GRÜNEN: RHEINE – UNSERE DIGITALE VERWALTUNG 2025: TRANSPARENT, BÜRGERNAH, NACHHALTIG & EFFIZIENT

Der v. g. Antrag vom 05. Oktober 2021 ist bei der Stadt Rheine eingegangen und in der Ratssitzung am 07. Dezember 2021 mit Vorlage 653/21 eingebracht worden. Der Rat der Stadt Rheine hat in seiner Sitzung den Beschluss gefasst, den Antrag der Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN am 21. Dezember 2021 im Haupt-, Digital- und Finanzausschuss gemeinsam mit der Digitalisierungsstrategie zu beraten.

In der Digitalisierungsstrategie sind wesentliche mit dem Antrag gestellte Anforderungen der Verwaltungsdigitalisierung berücksichtigt worden. Unterschiede sind im zeitlichen Ablauf oder in der Ausbaustufe festzustellen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Strategiepapier anhand der aktuellen Ausgangslage der Stadtverwaltung Rheine sowie den bislang vorliegenden Informationen zu technologischen Entwicklungen wie beispielsweise dem Kommunalportal NRW oder Servicekonto NRW erstellt wurde. Die Entwicklungen werden stets beachtet und in der Maßnahmenplanung aktualisiert und hierüber berichtet. Die Bereitstellung von beispielsweise Bürgerterminals ist erst dann sinnvoll, wenn genügend einfache und selbsterklärende Prozesse angeboten werden können. Digitale Basislösungen werden, wie bisher auch, dem Konzern Stadt Rheine zur Nutzung angeboten (GIS, Homepage, etc.). Bis zur Vorlagenerstellung wurden keine weiteren Änderungs- oder Ergänzungswünsche an die Verwaltung herangetragen. Sicher ist, dass die Digitalisierungsstrategie fortgeschrieben und aufgrund der dann vorherrschenden Technologien laufend angepasst werden muss.

Die über einer Digitalisierungsstrategie der Verwaltung hinaus gestellten Anforderungen des Antrags beziehen sich auf eine noch zu erstellenden IT-Strategie (z. B. Aspekte aus dem Bereich Green IT wie geringer Ressourcen- und Energieverbrauch, lange Laufzeiten, Wartung- und Reparaturmöglichkeit …) sowie eine Vorgehensweise zum Thema Smart City (z. B. flächendeckendes und frei zugängliches WLAN-Netz). Zu diesen Arbeitsbereichen soll analog dieses Vorgehens entsprechende Strategiepapiere erstellt werden und nach Vorberatung des AK Digitales dem Haupt-, Digital- und Finanzausschuss sowie dem Rat der Stadt Rheine zur Beschlussfassung vorgelegt werden.

Herr Egelkamp, Geschäftsführer der KAAW, wird in der Sitzung des Haupt-, Digital- und Finanzausschusses am 21. Dezember 2021 die Digitalisierungsstrategie erläutern und für Fragen zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus wird auf das beiliegende Strategiepapier verwiesen.

Anlagen:

Anlage 1: Digitalisierungsstrategie – Unsere Strategie 2025 zur Verwaltungsdigitalisierung

Anlage 2: Antrag der Fraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN „Rheine - UNSERE DIGITALE VERWALTUNG 2025: TRANSPARENT, BÜRGERNAH, NACHHALTIG & EFFIZIENT