Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Rat der Stadt Rheine nimmt gemäß § 31 Abs. 1 Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO) die „Leitlinie zur Ausführung der Budgetierung an den Schulen der Stadt Rheine“ zur Kenntnis.

Begründung:

Anstoß

Acht Studenten der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung haben im Rahmen einer Projektarbeit das Thema „Schulbudgetierung und Schulgirokonten bei der Stadt Rheine“ untersucht.

Die Projektarbeit gliederte sich in folgende drei Bereiche

-       Ist-Analyse

-       Rechtliche Anforderungen

-       Handlungsempfehlungen

Im Rahmen der Ist-Analyse wurde die bisherige Ausführung der Schulbudgetierung aus verschiedenen Perspektiven betrachtet.

Im Zusammenhang mit Klärung der rechtlichen Anforderungen wurde von der Projektgruppe folgende Feststellung getroffen:

„Die Schulbudgetierung in Rheine stammt aus der Zeit vor der grundlegenden Änderung des kommunalen Haushaltsrechts. Wesentliche Anpassungen wurden bislang nicht vorgenommen.“

Bei den Handlungsempfehlungen wurden die Möglichkeiten einer zentralen bzw. dezentralen Aufgabenwahrnehmung der Kontoführung untersucht.

Grundlage für die Erarbeitung der Handlungsempfehlungen waren die Ergebnisse aus der Klärung der rechtlichen Anforderungen die zu folgenden Schlussfolgerungen geführt haben:

-       Änderungen bei der Ausführung der Schulbudgetierung sind aus rechtlicher Sicht unumgänglich.

-       Vorteile des bisherigen Verfahrens sollten soweit wie möglich erhalten bleiben.

-       Dezentrale Kontoführung ist nicht zwingend für eine effektive Budgetierung.

-       Kommunikation und Datenfluss zwischen Schulen und Stadtverwaltung sind zu verbessern.

-       Für ein zukünftiges Verfahren ist die Verbindlichkeit (Formulierung und Einhaltung von Vorgaben) sicherzustellen.

Die von den Studenten erarbeiteten Handlungsempfehlungen zu einer dezentralen Kontoführung konnten nach Einschätzung des betreuenden Dozenten und der Stadt Rheine aufgrund von festgestellten rechtlichen Problemen nicht überzeugen.

Die Projektarbeit schließt mit folgendem Fazit:

-       Die Schulbudgetierung hat für die Schulen in Rheine erhebliche Vorteile.

-       Derzeitiges Verfahren ist mit der geänderten Rechtslage nicht vereinbar.

-       Gesucht sind Änderungen, die die Vorteile erhalten und die Einhaltung der Rechtsvorschriften ermöglichen.

-       Zentrale Kontoführung und Buchhaltung ist für eine wirtschaftliche und ordnungsmäßige Abwicklung vorteilhaft. (Alternativvorschlag der Student/innen kann nicht überzeugen.)

-       Voraussetzungen für ein gutes Verfahren: Verbindlicher Handlungsrahmen und verbesserte Kommunikation.

-       Zentrale Kontoführung muss die Freiheit der Schulen in der Budgetverwaltung nicht einschränken!

-       Aufwand für die Mittelverwaltung (Kontoführung, Listenabgleich, …) in den Schulen kann reduziert werden.

Aktueller Verlauf

Auf Basis dieser Empfehlung hat der Stadtkämmerer im Rahmen einer Informationsveranstaltung am 12. Juli 2010 den anwesenden Schulleiter/innen und Mitarbeiter/innen mitgeteilt, dass eine Anpassung der organisatorischen Abwicklung der Schulbudgetierung an die rechtlichen Anforderungen des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) unumgänglich ist, eine Abkehr von der Schulbudgetierung aber nicht geplant sei. Lediglich die Ausführung der Schulbudgetierung (Buchhaltung und Zahlungsverkehr) sollen neu geregelt werden.

Aus diesem Grunde fand am 12. September 2010 auf Einladung der Schulverwaltung eine Besprechung mit Vertreter/innen des schulformbezogenen Arbeitskreises, Mitarbeiter/innen der Schulverwaltung, der Örtlichen Rechnungsprüfung und der Finanzbuchhaltung statt, um die weitere Vorgehensweise abzustimmen.

Ein von Seiten der Finanzbuchhaltung auf Basis der aktuell geltenden gesetzlichen Grundlagen erarbeiteter Entwurf einer „Leitlinie zur Ausführung der Budgetierung an den Schulen der Stadt Rheine“ wurde zwischenzeitlich zwischen Mitarbeiter/innen der Schulverwaltung, der Örtlichen Rechnungsprüfung und der Finanzbuchhaltung eingehend erörtert und die endgültige Fassung, in der nun vorgelegten Ausführung abschließend einvernehmlich festgelegt. In einer gemeinsamen Besprechung mit den Vertreter/innen des schulformbezogenen Arbeitskreises, der Schulverwaltung und der Finanzbuchhaltung am 9. Dezember 2010 wurde dieser Entwurf erörtert und zwischen allen Beteiligten einvernehmen erzielt.

Rechtliche Grundlagen

Grundsätzlich müssen in jeder Gemeinde die Aufgaben der Finanzbuchhaltung nach § 93 GO NRW ordnungsgemäß erledigt werden. Dabei ist der sichere Umgang mit Zahlungsmitteln und des Weiteren auch die sichere Verwahrung und Verwaltung von Vermögensgegenständen sowie von Unterlagen besonders zu gewährleisten. Aus diesem Grund wurde im § 31 GemHVO bestimmt, dass die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister hierzu nähere Vorschriften zu erlassen hat.

Diese Regelung stärkt aus Sicht des Gesetzgebers die kommunale Selbstverwaltung. Sie erlaubt den Gemeinden die angemessene Berücksichtigung örtlicher Gegebenheiten (wie etwa die örtliche Verwaltungsorganisation) und verdeutlicht die eigene Verantwortung, insbesondere hinsichtlich des Umgangs mit Zahlungsmitteln und Wertgegenständen.

Bei der Ausgestaltung der örtlichen Regelungen müssen die rechtlichen Vorgaben (Standards) so ausgestaltet und ergänzt werden, dass kein Widerspruch zwischen den örtlichen Festlegungen und den haushaltsrechtlichen Bestimmungen entsteht. Dabei ist auch auf Sachverhalte Rücksicht zu nehmen, die nicht oder nur zum Teil gestaltbar sind.

„Der Rheine Weg“

Mit der Einführung des NKFs bei der Stadt Rheine wurde eine Rahmenleitlinie zur Organisation des Rechnungswesens erlassen, die die im Standardkatalog des § 31 Abs. 2 GemHVO aufgezählten Sachverhalte zu örtlichen Regelungsgegenständen gemacht hat. Diese hat der Rat der Stadt Rheine am 6. März 2007 (Vorlage Nr. 127/07) zur Kenntnis genommen.

Aus Sicht des Gesetzgebers sind darüber hinaus aber auch Erweiterungen oder Detaillierungen unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu jeder Zeit durch die Gemeinde bestimmbar. Dies geschieht für die Schulbudgetierung mit der nun vorgelegten „Leitlinie zur Ausführung der Budgetierung an den Schulen der Stadt Rheine“.

Kenntnisnahme durch den Rat

Die örtlichen Regelungen sind gem. § 31 Abs. 1 Satz 3 GemHVO dem Rat zur Kenntnis zu geben.

Aus Sicht des Gesetzgebers werden hierdurch die Rechte des Rates in örtlich bedeutsamen Angelegenheiten gesichert. Auch wenn die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister verantwortlich für die Leitung und Beaufsichtigung des Geschäftsgangs der gesamten Verwaltung ist und die örtliche Vorschrift zur Sicherung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung zu erlassen hat, stellt diese Vorschrift eine Besonderheit für den gemeindlichen Verwaltungsablauf dar.

Anlagen:

Leitlinie zur Ausführung der Budgetierung an den Schulen der Stadt Rheine