Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Kulturausschuss nimmt die Arbeitsplanung des Stadtarchivs 2019 zur Kenntnis.

Begründung:

Die Aufgaben des Stadtarchivs ergeben sich aus der Produktbeschreibung. Im Folgenden wird daher mit Ausnahme der Zeitzeugenbefragungen darauf verzichtet, weitere Ausführungen zu den regelmäßig wahrgenommen Aufgaben und durchgeführten Tätigkeiten zu machen. Die besonderen Themen und Ereignisse der Jahre 2019 f. werden hingegen nachstehend kurz erläutert:

Personal

Im Jahr 2019 stehen im Stadtarchiv zwei Personalwechsel an. Der langjährige Stadtarchivar wird Ende Mai 2019 in den Ruhestand treten, die Archivmitarbeiterin Ende Juli 2019.

Die Nachbesetzung der Stellen ist in beiden Fällen bereits sichergestellt. Diese ist umso wichtiger, als dass hierdurch personell eine durchgehende Sicherstellung der Wahrnehmung der im Archivgesetz NRW festgeschriebenen Pflichtaufgaben gewährleistet wird.

Magazinflächen

Archivgut unterliegt dem Kulturgutschutz und ist nach dem Archivgesetz auf Dauer sicher und sachgemäß zu verwahren. Hierzu müssen auch die räumlichen Voraussetzungen geschaffen sein bzw. werden. Da die bestehenden Magazinflächen bereits jetzt an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen bzw. im Falle des derzeit angemieteten Außenmagazins auch nicht den klimatischen und räumlichen Voraussetzungen entsprechen, die vorgenannten Kriterien zu erfüllen, muss hier so schnell wie möglich qualifizierte Abhilfe geschaffen werden.

Verwaltungsintern ist diese Thematik bereits erörtert worden. Vorgeschlagen wird, zu den Haushaltsplanberatungen 2020 Haushaltsmittel für die Planung eines Zentralmagazins anzumelden und im Teilplan des Fachbereichs 5 zur Verfügung zu stellen. Im Idealfall kann nach erfolgter Planung noch im Jahre 2020 mit der Suche nach einem geeigneten Grundstück und im darauffolgenden Jahr mit dem Bau begonnen werden.

Restaurierung „Neues Archiv“

Für die Restaurierung der durch Schimmel beschädigten Akten des Bestands „Neues Archiv“ (Preußische Registratur, ca. 1813-1945) steht ein jährliches Budget (20.000 Euro) zur Verfügung. Die seit 2008 laufende und auf 20 Jahre angesetzte Restaurierung des Bestands ist etwa zur Hälfte abgeschlossen.

Trotz der Restaurierungsbedürftigkeit unterliegen auch die Archivalien des Neuen Archivs einer regelmäßig nachgefragten Nutzung. Nur bereits restaurierte Archivalien des neuen Archivs können den Benutzern im Original vorgelegt werden. Die noch nicht restaurierten Archivalien dürfen in der Regel entweder aufgrund des Zustands der Archivalie selbst oder aber wegen einer potentiellen, gesundheitlichen Gefährdung für den Benutzer (z. B. durch Schimmelsporen) nicht vorgelegt werden. Diesen Archivalien können derzeit nur im Mikrofilm eingesehen werden.

Ersatzbeschaffung eines Mikrofilmscanners

Das Stadtarchiv hält derzeit einen analogen „Readerprinter“ mit angeschlossenem Scanner zur Nutzung der Mikrofilme bereit. Außer den in Restaurierung befindlichen Akten des neuen Archivs müssen die Zeitungen über Mikrofilm genutzt werden. Eine Vorlage der jeweiligen Originalausgabe der Zeitung führte dauerhaft zu einer Beschädigung und letztlich zu einem vollständigen Verlust der Quelle.

Der eingesetzte Mikrofilmscanner ist mittlerweile so alt, dass hierfür keine Ersatzteile mehr beschafft werden können und am Markt erhältlich sind. Ein Defekt dieses Mikrofilmscanners würde dazu führen, dass weder die stark nachgefragten Zeitungsfilme noch die Sicherheitsverfilmung des Neuen Archivs genutzt werden könnten. Aus diesem Grunde ist eine Mittelbeantragung im Finanzplan für die Anschaffung eines Ersatzgerätes zum Haushaltsplan 2020 aus Sicht des Stadtarchivs unumgänglich und geplant.

Darüber hinaus wird darüber nachgedacht, die beiden vorgenannten Bestände mittel- bis langfristig auch zu digitalisieren. Dadurch wird die Forschung in den Beständen um ein vielfaches komfortabler und die gleichzeitige Nutzung der Bestände durch mehr als einen Benutzer möglich gemacht.

Digitalisierung

Auch für die Mikrofilme ist die Digitalisierung ein Thema. Für das Archivgut im Allgemeinen wird es im Zeitalter der digitalen Aktenführung ein zentrales Thema der kommenden Jahre sein. Derzeit befinden sich die Verwaltungen noch im Aufbau der digitalen Aktenführung. Akten und Dokumente werden derzeit teilweise noch immer in Papierform abgelegt, teilweise bereits in rein digitale Form. Diese Form der derzeitigen hybriden Aktenführung wird noch einige Zeit Bestand haben bzw. Anwendung finden.

Außerdem ist mit Blick auf die bisher in Papierform noch in den Abteilungen in Anlehnung an die veraltungsinternen Aufbewahrungsfristen (bis zu 30 Jahre) vorgehaltenen Akten bei Weitem noch nicht zu einem Übergang zu einer reinen digitalen Archivierung im Stadtarchiv zu rechnen. Dies ist ein Grund, weshalb der Ausbau der Magazinflächen des Stadtarchivs durchaus dringend ist.

Gleichwohl gilt es, jetzt Überlegungen anzustellen, sich durch das LWL-Archivamt beraten zu lassen und den auf Landesebene sich entwickelnden Weg mit zugehen. Für das Stadtarchiv Rheine müssen in den nächsten Jahren die Voraussetzungen für ein digitales Archiv geschaffen werden, in welchem digitale Archivalien dauerhaft und sicher aufbewahrt werden.

Digitale Formate, welche heute gängig sind, sind in 50 Jahre vielleicht schon gänzlich unbekannt. Medien (z. B. USB-Stick oder DVD-Laufwerke), die zur Lesbarmachung bestimmter Dateiformate (z. B. pdf-Dateien) heute Standard sind, gibt es möglicherweise oder relativ sicher in 50 Jahren bereits nicht mehr (man erinnere sich an 5 ¼ Zoll-Laufwerke). Vor diesem Hintergrund ist unschwer erkennbar, dass es keine Insellösungen geben kann. Das Stadtarchiv Rheine denkt daher darüber nach, sich daher unter anderem dem „Digitalen Archiv NRW“ anzuschließen.

Zeitzeugenbefragungen

Zeitzeugenbefragungen sind eine von vielen Aufgaben des Stadtarchivs. Weil die Dokumentation von Zeitzeugenbefragungen sehr zeitaufwändig ist, arbeitet das Stadtarchiv hier seit 2003 über den „Arbeitskreis historische Filmdokumente“ eng mit Heinz Schulte und seinem „Metropoli“ zusammen. Auf diese Weise entstehen filmische Zeitzeugeninterviews – zurzeit besonders zu den Themen Krieg, Wiederaufbau, Wirtschaftswunder und „Kalter Krieg“ in Rheine. Das Stadtarchiv fördert die Zusammenarbeit durch historische Beratung; außerdem ist der „Arbeitskreis historische Filmdokumente“ mit einem jährlichen Budget für Kosten und Zuschüsse ausgestattet. Die Zusammenarbeit in der beschriebenen Form soll weiter fortgesetzt werden.