Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Bauausschuss nimmt das Nutzungs- und Betriebskonzept zum Multifunktionssaal und das Konzept 2025 für die Stadtbibliothek zur Kenntnis.

Der Bauausschuss beschließt, dass die Ergebnisse der vorgenannten Konzepte Grundlage der weiteren Planungsleistungen zum Umbau des Rathauszentrums werden.

Der Bauausschuss beauftragt die Verwaltung, die Gespräche mit der Bezirksregierung und dem Ministerium bezüglich einer anteiligen Finanzierung durch die Städtebauförderung anhand der Kosten, wie sie in der Entwurfsplanung weiter konkretisiert werden, fortzusetzen.

Begründung:

Der Bauausschuss hat in seiner Sitzung am 08.11.2018 die Verwaltung damit beauftragt, ein europaweites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in vier Losen zur Vergabe der Planungsleistungen für den Umbau des Rathauszentrums durchzuführen.

Dieses Verhandlungsverfahren steht derzeit kurz vor dem Abschluss. Die zu beauftragenden Planungsbüros erhalten zunächst einen Auftrag für die Entwurfsplanung gemäß Leistungsphase 3 nach HOAI.

Bislang liegt der Stadt zu diesem Bauvorhaben eine Vorplanung gemäß Leistungsphase 2 nach HOAI aus dem Februar 2018 vor, welche das Büros leistungsphaseARCHITEKTUR-BÜRO aus Nordkirchen erstellte. Für die aktuell zu beauftragende Entwurfsplanung hat die Stadt den Planungsbüros detailliertere und verbindlichere Vorgaben und Grundlagen zu überreichen, als diese für die Vorplanung erforderlich waren. Die Stadt hat diese Aussagen und Unterlagen parallel zum oben genannten Verhandlungsverfahren entwickelt. Es handelt sich um Konzepte für einen Multifunktionssaal und für die Stadtbibliothek, siehe dazu unten stehende Erläuterungen und die Anlagen 1 bis 2.

Damit die Stadt in die Lage versetzt wird, mit dem Landesministerium und der Bezirksregie-rung konkret zu klären, ob und in welcher Höhe Fördermittel für den Umbau des Rathauszentrums eingeworben werden können, sind die derzeit vorliegenden Kosten im Zuge der Entwurfsplanung konkreter als bisher einzelnen Bauabschnitten und Bauteilen zuzuweisen, um den Fördergegenstand klar definieren zu können.

Neben dem Bedarf an Umbautätigkeiten, der aus dem Rathauszentrum selbst entsteht, wird das bevorstehende Neubauvorhaben auf dem Grundstück von ehemals Hertie zeitnah Handlungsbedarf der Stadt auslösen. Nach dem Abriss von Hertie durch den Investor hat die Stadt am Rathauszentrum auf der Seite zu der neuen „Fuge“ eine neue Fassade zu errichten.

Nicht zuletzt hat der Rat der Verwaltung mit seinem Beschluss zum Ergebnis des Bieterver-fahrens für ehemals Hertie am 09.04.2019 die Aufgabe erteilt, das weitere Verfahren trans-parent zu gestalten und in regelmäßigen Abständen darüber zu informieren. Insofern ist diese Vorlage auch ein Zwischenbericht zum Thema Rathauszentrum.

Zusammenfassung der bisherigen Beschlusslage:

In dem bislang zweijährigen Projektzeitraum für die Vorbereitung und Planung zum Umbau des Rathauszentrums gab es folgende Beschlüsse:

         

            Vorlage 223/17, Bauausschuss am 29.06.2017, nicht öffentlicher Teil

Beschlussfassung: Der Bauausschuss beauftragt die Verwaltung, ein Raum- und Umbaukonzept für das Rathauszentrum II zu erarbeiten. Gegenstand der Untersuchung soll auch eine Nutzung der ehemaligen Mensing-Flächen durch die Stadtverwaltung sein.

•           Vorlage 264/17, Bauausschuss am 07.09.2017, nicht öffentlicher Teil

Beschlussfassung: Der Bauausschuss nimmt das vorgestellte Raum- und Umbaukonzept für das Rathauszentrum II (ehemals Treveria) zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung, eine Vorplanung auf Grundlage der vorliegenden Machbarkeitsstudie für den Umbau des Rathauszentrums durch ein externes Architekturbüro erstellen zu lassen.

            Bauausschuss am 23.11.2017

Auftrag an die Verwaltung, eine Trennung der Verfahren für Hertie und das RHZ zu prüfen.

•           Vorlage 110/18, Bauausschuss am, 15.03.2018, öffentlicher Teil

(Ergebnis des Prüfauftrages vom 23.11.2017)

Beschlussfassung: Der Bauausschuss nimmt die Ergebnisse zu seinem Prüfauftrag vom 23.11.2017 und die daraus resultierende Empfehlung der Verwaltung zur Trennung der Verfahren zur Entwicklung des Standortes ehemals „Hertie“ und der ehemaligen „Mensing-Flächen“ im Rathauszentrum II sowie die Empfehlungen der Verwaltung zur Entwicklung der „Mensing“-Flächen zur Kenntnis.

•           Vorlage 108/18, Bauausschuss am 15.03.2018, öffentlicher Teil

Beschlussfassung: Der Bauausschuss nimmt die vorliegende Vorplanung des Büros LPH leistungsphaseARCHITEKTURBÜRO zur Maßnahme B5 Erarbeitung eines Zukunftskonzepts zur Attraktivierung des Rathauszentrums zur Kenntnis.

•           Vorlage 101/18, Bauausschuss am 15.03.2018, nicht öffentlicher Teil

            Beschlussfassung: aufgrund Beratungsbedarf zunächst zurückgestellt

•           Vorlage 101/18/1, Bauausschuss am 26.04.2018, nicht öffentlicher Teil

            Beschlussfassung:

1. Der Rat beschließt, das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren zur Entwicklung des ehemaligen Hertie Standortes von einer Entwicklung der städtischen Flächen im Rathauszentrum II zu trennen.

2. Der Rat beschließt, dass die vorgeschlagenen inhaltlichen Eckpunkte Grundlage für das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren und die damit verbundenen Zielsetzungen für die Entwicklung des ehemaligen Hertie Standortes sind. Die Verwaltung wird beauftragt, auf dieser Grundlage das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren einzuleiten.

3. Der Rat beschließt, dass die Besetzung der Fachjury für das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren gemäß den vorgeschlagenen Vorgaben festzulegen ist.

            Vorlage 111/18/1, Bauausschuss am 26.04.2018, nicht öffentlicher Teil

            Beschlussfassung:

Der Bauausschuss beauftragt die Verwaltung vorbehaltlich des Beschlusses des Rates der Stadt Rheine am 08. Mai 2018 zur Vorlage 101/18, die notwendigen Arbeiten zur Planung und Umsetzung der Maßnahme B5 Erarbeitung eines Zukunftskonzepts zur Attraktivierung des Rathauszentrums fortzuführen:

a. Auf der Grundlage der vorliegenden Vorplanung des Büros leistungsphaseARCHITEKTURBÜRO ist eine Entwurfsplanung gemäß Leistungsphase 3 nach HOAI zu erstellen.

b. In die zu konkretisierenden Planungsprozesse und zur Umsetzung der Gesamtmaß-nahme ist eine externe Projektsteuerung einzubinden.

c. Mit der Bezirksregierung und dem zuständigen Ministerium sind Gespräche zu führen, in wie weit die gemäß vorliegender Vorplanung geschätzten Kosten dieser Maßnahme förderfähig sind. Das Ziel soll es sein, diese Kosten im Rahmen einer Änderung der bisherigen Maßnahme B5 „Erarbeitung eines Zukunftskonzepts zur Attraktivierung des Rathauszentrums“ hin zu „Erarbeitung und Umsetzung eines Zukunftskonzepts zur Attraktivierung des Rathauszentrums“ in die Ablauf-, Kosten- und Finanzierungsplanung der Städtebaufördermaßnahme des Rahmenplans Innenstadt einzubinden und die Kosten in die Förderanträge der kommenden Jahre zum Rahmenplan Innenstadt und in die entsprechenden Haushaltsplanungen der Stadt Rheine zum Sonderprojekt „Rahmenplan Innenstadt“ aufzunehmen.

•           Vorlage 101/18/1, Rat am 08.05.2018, nicht öffentlicher Teil

            Beschlussfassung:

Unter Bezugnahme auf die Beschlussvorlage Nr. 101/18 wird der Beschlussvorschlag in Nr. 2 um einen Satz 2 wie folgt ergänzt:

1. Der Rat beschließt, das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren zur Entwicklung des ehemaligen Hertie Standortes von einer Entwicklung der städtischen Flächen im Rathauszentrum II zu trennen.

2. Der Rat beschließt, dass die vorgeschlagenen inhaltlichen Eckpunkte Grundlage für das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren und die damit verbundenen Zielsetzungen für die Entwicklung des ehemaligen Hertie Standortes sind. Die Verwaltung wird beauftragt, auf dieser Grundlage das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren einzuleiten.

3. Der Rat beschließt, dass die Besetzung der Fachjury für das mehrstufige, strukturierte Bieterverfahren gemäß den vorgeschlagenen Vorgaben festzulegen ist.

•           Vorlage 396/18, Bauausschuss am 08.11.2018, öffentlicher Teil

Beschlussfassung:

Der Bauausschuss nimmt das vorgestellte Vergabekonzept für die Planungsleistun-gen zur Maßnahme B5 Erarbeitung eines Zukunftskonzeptes zur Attraktivierung des Rathauszentrums zur Kenntnis. Die Verwaltung wird beauftragt, ein europaweites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in vier Losen zur Vergabe der Planungsleistungen durchzuführen.

•           Vorlage 242/19, Schulausschuss am 19.06.2019, öffentlicher Teil

            Beschlussfassung:

1. Der Schulausschuss nimmt die Ausführungen zum inhaltlichen und baulichen Konzept der Stadtbibliothek im umgebauten Rathauszentrum 2 zur Kenntnis.

2. Die kooperative Nutzung von Flächen für bürgerschaftliche Aktivitäten wird aus-drücklich begrüßt.

3. Der Schulausschuss empfiehlt dem Bauausschuss, die Ausführungen des Biblio-thekskonzepts bei den weiteren Planungen zu berücksichtigen.

Sachstände zur Umsetzung der Beschlüsse und der Aufgaben:

Vergabe der Entwurfsplanung und Projektsteuerung:

Die Planungs- und Projektsteuerungsleistungen sind im Zuge einer EU-weiten Ausschreibung zu vergeben.

Bei den in diesem Verfahren zu vergebenden Leistungen handelt es sich um die Vergabe freiberuflicher Leistungen oberhalb der für die Anwendung der Vergabeverordnung (VgV) maßgeblichen Schwellenwerte.

Das Vergabeverfahren erfolgte daher nach den allgemeinen Vorschriften der VgV als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.

Bei diesem Verfahren handelt es sich lediglich um die Auswahl der Büros. Es erfolgen in dieser Phase noch keine inhaltlichen Festlegungen.

Mit der Begleitung in diesem Verfahren wurde die Kommunal Agentur NRW beauftragt, die die Leitlinien für das geplante Verfahren entwickelt haben.

In dem Verfahren waren vier Lose zu vergeben:

Los 1: Objektplanung einschließlich Fassadeningenieurwesen

Los 2: Technische Gebäudeausstattung

Los 3: Tragwerksplanung
Los 4: Projektsteuerung

Die Vergabe wurde in einem zweistufigen Verfahren durchgeführt. In einem EU-weit bekanntgemachten Teilnahmewettbewerb konnten sich alle interessierten Büros bewerben. Aus diesen Büros wurden nach vorher festgelegten Mindestanforderungen geeignete Bewerber ausgesucht und zur Abgabe eines Initialangebotes aufgefordert. Nach einem anschließenden Verhandlungsverfahren und einem Präsentationstermin erfolgten die finalen Angebote.

Die entsprechenden Verfahrensschritte und zeitlichen Abläufe wurden von der Kommunal Agentur NRW durchgeführt.

Im Juni 2019 werden die nun feststehenden Büros beauftragt und mit den entsprechenden Leistungsphasen der Entwurfsplanung beginnen.

In der Sitzung des Bauausschusses wird mündlich zum Stand berichtet werden.

Nutzungs- und Betriebskonzept für einen Multifunktionssaal (siehe Anlage 1)

In der Bauausschusssitzung am 07.09.2017 wurde anhand der Vorlage 264/17 dargestellt, dass ein gut zugänglicher und multifunktional nutzbarer Saal ein zentraler Bestandteil des Raum- und Umbaukonzeptes für das Rathauszentrum II sein wird. Dieser barrierefreie Multifunktionssaal wird neben der Nutzung für kommunale Veranstaltungen insbesondere auch ermöglichen, dass ehrenamtlich Tätige aus unterschiedlichen Bevölkerungsgruppen und aus inhaltlich unterschiedlichen Bereichen (Kultur, Vereine, Bürgerschaft) hier aktiv werden können. Der Multifunktionssaal erfüllt somit auch die Funktion eines kulturellen Zentrums der Innenstadt.

Gemeinsam mit der Stadtbibliothek bildet der multifunktionale Veranstaltungssaal im Rathauszentrum die Grundlage für ein bürgernahes, kommerzfreies Kultur- und Kommunikationszentrum in einer offenen Stadtgesellschaft. Er ist insofern ein wichtiges Element, um das im Rahmenplan Innenstadt formulierte Entwicklungsziel 14 „Verstetigung von Aktivitäten der Innenstadtakteure!“ zu erreichen. Kulturorte wie dieser sind Orte der Identifikation für die Bürgerinnen und Bürger, denen sie als Dialog- und Verweilort dienen. Dies ist eine Grundlage für eine starke Ortsverbundenheit und Standorttreue der Menschen.

Das Potenzial, das sich aus der Symbiose von Veranstaltungssaal und Stadtbibliothek ergibt und das auf einer ganzheitlichen Betrachtung des Erdgeschosses im Rathauszentrum II (Qualität bei Aufenthalt, Angebot, Nutzung) basiert, ist vielfältig und wird maßgeblich zur Verbesserung und Aufwertung des gesamten Quartiers (Bahnhof – ZOB – Rathauszentrum – Staelscher Hof – Innenstadt) beitragen. Als offener, ganztägig zugänglicher Raum mit transparenter architektonischer Gestaltung wird die Einheit Veranstaltungssaal und Stadtbibliothek als einladender Ort wahrgenommen und wirkt darüber hinaus als freundliche „Visitenkarte“ der Stadt Rheine.

Der neue, zukünftige Veranstaltungssaal verfügt neben der zentralen und äußerst günstigen Lage (innerstädtische und (über-)regionale Verkehrsanbindung) über das außergewöhnliche Potenzial, nach der Umgestaltung des Gebäudes eine kulturelle Achse und Verbindung zwischen den Flächen für den ÖPNV und der Innenstadt zu werden und im Kontext des Stadtgefüges eine deutliche Auf­wertung zu erlangen.

Durch flexible Teilungen im zukünftigen Veranstaltungssaal können zusätzliche Räume den Bedarf an kleineren temporären Räumen ergänzen. Aber auch eine Verschmelzung mehrerer Räume zu einem großen Veranstaltungssaal ist möglich. Der Veranstaltungsbereich sollte sich harmonisch in das Erdgeschoss des Rathauszentrums II mit seinen weiteren Angeboten und Funktionen einfügen.

Insgesamt ergibt sich für den Veranstaltungssaal ein Nutzungsmix aus städtisch organisierten und ehrenamtlich organisierten Veranstaltungen. Die Stadtverwaltung wird die Raumvergabe eigenständig durchführen. Ggf. kann die Betriebswirtschaftlichkeit des Veranstaltungssaals verbessert werden, wenn ausschließlich in nicht öffentlich oder ehrenamtlich genutzten Betriebszeiten eine kommerzielle Nutzung ermöglicht wird. Diese würde nicht nur nachrangig, sondern auch nur in einem geringen Anteil der möglichen Betriebsstunden ermöglicht werden, damit der allgemeine Eindruck eines grundsätzlich kommerzfreien Raumes nicht verloren geht. Eine entsprechende Nachfrage wäre insbesondere durch das neue angrenzende Hotel (ehemaliges Karstadt- / Hertie-Gebäude) vorstellbar.

Konzept 2025 für die Stadtbibliothek (siehe Anlage 2)

Die Stadtbibliothek hat einen großen Raumanteil am Rathauszentrum II und liegt im Zentrum der geplanten Funktionserweiterung, Neustrukturierung und Modernisierung des Rathauszentrums. Vor dem Beginn der architektonischen Entwurfsplanung war daher ein aktuelles Bibliothekskonzept zu erstellen.

Das Büro „nachvorndenken – Strategieberatung“ mit dem ausgewiesenen Bibliotheksexper-ten Andreas Mittrowann erhielt den Auftrag, in enger Zusammenarbeit mit der Bibliothek ein zukunftweisendes Konzept zu erarbeiten.

Herr Mittrowann führte einen Workshop mit Nutzern und Nichtnutzern der Bibliothek, sowie einen Workshop mit den Mitarbeiterinnen der Bibliothek durch. In dieser Zusammenarbeit wurden Hinweise und Anregungen erfasst, die in das Konzept einflossen.

Für die Stadtbibliothek bietet sich in der notwendigen Umbaumaßnahme im Rathauszentrum eine Chance, sich auf neue Anforderungen auszurichten und sich zukunftsfähig aufzustellen. Gravierende gesellschaftliche und technische Veränderungen haben das Leben der Menschen und damit auch die Aufgabe und die Bedeutung von Bibliotheken verändert. Bibliotheken müssen sich im digitalen Raum präsentieren, neue technologie- und wissenschaftsgeprägte Angebote erstellen, neben Lese- auch Medienkompetenz bieten und vermitteln. Sie werden als Ort für Kommunikation und Kontemplation immer wichtiger und müssen länger zugänglich sein als bisher – in Rheine gilt das besonders in Hinblick auf die Funktion als Fachhochschulbibliothek, die die Stadtbibliothek seit 2017 ausübt.

Der Umbau des gesamten Rathauszentrums bietet somit die Chance, den Paradigmenwechsel von der Bibliothek der Medien hin zur Bibliothek der Menschen und Medien aktiv zu gestalten. Die modernisierte Bibliothek wird im Zusammenspiel mit dem geplanten Multifunktionsraum ihre Rolle als Frequenzbringerin für den Innenstadtbereich erheblich ausbauen können.

Das vorliegende Bibliothekskonzept soll den planenden Architekten Hinweise für die Umsetzung in Raumplanung geben. Die Grundlage für die Überlegungen bildete die Vorentwurfsplanung, wie sie im Bauausschuss 108/18 vorgestellt worden ist. Erarbeitet wurde das Konzept von dem ausgewiesenen Bibliotheksexperten Andreas Mittrowann („nach vorn denken – Strategieberatung“) in enger Zusammenarbeit mit der Leiterin der Stadtbibliothek. Es wurden Workshops mit Nutzern und Nichtnutzern sowie mit den Mitarbeiterinnen der Bibliothek durchgeführt, um Wünsche und Vorstellungen aufzunehmen und in das Konzept einfließen lassen zu können.

Workshops mit Teileigentümern

Die nichtstädtischen Teileigentümer im Rathauszentrum I (Mall) und II (Bäckerei, Fleische-rei) wurden bereits frühzeitig zu den Entwicklungen und Planungen zum Rathauszentrum und zum Standort ehemals Karstadt/Hertie informiert.

In zwei Zukunftsworkshops  am 19.05.2017 und 05.07.2018 wurden die jeweiligen Sach- und Entwicklungsstände zu den Projekten Rathauszentrum und „Hertie“ vorgestellt und erörtert.

Schwerpunkt der Workshops war die Erarbeitung gemeinsamer Ideen und Strategien der Eigentümergemeinschaft für eine Mitwirkung und Teilhabe an diesen Entwicklungen.

Neben einer aktiven Beteiligung an den Feierlichkeiten zu 40 Jahren Rathauszentrum und Neueröffnung des ZOB in 2017 und einer Mitwirkung bei Regelungserfordernissen bezüglich der Rechte und Pflichten im Gesamtkontext der Entwicklungen wurde herausgearbeitet, dass auch eigene Anstrengungen für eine zukunftsfähige Aufstellung der Mall im Rathauszentrum unternommen werden müssen.

Diese sind im inhaltlichen wie zeitlichen Zusammenhang mit den Planungen der Stadt zu entwickeln, so dass nun ein dritter Workshop für den 02.07.2019 terminiert ist, bei dem die aktuellen Entwicklungsstände erörtert und die Mitwirkungs- und Handlungserfordernisse weiter vertieft werden.

Stand Regelungen mit Teileigentümern RHZ II

Da die Teileigentümer im Rathauszentrum II (Bäckerei, Fleischerei) von den Überlegungen zu den baulichen Maßnahmen im Rathauszentrum II (ehemalige Treveria-Flächen inkl. „Mensing“) und am Standort ehemals Karstadt/Hertie direkt betroffen sind, werden mit diesen zur Zeit darüber hinaus Gespräche geführt, um konkrete, belastbare Regelungen und Vereinbarungen sowohl für den Zeitraum der Abbruch- und Baumaßnahmen als auch für eine zukunftsfähige Aufstellung nach Abschluss der baulichen Umsetzung zu treffen. Auch diese Regelungen sind im zeitlichen wie inhaltlichen Zusammenhang mit den jeweiligen Planungen und Entwicklungen im Gesamtkontext weiter zu vertiefen und auszuhandeln.

Sachstand zur Finanzierung der Maßnahme mit Fördermitteln

Die vorhandene Kostenschätzung ist – entsprechend der noch fehlenden Detailschärfe auf dem Stand der vorliegenden Vorplanung gemäß Leistungsphase 2 der HOAI – noch zu grob gegliedert, als dass die Stadt die Kosten klar in förderfähige und nicht förderfähige Kostenanteile trennen und den vom Ministerium gewünschten Prioritäten zuordnen kann.

Das Ministerium konnte daher in den bisherigen Gesprächen keine verbindliche Zusage zur Finanzierbarkeit durch die Städtebauförderung machen. Zu diesem Zweck und für einen konkreten Förderantrag zu einem späteren Zeitpunkt ist der Bezirksregierung – gemäß dem „üblichen“ vom Fördermittelgeber vorgegebenen Prozedere - eine fertige Entwurfsplanung gemäß Leistungsphase 3 nach HOAI mit einer Kostenberechnung, aufgeschlüsselt nach DIN 276, vorzulegen.

Weiteres Vorgehen:

In der nun anstehenden Planung werden zunächst verschiedene Varianten einschließlich Kostenermittlung erarbeitet und dem Bauausschuss zum Beschluss zu einer Variante vorgelegt. Anschließend wird zu der beschlossenen Variante eine vollständige Entwurfsplanung erstellt und dem Bauausschuss für einen Umsetzungsbeschluss vorgelegt.

Daneben ist es erforderlich, die Maßnahme B5 des Rahmenplans Innenstadt mit der bisherigen Bezeichnung ‚Erarbeitung eines Zukunftskonzepts zur Attraktivierung des Rathauszentrums‘ umzubenennen, da der Inhalt der Maßnahme sich durch den städtischen Erwerb von Hertie und von Großteilen des Rathauszentrums II wesentlich geändert hat.

Die Verwaltung wird parallel zu der Entwurfsplanung für das Rathauszentrum eine Beschlussvorlage für den Bauausschuss erarbeiten, wonach die Projektblätter sämtlicher zwischenzeitlich inhaltlich geänderter Maßnahmen des Rahmenplans überarbeitet werden.

Nach den Beschlüssen des Bauausschusses zu der Entwurfsplanung und zur Änderung des Rahmenplans wird die Stadt bei der Bezirksregierung einen Förderantrag für die förderfähigen Kosten dieser Baumaßnahme einreichen.

Anlagen:

Anlage 1: Nutzungs- und Betriebskonzept für einen Multifunktionssaal

Anlage 2: Konzept 2025 Stadtbibliothek Rheine