Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

1.   Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt der Einstellung von Auszubildenden/Anwärterinnen/Anwärtern für Berufe zu, in denen nur im öffentlichen Dienst Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen:

      2011 = 6 Anwärter/innen bzw. Auszubildende

      2012 = 2 Anwärter/innen gehobener Dienst

Diese Auszubildenden sollen nach Beendigung ihrer Ausbildung in unbefristete Vollzeitbeschäftigungsverhältnisse übernommen werden, wenn sie ihre Ausbildung mit einem qualifizierten Ergebnis erfolgreich abschließen.

2.   Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt der Einstellung von 3 Auszubildenden im Jahre 2012 für Berufe zu, in denen auch außerhalb des öffentlichen Dienstes Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen.

3.   Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt dem Vorschlag der Verwaltung zu, auf das Zustimmungserfordernis der Ratsfraktionen bei externen Einstellungen zukünftig zu verzichten und statt dessen die jährlich zu aktualisierende Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung als verbindliche Grundlage für das Verwaltungshandeln festzulegen. Dabei soll das unter Ziffer 6 der Vorlage Nr. 100/08 beschriebene Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept konsequent beachtet werden.

4.   Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den 1. Umsetzungsbericht 2008/2009 zur Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015 zur Kenntnis.

Begründung:

1.      Ausgangssituation

         Auf der Grundlage der HFA-Vorlagen Nr. 100/08 und Nr. 100/08/1 sowie der Beratungsvorlage für die Strategie- und Finanzkommission am 8. September 2008 wurde die Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 bis 2015 diskutiert. In den Sitzungen des HFA am 20. 5. und 24. 6. 2008 sowie in der Strategie- und Finanzkommission am 8.9.2008 wurde den seitens der Verwaltung vorgeschlagenen Maßnahmen im Wesentlichen zugestimmt. Zu einigen Vorschlägen ist noch eine endgültige Entscheidung des HFA erforderlich. Auf die Erläuterungen unter Ziffer 3 wird verwiesen.

2.      1. Umsetzungsbericht zur Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 bis 2015

Erstmalig mit dieser Vorlage wird der zukünftig jährlich vorgesehene Umsetzungsbericht zur Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015 vorgelegt; und zwar für die Jahre 2008 und 2009. Im Rahmen dieses jährlichen Berichtes sollen neben der Berichterstattung im Sinne eines SOLL – IST - Vergleiches auch die jeweiligen aktuellen Vorschläge der Verwaltung zur Beschlussfassung durch den HFA unterbreitet werden, soweit diese aufgrund der gesetzlichen und satzungsrechtlichen Bestimmungen bzw. der bestehenden Beschlusslage der Zustimmung des HFA bzw. des Rates der Stadt Rheine bedürfen.

          2.1 Berichtsjahr 2008

          Für das Jahr 2008 wird auf eine detaillierte Umsetzungsdarstellung verzichtet, da es sich um das Basisjahr der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015 handelt und einige besondere Maßnahmen notwendig waren, die für die zukünftige Berichterstattung nicht mehr relevant sind.

          Zusammenfassend kann für das Jahr 2008 festgestellt werden, dass die geplanten Maßnahmen durchgeführt worden und keine Besonderheiten zu berichten sind.

     

          2.2 Berichtsjahr 2009

          Für die Berichterstattung des Jahres 2009 und der folgenden Jahre wurden aus den unter Ziffer 1 aufgeführten Beratungsgrundlagen folgende Planungselemente als regelmäßige Berichtsparameter ausgewählt:

Ø      Anzahl der im Planungszeitraum voraussichtlich ausscheidenden Mitarbeiter/innen als Gesamt – SOLL 2008 – 2015.

Ø      Anzahl geplanter Stelleneinsparungen

Ø      Anzahl geplanter Ãœbernahmen vorhandener Auszubildender

Ø      Anzahl geplanter Einstellung neuer Auszubildender in 2 Kategorien:
- Beschäftigungsmöglichkeiten nur innerhalb des öffentlichen Dienstes
- Beschäftigungsmöglichkeiten auch außerhalb des öffentlichen Dienstes

Ø       Externe Stellen-Wiederbesetzungen

          Aktuelle Erkenntnisse, die Auswirkungen auf diese SOLL – Werte haben, sollen jährlich eingearbeitet werden und führen zur Veränderung der SOLL- Grundlage für die Berichterstattung im nächsten Jahr. Dabei wird der Gesamtplanungszeitraum (2008 – 2015) bis zum Jahre 2012 zunächst nicht verändert.

          Einzelheiten ergeben sich aus der beigefügten Anlage.

3.      Aktueller Entscheidungsbedarf durch den Haupt- und Finanzausschuss

          Zu folgenden Vorschlägen der Verwaltung ist noch eine Entscheidung des HFA notwendig:

3.1    Einstellung von Auszubildenden in den Jahren 2011 und 2012

Über folgende Vorschläge aus den unter Ziffer 1 genannten Vorlagen haben der HFA bzw. die Strategie- und Finanzkommission bisher nicht abschließend entschieden:

Ø      Einstellung von Auszubildenden für Berufe, in denen nur im öffentlichen Dienst Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen:
2011 =         5 Anwärter/innen bzw. Auszubildende (alte Planung)
                     1 Auszubildende/r mittlerer Dienst (aktuelle Planung)
2012 =         2 Anwärter/innen gehobener Dienst
Diese Auszubildenden sollen nach Beendigung ihrer Ausbildung in unbefristete Vollzeitbeschäftigungsverhältnisse übernommen werden, wenn sie ihre Ausbildung mit einem qualifizierten Ergebnis erfolgreich abschließen.

Ø      Einstellung von Auszubildenden für Berufe, in denen auch außerhalb des öffentlichen Dienstes Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen:
2012 =         3 Auszubildende (Bauzeichner, Vermessungstechniker,
                                             Medien- und Informationsdienste Stadt-                                Bibliothek).       

3.2           Externer Einstellungsstopp

Die Strategie- und Finanzkommission kam am 8. 9. 2008 nach intensiver Diskussion zu folgendem Ergebnis:

         „Bei seitens der Verwaltung geplanten externen Stellenausschreibungen soll bis zur Kommunalwahl im Juni 2009 die Zustimmung der Ratsfraktionen im Rahmen der Fraktionsvorsitzendenbesprechung eingeholt werden. Durch Einführung eines personalwirtschaftlichen Berichts- und Controllingsystems soll seitens der Verwaltung regelmäßig über die Zielerreichung im Hinblick auf die geplanten Maßnahmen anlässlich des Freiwerdens der 72 Stellen im Planungszeitraum bis 2015 berichtet werden.“

         Es wird angesichts der bisherigen Erfahrungen vorgeschlagen, auf das Zustimmungserfordernis der Ratsfraktionen bei externen Einstellung zukünftig zu verzichten und statt dessen die jährlich zu aktualisierende Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung als verbindliche Grundlage für das Verwaltungshandeln festzulegen. Dabei soll das unter Ziffer 6 der Vorlage Nr. 100/08 beschriebene Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept konsequent beachtet werden.

4.      Altersteilzeit

     Die durch die Gewährung von Alterteilzeit entstehende Fluktuation ist Bestandteil der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung gem. den unter Ziffer 1 aufgeführten Beratungsvorlagen aus dem Jahre 2008. Im Rahmen der bestehenden Grundsatzregelung wurden darüber hinaus im Jahre 2009 7 weiteren Altersteilzeitanträgen stattgegeben. Hiervon waren 4 Mitarbeiter bereits in der ursprünglichen Planung enthalten. Die beigefügte Übersicht wurde entsprechend aktualisiert.

Am 1. 12. 2009 hat der Haupt- und Finanzausschuss dem Rat der Stadt Rheine empfohlen, die bis zum 31. 12. 2009 geltenden Regelung bis zum 31. 12. 2012 zu verlängern. Eine entsprechende Beschlussvorlage soll dem Rat der Stadt Rheine in seiner Sitzung am 23. März 2010 vorgelegt werden. Zu diesem Zeitpunkt können auch die finanziellen Auswirkungen etwaiger „Neuanträge“ beurteilt werden.

5.      Sondersituation SGB II – Leistungsgewährung (eec)

Auf die zurzeit geführten öffentlichen Diskussionen und die Überlegungen des Kreises Steinfurt zur evtl. Neustrukturierung der Hartz IV - Leistungsgewährung wird verwiesen. Angesichts der aktuellen Fragestellungen ist eine zuverlässige Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung für diesen Sonderbereich nicht möglich. Daher soll zunächst die weitere Entwicklung abgewartet werden.

6.      Finanzielle Auswirkungen
Die Umsetzung der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung führt zu folgenden finanziellen Effekten:

         6.1    Stelleneinsparungen
Zur Vermeidung datenschutzrechtlicher Komplikationen soll auf die Darstellung stellenscharfer einzusparender Personalaufwendungen verzichtet werden. Darüber hinaus gibt es verschiedene Unwägbarkeiten, die es erschweren, die tatsächlichen Einsparungen per Saldo exakt zu ermitteln. Es erscheint daher sinnvoller, zur Bewertung dieser Einsparungen einen pauschalen Durchschnittswert von 40.000 €/Vollzeitstelle/Jahr anzunehmen.

         6.2    Übernahme von Auszubildenden
Die Übernahme von Auszubildenden nach Beendigung ihrer Ausbildung als Nachfolgebesetzung für ausgeschiedene Personen verursacht aufgrund der Besoldungs- Vergütungsstruktur des öffentlichen Dienstes in der Regel mindestens im 1. Drittel des Berufslebens erheblich geringere Personalaufwendungen, als die ausscheidende Person verursacht hat. Der konkrete finanzielle Effekt lässt sich mit vertretbarem Aufwand nicht ermitteln. Daher ist es auch in diesen Fällen sinnvoll, eine pauschalen Reduzierung der Personalaufwendungen anzunehmen; und zwar in Höhe von durchschnittlich 10.000 €/Vollzeitstelle/Jahr.

         6.3    Einstellung neuer Auszubildender
Die Einstellung eines/einer Auszubildenden verursacht Aufwendungen in Höhe von durchschnittlich 12.000 €/Jahr.

6.4           Externe Wiederbesetzung von Planstellen

Wegen der sehr unterschiedlichen Bedingungen und Einflussfaktoren sind die finanziellen Effekte bei einer externen Stellenwiederbesetzung mit vertretbarem Aufwand nicht ermittelbar. In diesen Fällen wirken ähnliche Faktoren wie unter Ziffer 6.2 beschrieben, jedoch in geringerer Größenordnung. Angenommen werden kann ein durchschnittlicher Betrag von 5.000 €/Vollzeitstelle/Jahr.

Anlagen:

Anlage 1: Umsetzungsbericht 2008/2009