Beschlussvorschlag/Empfehlung:
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Der Jugendhilfeausschuss empfiehlt
dem Rat der Stadt Rheine nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss den kw -
Vermerk für die Stelle 2123 „Zuschüsse nach Richtlinien“ im Fachbereich 2 zum 01.01.2012 aufzuheben und den Stellenplan entsprechend zu ändern.
Begründung:
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I.    Allgemeine Ausgangssituation – Stellen- und
Personalkostenkonsolidierungskonzept
Angesichts der sich
dramatisch verschlechternden finanziellen Rahmenbedingungen und der daraus
resultierenden allgemeinen Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung wurde im Jahre
2006 das sog. Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept entwickelt und
am 5. 12. 2006 im Haupt- und Finanzausschuss beraten (Vorlage 508/06).
Im Rahmen dieses Konzeptes
wurden alle Stellen der Stadtverwaltung verschiedenen Prioritäts- und Maßnahmenkategorien
zugeordnet. Grundgedanke ist hierbei, dass beim Freiwerden einer Stelle
entschieden wird, ob sie wiederbesetzt werden muss oder eingespart werden kann.
Die im Rahmen dieses
Konzeptes definierten Kategorien und Maßnahmen sind in der Anlage 1
dargestellt.
Die überwiegende Zahl der
Planstellen bei der Stadt Rheine ist den Maßnahmenkategorien II. und III.
zugeordnet. Daraus folgt, dass bei jeder Stellenvakanz teilweise aufwändige
organisatorische Überprüfungen durchgeführt werden müssen. Die für derartige
Organisationsuntersuchungen in der Stadtverwaltung zur Verfügung stehenden
personellen Ressourcen sind sehr begrenzt. Die Beauftragung externer Organisationsberater
ist zum einen sehr teuer und zum anderen hinsichtlich der praktischen
Umsetzbarkeit der Ergebnisse erfahrungsgemäß kritisch zu bewerten. Daher wurde
in der Stadtverwaltung ein internes System entwickelt und eine Arbeitsgruppe
„Organisationsuntersuchung“ eingerichtet. Unter der Moderation des Fachbereiches
„Interner Service“ führen die Controller/innen aller 6 Fachbereiche der Stadtverwaltung
stellenbezogene organisatorische Überprüfungen durch. Erste verwaltungsinterne
Untersuchungsergebnisse dieser Arbeitsgruppe liegen bereits vor und werden in
die nächsten Stellenplanberatungen einfließen.
In diesem Sinne wurden
Einzelheiten des Stellen- und Personalkostenkon-solidierungskonzeptes in
mehreren Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission dargestellt und intensiv
diskutiert.
II.  Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008
– 2015
Zur konkreten Ausgestaltung
des Stellen- und Personalkostenkonsolidie-rungskonzeptes war es notwendig, für
einen überschaubaren Planungszeitraum die zu erwartende personelle Entwicklung
bei der Stadtverwaltung zu betrachten. Zu diesem Zweck wurde im Jahre 2008 eine
Personal-bedarfs- und Entwicklungsplanung für den Zeitraum 2008 – 2015
erstellt. Dabei wurde deutlich, dass es zahlreiche Einflussfaktoren gibt, die
in einer Verwaltung unserer Größenordnung kaum statistisch planbar sind. Für
eine annähernd realistische Planung war es daher insbesondere erforderlich, die
im Planungszeitraum zu erwartende Fluktuation möglichst realistisch
einzuschätzen. Neben den bekannten Altersgrenzen ist dabei auch ein früheres
Ausscheiden aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine im Rahmen der
Altersteilzeit eine feste Planungsgröße.
Unter Berücksichtigung der
erkennbaren Faktoren ist davon auszugehen, dass bis zum Ende des
Planungszeitraumes 80 Personen aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine
ausscheiden werden. Auf dieser Grundlage können nach Einschätzung der
Verwaltung bis 2015 18 Planstellen eingespart werden. 39 Stellen sollen durch
die Einstellung und Ãœbernahme von Auszubildenden und 23 Stellen extern wieder
besetzt werden. Nach dem derzeitigen Planungsstand wird dieses Ziel erreichbar
sein. Einzelheiten zur Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung sollen im
Herbst 2011 in der Strategie- und Finanzkommission sowie im Rahmen des 3.
Umsetzungsberichtes Anfang 2012 dargestellt werden.
III. Gewährung von Altersteilzeit (ATZ) als Element
der Personal-bedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015
Um das Ziel des Stellen- und
Personalkostenkonsolidierungskonzeptes erreichen zu können, ist eine möglichst
planbare und sozialverträgliche Fluktuation erforderlich. Im Rahmen dieses sog.
aktiven Fluktuationsmanagements hat der Rat der Stadt Rheine eine
Grundsatzregelung über die Gewährung von Altersteilzeit bei der Stadt Rheine beschlossen.
Von dieser Möglichkeit haben in den Jahren 2009 und 2010 insgesamt 33 Mitarbeiter/innen
Gebrauch gemacht, so dass die Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung insofern
auf eine relativ realistische Basis gestellt werden konnte.
IV. Ausweisung von kw – Vermerken im Rahmen der
Stellenpläne 2010 und 2011
Die nach der Personalbedarfs-
und Entwicklungsplanung 2008 – 2015 vorgesehenen 18 Stelleneinsparungen können
aufgrund der Systematik dieses Konzeptes im Voraus nicht in allen Fällen konkret
stellenbezogen benannt werden. Gleichwohl hat die Verwaltung in mehreren
Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission und im HFA erklärt, dass sie
dieses Ziel bis zum Ende des Planungszeitraumes erreichen wird.
Wegen dieser fehlenden
Konkretisierung der Stelleneinsparungen hat der Rat der Stadt Rheine im Wege
der Stellenplanberatungen 2010 und 2011 festgelegt, dass die
altersteilzeitbedingt frei werdenden Planstellen einen kw – Vermerk erhalten.
Dieser Vermerk bedeutet, dass die jeweils betroffenen Stellen mit dem
Ausscheiden des Stelleninhabers bzw. der Stelleninhaberin „wegfallen“, also für
eine Wiederbesetzung nicht mehr zur Verfügung stehen.
Die Verwaltung hat bei
verschiedenen Gelegenheiten darauf hingewiesen, dass das Instrument der kw-
Vermerke im Kontext des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes
kein geeignetes Mittel ist, die gesteckten Ziele schneller oder effizienter zu
erreichen. Gleichwohl wurde die kw – Vermerke aus dem Stellenplan 2010 in den
Stellenplan 2011 übernommen; verbunden mit der Forderung, bei Freiwerden einer
entsprechenden Stelle in den zuständigen Ratsgremien über die Aufhebung jedes
einzelnen kw – Vermerkes zu entscheiden.
V.   Aufhebung des kw – Vermerkes bei der Stelle 2123
„Zuschüsse nach Richtlinien“ im Fachbereich 2
1.   Einstufung der Stelle
Die Stelle 2123 ist im
aktuellen Stellenplan nach Entgeltgruppe 6 mit einem kw – Vermerk ausgewiesen.
Die Stelleninhaberin scheidet
am 17.01.2012 altersteilzeitbedingt aus.
Im Rahmen des Stellen- und
Personalkostenkonsolidierungskonzeptes ist diese Stelle der
Prioritätenkategorie 1.1 „Pflichtaufgabe ohne Gestaltungsmöglichkeit: Die Nichtbesetzung
hätte sonstige unmittelbare Auswirkungen auf die Leistungserbringung anderer
Stellen der Kategorie 1.“
und der
Maßnahmeneinteilung I „Keine Detailprüfung erforderlich. Die Stelle muss
unverzüglich wieder besetzt werden.“
zugeordnet.
2.   Aufgaben auf der Stelle „Zuschüsse nach
Richtlinien“
Der Stelleninhalt umfasst
neben den Zuschüssen nach den Richtlinien, die dieser Stelle auch den Namen
geben haben, insbesondere allgemeine Verwaltungsaufgaben.
Der tägliche Posteingang und
dessen Verteilung binden jeden Tag ca. 2 Std. Arbeitszeit.
Täglich gehen zahlreiche
Schreiben von Polizei, Staatsanwaltschaften und Gerichten ein, die erfasst und
an die zuständigen Sozialfachkräfte weitergeleitet werden müssen. So werden pro
Jahr ca. 500 Neufälle für die Jugendgerichtshilfe erfasst. Zusammen mit den
laufenden Fällen sind alleine in der Jugendgerichtshilfe mehrere Tausend
Schreiben pro Jahr zuzuordnen.
Vom Landesinstitut für
Gesundheit und Arbeit (LIGA) kommen jährlich ca. 500 Datenmeldungen über
versäumte Teilnahmen an den Kinderfrüherkennungsuntersuchungen/U-Untersuchungen,
die ebenfalls erfasst und an die zuständigen Sozialfachkräfte weitergeleitet
werden müssen. Die Ergebnisse der Ermittlungen der Sozialfachkräfte sind
anschließend auch noch zentral zu dokumentieren.
Weitere allgemeine
Verwaltungsaufgaben sind die Büromaterialverwaltung, diverse Statistiken und
die Altaktenregistratur.
Die oben genannten Zuschüsse
nach Richtlinien betreffen hauptsächlich die Richtlinien für die Jugendarbeit
(z.B. Wandern, Fahrten, Lager, Familien- und Stadtranderholung, Schulungen, Juleica,
Familienerholung).
Die tägliche Postverteilung
und teilweise Erstfassung von Daten für mehr als 30 Sozialfachkräfte des
Jugendamtes hat dazu geführt, dass diese Stelle die zentrale Sekreteriats- bzw.
Auch wenn zwischenzeitlich durch
den Einsatz von EDV einige allgemeine Aufgaben (wie z.B. kleinere
Schreibarbeiten) von allen Sozialfachkräften miterledigt werden, ist eine
zentrale Verwaltungsstelle unverzichtbar. Würden alle Verwaltungsaufgaben
dezentral von den einzelnen Sozialfachkräften übernommen, wäre das erstens
ineffektiv und zweitens wegen der höheren Vergütung der Sozialfachkräfte
teurer.
In der zentralen
Verwaltungsstelle sind alle
Gerade in diesen Zeiten, wo
die Vermeidung der Kindeswohlgefährdung einen immer größer werdenden
Stellenwert bekommt, ist eine zentrale Anlaufstelle im Jugendamt notwendig. In
dieser Anlaufstelle sind alle notwendigen
4.   Fazit:
Wie unter Ziffer 1 - Einstufung
der Stelle - schon angeführt, gilt für diese Stelle die Maßnahmeneinteilung
I „Keine Detailprüfung erforderlich. Die Stelle muss unverzüglich wieder
besetzt werden.“
Da ohne Besetzung der Stelle
Nr. 2123 die Arbeitsergebnisse der Sozialfachkräfte gefährdet sind und
insbesondere die zeitnahe Bearbeitung alle Vorgänge nicht gewährleistet ist,
ist eine Stellenwiederbesetzung zwingend geboten.