Begründung:

 

 

Ausgangssituation

 

Am 12. April 2011 fasste der Rat der Stadt Rheine folgenden Beschluss:

 

·          Der Rat beschließt auf Empfehlung des Haupt- und Finanzausschusses, die in der Anlage 1 der Ratsvorlage aufgeführten Vorschläge zum frühestmöglichen Zeitpunkt zur dauerhaften strukturellen Konsolidierung des städtischen Haushalts umzusetzen und die Verwaltung zu beauftragen, die dazu notwendigen weitergehenden Vorbereitungen zu treffen. Ãœber die konkrete Umsetzung der Vorschläge entscheidet nach Vorberatung des zuständigen Fachausschusses der Haupt- und Finanzausschuss. Ãœber die Konsolidierungsergebnisse ist dem Rat der Stadt zweimal jährlich zu berichten, und zwar nach Abschluss des 1. Halbjahres sowie nach Abschluss des Haushaltsjahres.

 

·          Der Rat beauftragt die Verwaltung, die in der Anlage 2 der Ratsvorlage aufgeführten Handlungsansätze inhaltlich und vom Konsolidierungsumfang her weiter zu konkretisieren und sukzessive zur Entscheidung vorzulegen.

 

Darüber hinaus beschloss der Haupt- und Finanzausschuss am 6. März 2012, die Anregungen der Bürgerinnen und Bürger, die im Rahmen der Informationsveranstaltung am 19. Januar 2012 bzw. auf schriftlichem Wege unterbreitet worden sind, weiterzuverfolgen und zur weiteren Beratung in den Fachausschüssen inhaltlich aufzubereiten.

 

Im Nachfolgenden werden daher die inzwischen erarbeiteten Überprüfungsergebnisse nach 3 Kategorien gegliedert dargestellt.

 

• Konsolidierungsvorschläge gemäß Ratsbeschluss vom 12. April 2011

·         Handlungsansätze für Konsolidierungsmaßnahmen

• Anregungen der Bürgerinnen und Bürger

 

 

 

1         Konsolidierungsvorschläge gemäß Ratsbeschluss vom 12. April 2011 (Liste 1)

 

1.1.     Keine öffentliche Mitfinanzierung der Weihnachtsbeleuchtung (lfd. Nr. 1.5 der Liste 1)

Die öffentliche Mitfinanzierung der Weihnachtsbeleuchtung wird seit Jahren kontrovers diskutiert. Bemühungen, eine Mitfinanzierung durch Einzelhandel bzw. Gebäudeeigentümer zu erreichen, sind bisher gescheitert.

           Daher wurde im Jahr 2005 im Zuge von umfangreichen Ersatzbeschaffungen für die Weihnachtsbeleuchtung zwischen Stadt, Verkehrsverein und den Technischen Betrieben Rheine vereinbart, dass die Stadt Rheine für die nächsten 10 Jahre, also bis zum Jahr 2015, die Kosten für Montage und notwendige Fahrzeuge übernimmt (derzeit 28.000,00 € pro Jahr).

 

           Insofern soll dieser Konsolidierungsvorschlag rechtzeitig vor dem Ablauf der Vereinbarung im Jahr 2015 wieder aufgegriffen werden.

 

           Sollten sich aus dem aktuellen Prozess zur Neuausrichtung des Stadtmarketings Perspektiven für ein breiteres Engagement privater Akteure auch für die Weihnachtsbeleuchtung entwickelt, könnte eine Änderung der Vereinbarung zugunsten der Reduzierung der öffentlichen Zuschüsse bereits eher in Angriff genommen werden (vgl. Konzept Integrierte Standort- und Stadtmarketingstrategie Rheine, büro frauns, November 2012; Seite 29: „Neben den in diesem Konzept beschriebenen Aufgaben der Koordinierungsstelle wird die wesentliche Herausforderung darin bestehen, insbesondere private Akteure aus der Wirtschaft für ein verantwortungsvolles und wirksames Engagement im Stadtmarketing Rheine zu motivieren“).

 

 

1.2      10 %ige Kürzung der Zuschüsse an Vereine und Verbände (lfd. Nr. 1.27 der Liste 1)

 

           Hierbei handelt es sich um einen allgemeinen Prüfungsauftrag, der durch alle Organisationseinheiten der Stadtverwaltung zu erledigen ist. Insofern wird auf die Diskussionen in den jeweils zuständigen Fachausschüssen verwiesen.

 

           Aus dem Budget des Sonderbereiches 0 werden 2 Zuschüsse gezahlt:

 

·         Verkehrsverein Rheine

·         Karnevalsunion Rheine (KUR)

 

 

1.2.1   Zuschuss Verkehrsverein

           Dem Verkehrsverein Rheine e.V. obliegt die touristische Vermarktung der Stadt Rheine sowie das Veranstaltungsmanagement insbesondere im Bereich der Innenstadt.

           Der Rat der Stadt Rheine hat am 27. März 2012 zur Neuausrichtung des Stadtmarketings die Verantwortung für die Geschäftsfelder „Veranstaltungen“ und „Freizeit und Tourismus“ durch den Verkehrsverein Rheine e.V. beschlossen.

           Durch Beschluss des Rates der Stadt Rheine vom 3. Juli 2012 wurde der Umsetzungsprozess zur Neuausrichtung für das Jahr 2013 angekündigt.

 

           Vorschlag:                                              

           Die Ergebnisse dieses Umsetzungsprozesses sind zunächst abzuwarten.

 

 

 

 

 

1.2.2   Zuschuss Karnevalsunion Rheine

           Die Karnevalsunion Rheine erhält derzeit einen Zuschuss in Höhe von 6.280,00 €. Letztmalig wurde der Zuschuss in den Jahren 2007 und 2008 um jeweils 550,00 € reduziert.

 

           Am 13. September 2012 hat ein Gespräch zwischen dem Pressereferat und dem Präsidenten der KUR und dem Schatzmeister stattgefunden. Die Vertreter der KUR gaben einen Überblick über ihre Aktivitäten, zu denen maßgeblich die Organisation des Rosenmontagsumzugs mit rund 80 teilnehmenden Gruppen und rund 55.000 Besuchern gehört. Darüber hinaus pflegt die KUR Kontakte zu Rheines Partnerstädten und übernimmt eine koordinierende und netzwerkende Servicefunktion für den Karneval in Rheine.

           Für die Vereine ist die Mitgliedschaft in der KUR beitragsfrei. Ihre Aktivitäten finanziert die KUR zu einem hohen Maße aus Spenden- und Sponsorengeldern sowie aus Eigenleistung. Die KUR ist bemüht, dieses Finanzierungskonzept auch in Zukunft dahingehend auszubauen.

           Insbesondere aufgrund erhöhter Anforderungen an die Sicherheit sind die Ausgaben der KUR für die Durchführung des Rosenmontagsumzugs in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen. Der Umzug genießt in Rheine eine hohe Beliebtheit und wird vollständig ehrenamtlich getragen.

          

           Vorschlag:

           Insofern wird vorgeschlagen, den Zuschuss an die KUR zunächst nicht weiter zu reduzieren.

 

Aus dem Budget des Fachbereiches 7 „Interner Service“ werden keine Zuschüsse an Vereine und Verbände gezahlt.

 

 

1.3      Abschaffung von Mitgliedschaften (lfd. Nr. 1.30 der Liste 1)

 

           Diese Fragestellung wurde in der Strategie- und Finanzkommission sowie bei verschiedenen anderen Konsolidierungsaktionen mehrfach diskutiert. Angesichts der nach wie vor unverändert kritischen Haushaltslage sollte aktuell noch einmal über die einzelnen Mitgliedschaften berichtet bzw. entschieden werden. Zu diesem Zweck ist dieser Vorlage als Anlage 1 eine entsprechende „Übersicht Mitgliedschaften der Stadt Rheine“ beigefügt.

           Vorschlag:

           Die Verwaltung schlägt vor, alle Mitgliedschaften aufrechtzuerhalten; mit Ausnahme der unter lfd. Nr. 14 aufgeführten Mitgliedschaft in der „Vereinigung van Eigenaren Boerenslag“, die zukünftig außerhalb des städtischen Haushaltes finanziert werden wird.

 

          

 

 

2         Handlungsansätze für Konsolidierungsmaßnahmen (Liste 2)

 

2.1      Interkommunale Zusammenarbeit Personalverwaltung und/oder Abrechnung (lfd. Nr. 2.32 der Liste 2)

 

           Die Personalverwaltung der Stadtverwaltung rechnet (einschl. der TBR AöR, der EWG, des Verkehrsvereins, etc.) monatlich ca. 1.000 Fälle ab. Angesichts dieser Größenordnung kommen für die in Betracht gezogene interkommunale Zusammenarbeit grundsätzlich 2 Varianten in Betracht:

 

2.1.1   Variante 1:   Die Stadt Rheine bietet anderen Kommunen im Kreis Steinfurt an, Dienstleistungen für diese Kommunen zu erbringen

           Die zurzeit im Bereich der städtischen Personalverwaltung tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im Hinblick auf die sich ständig verändernden Rahmenbedingungen und die immer komplizierter werdenden Abrechnungsmodalitäten bis an die Grenze ihrer Leistungsfähigkeit ausgelastet. Die Erbringung von Dienstleistungen für andere Kommunen des Kreises Steinfurt könnte nur dann realisiert werden, wenn zunächst entsprechende zusätzliche Kapazitäten in der städtischen Personalverwaltung aufgebaut würden. Diese neuen Mitarbeiter/innen der Personalverwaltung benötigten eine erhebliche Einarbeitungszeit. Außerdem ist im Hinblick auf die mit zusätzlichem Personaleinsatz verbundenen Fix- und Zusammenhangkosten ein bedarfsscharfer Personaleinsatz nicht realisierbar. Das würde wiederum dazu führen, dass die Stundenverrechnungssätze für interessierte Kommunen nicht attraktiv sein könnten.

 

           Zusammenfassende Bewertung der Variante 1 - Vorschlag:

           Diese Variante würde nicht zu einem Beitrag zur Haushaltskonsolidierung führen und sollte daher nicht weiterverfolgt werden.

 

 

2.1.2   Variante 2:   Die Stadt Rheine nimmt Dienstleistungen des Kreises Steinfurt in Anspruch.

 

           Die Stadt Rheine hat sich an dem unter Federführung der Kreisverwaltung initiierten Projekt „Interkommunale Zusammenarbeit“ aktiv beteiligt. In der Einführungsveranstaltung am 27. 5. 2012 wurde zwischen den Vertretern des Kreises Steinfurt und den Vertretern von 13 interessierten Gemeinden des Kreises Steinfurt vereinbart, für die interkommunale Zusammenarbeit keine Projektgruppe für den Bereich Personalverwaltung einzurichten. Vielmehr hat der Kreis Steinfurt in dieser Veranstaltung den Gemeinden des Kreises Steinfurt angeboten, mit dem Kreis eine bilaterale Vereinbarung zur Übernahme von Dienstleistungen im Bereich der Personalverwaltung zu schließen. Nach den der Verwaltung vorliegenden Informationen hat der Kreis Steinfurt inzwischen mit einer Gemeinde in der Größenordnung von ca. 10.000 Einwohnern eine Vereinbarung zur Übernahme der operativen Personalverwaltung getroffen und steht in Verhandlungen mit mindesten einer weiteren Gemeinde in der gleichen Größenordnung.

 

           Die Konditionen (Kosten je Abrechnungsfall/Monat) werden zwischen dem Kreis und den jeweiligen Gemeinden im Einzelfall bilateral verhandelt. Insofern kann ohne unmittelbar mit dem Kreis zu verhandeln, ein konkreter Betrag je Abrechnungsfall für die Stadt Rheine nicht benannt werden. Nach den der Verwaltung vorliegenden Informationen auch aus anderen Kreisen würden für die operative Personalverwaltung (Abrechnung der Löhne und Gehälter und damit zusammenhängende Nebenarbeiten) pro Jahr ca. 250.000 – 300.000 € zu entrichten sein. Für die in der Personalverwaltung der Stadt Rheine zurzeit tätigen Mitarbeiter/innen entstehen für die vergleichbaren Tätigkeiten Personalaufwendungen in Höhe von ca. 200.000 €/Jahr.

           Allein dieser summarische Vergleich zeigt, dass durch die Übernahme dieser Dienstleistungen durch den Kreis Steinfurt keine Synergieeffekte möglich wären. Im Gegenteil. Durch eine derartige Kooperation würde zusätzlicher Koordinationsaufwand verursacht werden. Ganz davon abgesehen, dass der Kreis Steinfurt seinen Personalbestand in der Personalverwaltung für die Bearbeitung von 1.000 Abrechnungsfällen erheblich ausbauen müsste.

 

           Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass der Kostenanteil des Kreises für das sowohl beim Kreis als auch bei der Stadt Rheine eingesetzte Personalabrechnungsverfahren (LOGA) sicherlich deutlich höher sein würde, als der zurzeit bei der Stadt Rheine entstehende Aufwand. Dies liegt darin begründet, dass die Stadt Rheine aufgrund ihrer Zugehörigkeit zur Kommunalen Anwendergemeinschaft für Informations- und Kommunikationstechniken (KAI) eine konkurrenzlos günstige Nutzungs- und Wartungsgebühr für diese Software entrichtet. Diese Kosten sind in dem pauschalen Jahresbeitrag für die KAI in Höhe von 1,50 €/Einwohner enthalten.

 

           Neben diesen Fakten ließen sich noch zahlreiche Argumente aufführen, die gegen eine derartige Zusammenarbeit mit dem Kreis Steinfurt sprechen. Zur Vermeidung unnötigen Aufwandes soll hierauf jedoch verzichtet werden.

 

           Zusammenfassende Bewertung der Variante 2 - Vorschlag:

           Angesichts der o. g. Ausführungen würde diese Variante nicht zu einem Beitrag zur Haushaltskonsolidierung führen und sollte daher nicht weiterverfolgt werden.

 

 

2.1.3   Gesamtwürdigung:

           Insgesamt kann daher festgestellt werden, dass eine theoretisch denkbare interkommunale Zusammenarbeit im Bereich der Personalverwaltung bzw. Personalabrechnung nicht zur Entlastung des städtischen Haushaltes führen würde und daher nicht weiter verfolgt werden sollte.

 

 

 

2.2      Zentralisierung/Automatisierung Einkauf für alle städtischen Bereiche/inter­kommunale Zusammenarbeit (lfd. Nr. 2.34 der Liste 2)

 

           Um durch die Zentralisierung bzw. Automatisierung des Einkaufs Beiträge zur Haushaltskonsolidierung zu generieren, wurden seitens der Verwaltung sehr unterschiedliche Ansätze verfolgt und Möglichkeiten geprüft; mit folgenden Ergebnissen:

 

 

2.2.1   Online Shop – Büromaterial

 

  Nach Änderung des Vergaberechtes im Jahre 2010 ist es rechtlich zulässig, für Vergabeverfahren Rahmenvereinbarungen zu schließen.

 

Für die Beschaffung von Büromaterial wurde bei der Stadtverwaltung Ende 2012 auf der Grundlage einer Rahmenvereinbarung mit einem Lieferanten ein Online-Shop eingerichtet. Dieser Online-Shop bietet ca. 290 Artikel an, die bisher einzeln oder in einem sehr aufwändigen Verfahren im Wege einer Jahresausschreibung beschafft worden sind. Durch die Neuregelung entfallen zukünftig diese sehr aufwändigen Arbeiten zur Bedarfsermittlung und Verbrauchsdatenerfassung, da diese wichtigen Informationen durch das System geliefert werden. Aufgrund der umfassenden elektronischen Auswertungsmöglichkeiten können außerdem jederzeit ohne großen Aufwand Angaben zum Umsatz je Organisationseinheit, pro Artikel, Anzahl der Aufträge, Auftragsvolumen etc. ermittelt werden.

 

  Zusammenfassende Bewertung:   Zweifelsfrei wird diese neue Form des Einkaufs zu Einsparungen führen. Eine Quantifizierung dieser Einsparungen ist im Voraus jedoch nicht möglich. Insofern müssen zunächst die Erfahrungen mit diesem neuen Verfahren abgewartet werden.

 

 

2.2.2   KoPart e.G. (Einkaufsgemeinschaft des Städte und Gemeindebundes NRW)

 

Die KoPart e.G. ist am 14. Juni 2012 in Düsseldorf gegründet und in Regie des Städte- und Gemeindebundes NRW inzwischen in das Genossenschaftsregister eingetragen worden.

Die Stadt Rheine hat den Beitritt zur KoPart e.G erklärt. Die zuständige Bezirksregierung in Arnsberg hat mitgeteilt, dass gegen den Beitritt der Stadt Rheine zur interkommunalen Einkaufsgemeinschaft des Städte- und Gemeindebundes (KoPart e.G.) kommunalaufsichtliche Bedenken nicht bestehen.

 

Die Geschäftsaufnahme der KoPart ist seit einigen Tagen konkret angelaufen. Dabei haben sich verschieden Problemstellungen ergeben, die zunächst noch gelöst werden müssen. Die Verwaltung geht jedoch davon aus, dass nach Beseitigung dieser Anlaufschwierigkeiten ein positiver Effekt eintreten wird.

 

           Zusammenfassende Bewertung:   Wegen fehlender Erfahrungen kann zurzeit nicht abgeschätzt werden, welches Volumen die zu erwartenden Einsparungen haben werden. Insofern müssen zunächst im Laufe des Jahres 2013 entsprechende Erfahrungen gesammelt werden.

 

 

2.2.3   Interkommunale Zusammenarbeit Kreis Steinfurt –gemeinsamer Einkauf-

 

Im Rahmen des im Jahre 2011 durch den Kreis Steinfurt initiierten Gesamtprojektes „Interkommunale Zusammenarbeit“ wurde u. a. Einsparmöglichkeiten durch gemeinsame Einkäufe geprüft. Im Ergebnis wurde folgendes festgestellt:

 

„Einzellfallbezogen bestehen im Kreis Steinfurt z. B. im Bereich der Energie Möglichkeiten zur Bündelung von Nachfragen. Ferner bestehen Arbeitsgruppen zu verschiedenen Themen einer gemeinsamen Beschaffung. Eine weitere Formalisierung des Arbeitskreises Interkommunale Zusammenarbeit erscheint derzeit nicht sinnvoll. Auf die Einrichtung einer Projektgruppe ist verzichtet worden. Ein Bedarf wurde nicht erkannt.“

 

  Zusammenfassende Bewertung:   Angesichts dieser Erkenntnis soll diese Form der interkommunalen Zusammenarbeit auch seitens der Stadt Rheine nicht weiterverfolgt werden.

 

 

 

 

3         Anregungen der Bürgerinnen und Bürger

 

           Aufgrund des HFA – Beschlusses vom 6. 3. 2012 sind für den Sonderbereich 0 bzw. den Fachbereich 7 folgende Vorschläge zu bearbeiten und im Wege einer Sachstandsdarstellung aufzubereiten:

 

3.1      Aufgabe der städtischen EDV/IT-Abteilung und Outsourcing an die CITeq, Münster (lfd. Nr. 43 der Liste)

 

3.1.1   Ausgangssituation – Wahrnehmung der IT – Aufgaben der Stadtverwaltung Rheine im Rahmen der Kommunalen Anwendergemeinschaft für Informations- und Kommunikationstechnik (KAI)

 

           Die IT – Aufgaben für die Stadtverwaltung Rheine werden in städtischer Regie als Produktbereich im Fachbereich 7 „Interner Service“ wahrgenommen; und zwar im Rahmen der seit über 30 Jahren bestehenden „Kommunalen Anwendergemeinschaft für Informations- und Kommunikationstechnik (KAI)“. Die Stadt Rheine ist Mitbegründer dieser Gemeinschaft und trägt als eine von 4 Zentrengemeinden mit einer nebenamtlichen Geschäftsführung wesentlich zum erfolgreichen Agieren dieser Einrichtung der interkommunalen Zusammenarbeit bei.

           Die Mitgliedschaft in der KAI ist auch die Grundlage dafür, dass die Stadt Rheine ihre IT-Landschaft in Relation zu Städten vergleichbarer Größenordnung und Struktur konkurrenzlos wirtschaftlich gestalten kann. Das hat auch die Gemeindeprüfungsanstalt in ihrem Bericht aus dem Jahre 2010 bestätigt. Diese günstige wirtschaftliche Situation ist im Wesentlichen einerseits auf die extrem „schlanke“ Organisationsstruktur der KAI und andererseits auf die sehr praxisbezogenen und wartungsfreundlichen zentralen Softwareverfahren zurückzuführen. Für die Tätigkeiten, die Mitarbeiter der Stadt Rheine für die KAI erbringen, werden die Kosten erstattet, und zwar durchschnittlich ca. 150.000 €/Jahr. Hinzu kommen zahlreiche Synergieeffekte durch die Tätigkeit der für die KAI eingesetzten Mitarbeiter/innen vor Ort im Rathaus der Stadt Rheine.

           Einzelheiten zur KAI können dem dieser Vorlage als Anlage 2 beigefügten Prospekt entnommen werden.

          

           Selbstverständlich stellt sich angesichts der rasanten technischen Entwicklung im IT-Bereich auch die Frage, ob diese Organisationsform mittel- bis langfristig zukunftsfähig ist. Zur Beantwortung dieser Frage haben sich die Gremien der KAI im Jahre 2012 intensiv mit der künftigen strategischen Ausrichtung beschäftigt. Als Ergebnis dieses Beteiligungsprozesses ist festzustellen, dass die KAI wie bisher auch in der Zukunft sehr wirtschaftlich und zukunftsfähig aufgestellt sein wird. In Zahlen ausgedrückt bedeutet dies, dass der von der Stadt Rheine an die KAI zu entrichtende Mitgliedsbeitrag seit 2006 konstant 1,50 € je Einwohner beträgt und für die Stadt Rheine kassenwirksam erst zum 1. Januar 2014 auf dann 1,85 €/Einwohner erhöht werden wird. Die finanzielle Dimension und der Grad der Wirtschaftlichkeit können angesichts dieses Jahreseinwohnerbeitrages jedoch erst beurteilt werden, wenn man einen Vergleich zu anderen Organisationsformen anstellt. Dies soll konkret bezogen auf die citeq Münster im Nachfolgenden erläutert werden.

 

 

3.1.2   citeq Münster – Profil und Rechtsform

 

           Zitat von der Homepage der citeq:   

           „Die citeq ist Münsters städtischer IT-Dienstleister für Kommunen, öffentliche Verwaltungen und deren Einrichtungen. Die eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Münster vereint ein tiefgreifendes Verständnis der Verwaltungsprozesse in Kommunen mit dem Wissen eines IT-Dienstleisters. Die 130 Mitarbeiter beraten, konzipieren und betreiben Systeme, entwickeln und integrieren Anwendungen.

           Die citeq betreut sämtliche IT-Verfahren sowie PC-Arbeitsplätze der Stadt Münster. 80 Schulen stattet die citeq mit Computertechnik aus. Für 20 umliegende Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen betreibt die citeq große IT-Verfahren im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung. Hinzu kommen 400 weitere Kunden aus dem öffentlichen Bereich. Der Jahresumsatz der citeq liegt bei gut 20 Mio. €.“

 

 

3.1.3   Grundsätzliches zum Outsourcing von IT-Dienstleistungen bei der Stadt Rheine

 

           Bei wörtlicher Auslegung dieser Bürgeranregung müsste die gesamte städtische EDV/IT-Abteilung aus der städtischen Regie herausgenommen und an die citeq Münster ausgesourct werden. Eine derartige komplette Auslagerung an eine externe Dienstleistungsgesellschaft kann nicht in Betracht kommen. Es ist keine Stadt unserer Größenordnung bekannt, in der durch eine derartige Organisationsform auf das Vorhalten eigener EDV-Fachleute innerhalb der Stadtverwaltung verzichtet wird. Auch die Auslagerung städtischer IT-Dienst­leistungen in eine städtische Gesellschaft würde bereits bei summarischer Betrachtung angesichts der Größenordnung der Stadt Rheine nicht zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit insgesamt führen können.

 

           Insofern müssen sich die Überlegungen zum Outsourcing an externe Dienstleister auf die Bereiche und Aufgaben konzentrieren, die unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten besser durch externe Dienstleister wahrgenommen werden können, als dies durch städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglich ist.

 

           Vor diesem Hintergrund ist das Outsourcing von IT-Dienstleistungen bei der Stadt Rheine bereits seit vielen Jahren gängige Praxis. Auch ist eine punktuelle und verfahrensbezogene Kooperation der KAI und ihrer Mitgliedsgemeinden mit externen Dienstleistern seit vielen Jahren üblich.

 

        Insbesondere im Hinblick auf die höher werdende technische Komplexität hat die KAI im Jahre 2012 im Wege eines umfassenden Beteiligungsprozesses die zukünftige Strategie festgelegt. Wesentliches Element dieser Strategie ist es, externe Dienstleister dann in Anspruch zu nehmen, wenn dies aus wirtschaftlichen Gründen sinnvoll ist. In folgenden Bereichen kooperiert die Stadt Rheine bzw. die KAI bereits mit externen Rechenzentren bzw. Dienstleistern:

 

·         Betrieb der Personalberechnungs- und Verwaltungssoftware (LOGA) = Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (KRZ) in Lemgo

 

·         Elektronisches Personenstandsregister (ITEBO-Osnabrück)

 

·         Zeiterfassungssystem (KRZ Lemgo)

 

·         Vereinfachte Melderegisterauskunft – citeq Münster

 

           Diese Beispiele zeigen, dass es im Hinblick auf die Bürgeranregung nur darum gehen kann, konkret zu beleuchten, welche der konkreten Dienstleistungen sinnvoller weise auf die citeq übertragen werden könnten.

 

           Zurzeit werden verschiedene Überlegungen seitens der KAI zum punktuellen, verfahrensbezogenen Outsourcing angestellt. Konkrete Verhandlungen bezüglich verschiedener Anwendungsprogramme sind inzwischen aufgenommen worden. In diesem Kontext werden auch Gespräche mit der citeq geführt.

 

3.1.4       Wirtschaftlichkeitsvergleich KAI - citeq

 

           Im Hinblick auf die vorstehenden Ausführungen könnte aus Gründen der Wirtschaftlichkeit über die bisher bereits praktizierte Form hinaus nur die Auslagerung sog. strategischer Verfahren interessant sein. Hierin läge theoretisch das höchste Einsparpotenzial. Dazu wäre erforderlich, dass die citeq diese Dienstleistungen zu einem erheblich günstigeren Preis anbieten könnte, als dies im Rahmen der KAI und in Eigenregie der Stadt Rheine zurzeit möglich ist.

 

           Konkret kämen folgende zentrale Verfahren für ein Outsourcing in

           Betracht:

 

§         Finanz- und Rechnungswesen

 

§         Einwohnermeldewesen

 

§         Personalwesen

 

            Über Konkrete Angebote der citeq, die einen exakten Wirtschaftlichkeitsvergleich ermöglichten, könnte und sollte erst dann verhandelt werden, wenn die Stadt Rheine ernsthaft die Absicht hätte, mit diesen Verfahren zur citeq zu wechseln.

 

            Um die Ernsthaftigkeit eines solchen Vorgehens überhaupt beurteilen zu können, konnten seitens der Verwaltung grobe Referenzwerte für ein Outsourcing in Erfahrung gebracht werden:

                  

·         Softwaremodul Kommunales Rechnungswesen = ca. 200.000,00 €/Jahr Betriebs- und Lizenzkosten

 

·         Softwaremodul Einwohnerwesen =                      ca. 100.000,00 €/Jahr Betriebs- und Lizenzkosten

 

            Somit müssten alleine für diese beiden Zentralverfahren jährlich ca. 300.000,00 â‚¬ an den externen Dienstleister gezahlt werden. Das entspricht einem Betrag von ca. 4,00 €/Einwohner.

 

            Die Stadt Rheine zahlt zz. 1,50 €/Einwohner = 116.000 €/Jahr an die KAI. Mit diesem Beitrag sind sowohl die o. g. Softwaremodule als auch weitere zusätzliche Lizenzen und Dienstleistungen seitens der KAI abgedeckt.

 

            Allein diese globale Betrachtung mit einer Differenz von ca. 2,50 €/Einwohner = ca. 200.000,00 € pro Jahr verdeutlicht, dass eine Weiterverfolgung dieses Ansatzes nicht zu einem wirtschaftlichen Ergebnis führen kann. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass in den o. g. Beträgen die Kosten für die Umstellung der derzeit bei der Stadt Rheine im Einsatz befindlichen Verfahren auf die citeq-Verfahren noch nicht enthalten sind. Dies sind erfahrungsgemäß für eine Stadt unserer Größenordnung Beträge, die deutlich über 500.000 € liegen werden.

 

            Zusammenfassende Würdigung - Vorschlag:

 

            Unter Berücksichtigung der o. g. Ausführungen sollte diese Bürgeranregung im Sinne einer grundsätzlichen Auslagerung aller städtischer IT-Dienstleistungen auf die citeq Münster nicht weiterverfolgt werden.

            Vielmehr sollen die geschilderten Bemühungen zur wirtschaftlichen Aufgabenerledigung im Bereich der städtischen IT-Ab­teilung auch zukünftig punktuell unter Einbeziehung externer Dienstleister fortgeführt werden.

 

 

 

3.2      Aufgabe der städtischen Lohnbuchhaltung und Personalabteilung und Outsourcing an einen externen Dienstleister, z. B. in Kooperation mit dem Kreis Steinfurt (lfd. Nr. 44 der Liste)

 

          

3.2.1   Outsourcing an einen privaten Dienstleister

          

           Das Outsourcing dieser Funktionen an einen privaten Dienstleister kann für eine Stadt unserer Größenordnung nicht wirtschaftlich sein. Allein aufgrund der Tatsache, dass es nicht vertretbar wäre, die notwendigen Steuerungsfunktionen auszulagern und die sehr komplexe Kernkompetenz im Personalrecht zu verlieren, könnte nur eine punktuelle Vergabe der reinen Berechnung und Abrechnung in Betracht kommen.
Hierbei ist zu berücksichtigen, dass externe Dienstleister vergleichbar leistungsfähige Software für die Personalabrechnung einsetzen müssten. Diese Software erfordert erhebliche finanzielle Aufwendungen für Support und Lizenzen. Diese Aufwendungen fallen bei der Stadt Rheine aufgrund der günstigen Konditionen im Rahmen der KAI nicht an, da sie mit dem einheitlichen Jahresbeitrag abgedeckt sind.

           Auch sind Städte unserer Größenordnung nicht bekannt, die diesen Weg erfolgreich gewählt haben.

          

           Vorschlag:

           Daher sollte auf ein Outsourcing an einen externen (privaten) Dienstleister verzichtet werden.

 

 

3.2.2       Kooperation mit dem Kreis Steinfurt

 

Hierzu wird auf die Ausführungen unter Ziffer 2.1.2 verwiesen.

 

           Zusammenfassende Bewertung - Vorschlag:

           Eine Kooperation mit dem Kreis Steinfurt im Bereich der Personalverwaltung- bzw. Abrechnung würde nicht zu einem Beitrag zur Haushaltskonsolidierung führen und soll daher nicht weiterverfolgt werden.

          

 

 

3.3      Abschaffung von Mitgliedschaften (lfd. Nr. 45 der Liste)

 

           Dieser Punkt wurde in die Liste 1 „Konsolidierungsvorschläge“ übernommen. Vgl. daher Ausführungen zu Ziffer 1.3 dieser Vorlage.

 

 

 

Anlagen:

 

Anlage 1:        Übersicht Mitgliedschaften der Stadt Rheine

Anlage 2:        Prospekt KAI