Beschlussvorschlag/Empfehlung:

Der Kulturausschuss stimmt den vorgeschlagenen Änderungen der Produktbeschreibung, Ziele und Kennzahlen des Produkts 1306 Stadtarchiv zu.

Begründung:

Im Zuge der Optimierung sollen Produktbeschreibung, Ziele und Kennzahlen angepasst werden, um insbesondere eine bessere Steuerung durch aussagekräftige Kennzahlen zu erreichen.

Erläuterung des Vorgehens:

Kurzbeschreibung

Die alte Kurzbeschreibung wurde erneuert, um den Zusammenhang mit den unten aufgeführten Zielen besser zu verdeutlichen. Die jetzt aufgenommenen Punkte können auch – wie unten vorgeführt - als Zwischenüberschriften für die einzelnen Ziele verwendet werden.

Auftragsgrundlage

An der Formulierung gibt es keine Änderung.

Das Archivgesetz NW vom 16. Mai 1989 bietet die rechtliche Grundlage für die in den Zielen formulierten Aufgaben des Stadtarchivs. Eine Novellierung des Landesarchivgesetzes soll noch in dieser Legislaturperiode des Landtags erfolgen. Die Archivarbeitsgruppen der kommunalen Spitzenverbände haben beantragt, in das neue Archivgesetz unter dem (bisherigen) “§ 10 Kommunales Archivgut” eine deutliche Eingangsformulierung aufzunehmen, die das kommunale Archivgut genau wie das Archivgut des Landes zum “Kulturgut” und für “unveräußerlich” erklärt. Dem wird mit dem ersten Satz der Kurzbeschreibung bereits Rechnung getragen.

Zielgruppe

Keine Änderung.

Ziele

Die Ziele wurden unter den Überschriften der Kurzbeschreibung neu sortiert und in Hinsicht auf Steuerungsmöglichkeiten teilweise umformuliert oder ergänzt. Gegenüber der alten Produktbeschreibung geänderte Kennzahlen-Vorgaben beruhen auf den Erfahrungen der letzten Jahre (siehe unter Bewertung von Vw-Akten, Übernahme archivwürdiger Akten, Anzahl Führungen/ Vorträge).

Die meisten Kennzahlen richten sich nach dem Angebot oder den Prioritäten. Wenn beispielsweise viele Akten aus dem Rathaus ins Archiv übernommen, konserviert und verzeichnet werden, können nicht gleichzeitig viele Vorträge oder Publikationen produziert werden. Hier liegen die Steuerungsmöglichkeiten, über welche die Ziele und Kennzahlen Auskunft geben.

Leistungsumfang 1306

Die Tabelle wurde den neuen Zielen und Kennzahl-Vorgaben angepasst.

Die bisherige Produktbeschreibung ist als Anlage beigefügt. Es folgt der Vorschlag für die neue Produktbeschreibung:

Produkt 1306 Stadtarchiv neu (Vorschlag)

1 Produktdefinition

Kurzbeschreibung

Verwahrung und Erhaltung des Kulturguts “Historisches Archiv der Stadt Rheine”. Bildung einer aussagekräftigen Überlieferung für künftige Zeiten. Ausbau der archivischen Sammlungen zur Stadtgeschichte. Nutzbarmachung des Archivs durch Auskünfte, Benutzerbetreuung, Öffentlichkeitsarbeit und stadtgeschichtliche Publikationen.

Auftragsgrundlage

·         Archivgesetz NW vom 16. Mai 1989.

·         Dienstanweisung über die Anbietung, Bewertung, Ãœbernahme und Vernichtung des nicht mehr für die laufenden Dienstgeschäfte benötigten Registraturgutes des Stadt Rheine vom 29. April 1992.

·         Satzung der Stadt Rheine über die Benutzung des Stadtarchivs vom 21. Februar 1995.

Zielgruppe

1. Personen und Gruppen mit historisch-politischen Fragestellungen und Interessen.

2. Rat und Verwaltung der Stadt.

Ziele

[Die hier zur Verdeutlichung kursiv eingefügten Zwischenüberschriften entsprechen den oben angegebenen Punkten der Kurzbeschreibung und können später entfallen.]

Verwahrung und Erhaltung des Kulturguts “Historisches Archiv der Stadt Rheine”

·         Restaurierung von mindestens 25 Archivalien.

·         Ãœberarbeitung von mindestens 1 Findmittel des Historischen Archivs (Digitalisierung, Erstellung von Indices oder sachthematischen Inventaren).

Bildung einer aussagekräftigen Überlieferung für künftige Zeiten

·         Bewertung der nicht mehr für die Verwaltung benötigten Altakten der städtischen Registratur (je nach Anfall, Anzahl nicht steuerbar).

·         Ãœbernahme der archivwürdigen Akten in das Stadtarchiv (ca. 125 Nummern).

·         Konservierung der in das Archiv übernommenen Akten (ca. 125 Nummern).

·         Verzeichnung (Erschließung) der in das Archiv übernommenen Akten (ca. 125 Nummern).

Ausbau der archivischen Sammlungen zur Stadtgeschichte

·         Vollständige Sammlung, Konservierung und Mikroverfilmung der örtlichen Zeitungsausgaben.

·         Ãœbernahme von jährliche mindestens 100 Büchern, Festschriften, Zeitschriften, Bildern etc. zur Stadtgeschichte.

·         Dokumentation von mindestens 1 Zeitzeugenbericht.

Nutzbarmachung des Archivs durch Auskünfte, Benutzerbetreuung, Öffentlichkeitsarbeit und stadtgeschichtliche Publikationen

·         Erteilung von telefonischen oder schriftlichen Auskünften an Rat, Verwaltung und externe Anfragende.

·         Erreichen von mindestens 500 Archivbesuchern.

·         Öffentlichkeitsarbeit durch 1 Ausstellung, 5 Führungen oder Vorträge.

·         Fortschreibung der Stadtgeschichte durch Veröffentlichung von 2 stadtgeschichtlichen Beiträgen und Herausgabe von 2 Ausgaben der Zeitschrift “Rheine – gestern heute morgen.

Anlagen:

Anlage 1: Produktbeschreibung 1306 Stadtarchiv alt