Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Rheine, den kw-Vermerk für die Stelle 7100 „Produktverantwortliche/r Verwaltungsorganisation und Zentrale Dienste“ zum 1. Januar 2012 aufzuheben und den Stellenplan entsprechend zu ändern.

Begründung:

 

I.   Allgemeine Ausgangssituation – Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept

Angesichts der sich dramatisch verschlechternden finanziellen Rahmenbedingungen und der daraus resultierenden allgemeinen Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung wurde im Jahre 2006 das sog. Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept entwickelt und am 5. Dezember 2006 im Haupt- und Finanzausschuss beraten (Vorlage 508/06). Im Rahmen dieses Konzeptes wurden alle Stellen der Stadtverwaltung verschiedenen Prioritäts- und Maßnahmenkategorien zugeordnet. Grundgedanke ist hierbei, dass beim Freiwerden einer Stelle entschieden wird, ob sie wiederbesetzt werden muss oder eingespart werden kann.

Die Kategorien und Maßnahmen sind in der Anlage 1 dargestellt.

Die überwiegende Zahl der Planstellen bei der Stadt Rheine ist den Maßnahmenkategorien II. und III. zugeordnet. Daraus folgt, dass bei jeder Stellenvakanz teilweise aufwändige organisatorische Überprüfungen durchgeführt werden müssen. Die für derartige Organisationsuntersuchungen in der Stadtverwaltung zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen sind sehr begrenzt. Die Beauftragung externer Organisationsberater ist zum einen sehr teuer und zum anderen hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit der Ergebnisse erfahrungsgemäß kritisch zu bewerten. Daher wurde in der Stadtverwaltung ein internes System entwickelt und eine Arbeitsgruppe „Organisationsuntersuchung“ eingerichtet. Unter der Moderation des Fachbereichsleiters „Interner Service“ führen die Controller(innen) aller 6 Fachbereiche der Stadtverwaltung stellenbezogene organisatorische Überprüfungen durch. Erste verwaltungsinterne Untersuchungsergebnisse dieser Arbeitsgruppe liegen bereits vor und werden in die nächsten Stellenplanberatungen einfließen. In diesem Sinne wurden Einzelheiten des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes in mehreren Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission dargestellt und intensiv diskutiert.

II.  Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015

Zur konkreten Ausgestaltung des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes war es notwendig, für einen überschaubaren Planungszeitraum die zu erwartende personelle Entwicklung bei der Stadtverwaltung zu betrachten. Zu diesem Zweck wurde im Jahre 2008 eine Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung für den Zeitraum 2008 – 2015 erstellt. Dabei wurde deutlich, dass es zahlreiche Einflussfaktoren gibt, die in einer Verwaltung unserer Größenordnung kaum statistisch planbar sind. Für eine annähernd realistische Planung war es daher insbesondere erforderlich, die im Planungszeitraum zu erwartende Fluktuation möglichst realistisch einzuschätzen. Neben den bekannten Altersgrenzen ist dabei auch ein früheres Ausscheiden aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine im Rahmen der Altersteilzeit eine feste Planungsgröße.

Unter Berücksichtigung der erkennbaren Faktoren ist davon auszugehen, dass bis zum Ende des Planungszeitraumes 80 Personen aus dem aktiven Dienst der Stadt Rheine ausscheiden werden. Auf dieser Grundlage können nach Einschätzung der Verwaltung bis 2015  18 Planstellen eingespart werden. 39 Stellen sollen durch die Einstellung und Übernahme von Auszubildenden und 23 Stellen extern wieder besetzt werden. Nach dem derzeitigen Planungsstand wird dieses Ziel erreichbar sein.

III. Gewährung von Altersteilzeit (ATZ) als Element der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015

Um das Ziel des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes erreichen zu können, ist eine möglichst planbare und sozialverträgliche Fluktuation erforderlich. Im Rahmen dieses sog. aktiven Fluktuationsmanagements hat der Rat der Stadt Rheine eine Grundsatzregelung über die Gewährung von Altersteilzeit bei der Stadt Rheine beschlossen. Von dieser Möglichkeit haben in den Jahren 2009 und 2010 insgesamt 33 Mitarbeiter(innen) Gebrauch gemacht, sodass die Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung insofern auf eine relativ realistische Basis gestellt werden konnte.

IV.  Ausweisung von kw-Vermerken im Rahmen der Stellenpläne 2010 und 2011

Die nach der Personalbedarfs- und Entwicklungsplanung 2008 – 2015 vorgesehenen 18 Stelleneinsparungen können aufgrund der Systematik dieses Konzeptes im Voraus nicht in allen Fällen konkret stellenbezogen benannt werden. Gleichwohl hat die Verwaltung in mehreren Sitzungen der Strategie- und Finanzkommission und im HFA erklärt, dass sie dieses Ziel bis zum Ende des Planungszeitraumes erreichen wird.

Wegen dieser fehlenden Konkretisierung der Stelleneinsparungen hat der Rat der Stadt Rheine im Wege der Stellenplanberatungen 2010 und 2011 festgelegt, dass die altersteilzeitbedingt frei werdenden Planstellen einen kw-Vermerk erhalten. Dieser Vermerk bedeutet, dass die jeweils betroffenen Stellen mit dem Ausscheiden des Stelleninhabers bzw. der Stelleninhaberin „wegfallen“, also für eine Wiederbesetzung nicht mehr zur Verfügung stehen.

Die Verwaltung hat bei verschiedenen Gelegenheiten darauf hingewiesen, dass das Instrument der kw-Vermerke im Kontext des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes kein geeignetes Mittel ist, die gesteckten Ziele schneller oder effizienter zu erreichen. Gleichwohl wurden die kw-Vermerke aus dem Stellenplan 2010 in den Stellenplan 2011 übernommen verbunden mit der Forderung, bei Freiwerden einer entsprechenden Stelle in den zuständigen Ratsgremien über die Aufhebung jedes einzelnen kw-Vermerkes zu entscheiden.

V.      Aufhebung des kw-Vermerkes bei der Stelle 7100 „Produktverantwortliche/r Organisation und Zentrale Dienste“

V. 1   Stellenpriorisierung

Die Stelle 7100 ist im aktuellen Stellenplan nach Besoldungsgruppe A 13 g. D. mit einem kw-Vermerk ausgewiesen.

Der Stelleninhaber scheidet am 31. Dezember 2012 altersteilzeitbedingt aus.

Im Rahmen des Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzeptes ist diese Stelle der Prioritätenkategorie „1.4“ und im Maßnahmenkatalog der Kategorie „III“ zugeordnet. D. h., die Nichtwiederbesetzung der Stelle hätte sonstige unmittelbare Auswirkungen auf die Leistungserbringung anderer Stellen der Kategorie 1. Die Maßnahmenkategorie „III“ bedeutet, dass vor Wiederbesetzung detaillierte organisatorische Überprüfungen erforderlich sind. Die Stelle kann bis zum Abschluss der Untersuchungen unbesetzt bleiben.

V. 2   Grundsätzliche Bedeutung der Funktionen des Produktverantwortlichen für Verwaltungsorganisation und Zentrale Dienste

Bei der Beurteilung der Bedeutung dieser Stelle ist eine wesentliche Besonderheit zu beachten. In vergleichbaren Städten unserer Größenordnung bestehen eigenständige Organisationseinheiten, die mit erheblichem Personalaufwand die unverzichtbaren zentralen Steuerungsfunktionen im organisatorischen Bereich einer Stadtverwaltung wahrnehmen. Eine solche Organisationseinheit war bis vor ca. 10 Jahren auch bei der Stadt Rheine eingerichtet und zwar in Form der „Zentralen Steuerungsunterstützungseinheit“ (ZSU). Im Wege der schrittweisen Realisierung des neuen Steuerungsmodells wurde die ZSU aufgelöst. Die Leitungsfunktionen der ZSU wurden der Stelle des Fachbereichsleiters 7 „Interner Service“ übertragen. Die operativen Zuständigkeiten im Bereich des Organisationsmanagements wurden weitestgehend dezentralisiert und den einzelnen Fachbereichen zugeordnet.

Seit dieser Zeit besteht bei der Stadt Rheine keine zentrale Steuerungseinheit für organisatorische Steuerungs- und Querschnittsfunktionen. Das ist im interkommunalen Vergleich ein absolutes Novum.

Das Fehlen einer speziellen Organisationseinheit für derartige Steuerungs- und Querschnittsfunktionen bedeutet jedoch nicht, dass eine Stadtverwaltung der Größenordnung der Stadt Rheine mit dem bekannten Produkt- und Leistungsspektrum und ca. 650 Mitarbeiter/innen ohne die Wahrnehmung der wichtigsten fachbereichsübergreifenden Steuerungs- und Querschnittsaufgaben funktionsfähig wäre. Aus dieser Erkenntnis heraus werden diese Funktionen seit Auflösung der ZSU durch den Fachbereich 7 „Interner Service“ mit wahrgenommen. Für diese Aufgaben steht im FB 7 eine!! Stelle des gehobenen Dienstes zur Verfügung; nämlich die hier in Rede stehende Stelle Nr. 7100. Es ist jedoch zu beachten, dass in dieser Stelle nicht nur die genannten Steuerungsfunktionen wahrgenommen werden, sondern auch unverzichtbare Funktionen im Bereich der Organisationsentwicklung im weitesten Sinne. Diese Stelle ist unverzichtbar, um die dringend notwendigen Organisationsuntersuchungen und Rationalisierungsmaßnahmen im Kontext der Haushaltskonsolidierung auf einem Niveau zu ermöglichen, welches man nur als den „kleinsten gemeinsamen Nenner“ bezeichnen kann.

Der Wegfall der Stelle Nr. 7100 würde dazu führen, dass diese Funktionen nicht mehr wahrgenommen würden, da angesichts der Arbeitsauslastung in den anderen Bereichen des FB 7 bzw. in anderen Fachbereichen der Stadtverwaltung eine Verlagerung auf andere Stellen ausgeschlossen ist.

Die als Anlagen 2 und 3 beigefügten Organigramme verdeutlichen die derzeitige Organisationsstruktur der Stadtverwaltung bzw. des Fachbereiches 7 „Interner Service“.

V. 3   Aufgabenspektrum des Produktverantwortlichen „Zentrale Dienste“ und „Organisation“

Zum Zuständigkeits- und Verantwortungsbereich des/der Produktverantwortlichen gehören folgende wesentliche Funktionen:

Einzelheiten ergeben sich aus der als Anlage 5 beigefügten Tätigkeitsbeschreibung.

Anlagen:

Anlage 1: Stellen- und Personalkostenkonsolidierungskonzept

Anlage 2: Organigramm Stadtverwaltung insgesamt

Anlage 3: Organigramm Fachbereich 7 „Interner Service“

Anlage 4: Funktionsbeschreibung Produktverantwortung

Anlage 5: Tätigkeitsbeschreibung Stelle 7100