Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

Der Kulturausschuss stimmt dem überarbeiteten Produktplan 1303, Stadtbücherei, zu.

Begründung:

 

Ziele und Kennzahlen

 

Im Rahmen der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) sind auch die seit Jahren vorhandenen Produktbeschreibungen zu überprüfen.

Um zu einheitlichen Verfahren zu kommen, wurden in 2005 Seminare für Verwaltungsmitarbeiter und –mitarbeiterinnen sowie für Mitglieder des Rates durchgeführt. Diese Seminare wurden jeweils von Herr Wick geleitet, der sich bei der KGST mit Vergleichsringen für Kommunen beschäftigt.

 

Die Leiterin der Stadtbücherei hat am 8. Juni 2005 an einem Workshop zur Optimierung der Produktbeschreibungen teilgenommen. Am 3. Dezember 2005 fand ein Workshop für Mitglieder des Rates und sachkundige Bürger zum Thema statt, bei dem am Beispiel der Stadtbücherei Fragen zu Zielen und Kennzahlen erörtert wurden.

 

In der Anlage findet sich eine Gegenüberstellung von alter und neuer Produktbeschreibung der Stadtbücherei.

 

 

1.     Kurzbeschreibung:

Hier gibt es nur unwesentliche Änderungen, die eher redaktioneller Art sind. Ergänzt wurde allerdings die Beschreibung der räumlichen Gegebenheiten. Diese spielen eine entscheidende Rolle für die Leistungserstellung.

 

 

2.     Auftragsgrundlage, Zielgruppen

-         wurde nur redaktionell überarbeitet.

 

 

3.     Ziele

Diese Rubrik wurde nach den Erkenntnissen aus den Seminaren grundlegend überarbeitet und gestrafft. Bei der Benennung der Ziele wird nun von der gewünschten Wirkung her definiert.

Im Politikerworkshop wurden Anregungen für gewünschte Wirkung gegeben. Die Stadtbücherei soll

-         einen innenstadtstärkenden Beitrag leisten

-         einen wirtschaftsfördernden Beitrag leisten.

Dies sind Sekundärwirkungen, die die Bibliothek erbringen kann, wenn sie die in der Kurzbeschreibung dargestellten Aufgaben gut erfüllt.

Die Ziele, die nun zu definieren sind, müssen also sowohl einen Bezug zu den unter 1 genannten Aufgaben aufweisen, als auch die gewünschte Sekundärwirkung belegen.

Ziele müssen zudem quantitativ darstell- und überprüfbar sein.

 

Ziel 1: Die Bibliothek soll einen differenzierten Medienbestand anbieten.

 

Der differenzierte Medienbestand schließt ein, dass die Bibliothek sich aktiv um die sich ständig verändernde Medienlandschaft bemüht und den Rheinensern auch den Zugang zu jeweils neuen Medien verschafft. Um den Zugang zu Medien zu ermöglichen, muss eine Mindestanzahl an Medien je Einwohner verfügbar sein. Bibliotheksfachlich wird für die Standardversorgung von 2 Medieneinheiten je Einwohner gesprochen. Zurzeit wird die Erweiterung der Stadtbücherei im Rathauszentrum geplant. Auf der dort zur Verfügung stehenden Fläche werden nicht 150.000 Medieneinheiten angeboten werden können. Deshalb wird hier nicht der Faktor 2 Medieneinheiten je Einwohner als Ziel benannt, sondern der Faktor 1,4. Bei der derzeitigen Einwohnerzahl strebt die Stadt damit einen Bestand von 100.000 Medieneinheiten an, dieser Bestand kann in der neuen Stadtbibliothek untergebracht werden.

Vorteilhaft bei der Wahl dieser Kennzahl ist, dass demographische Schwankungen sich auf die Zielgröße auswirken und der Bezug zur Bevölkerung immer hergestellt wird.

 

Ziel 2: Die Bibliothek soll einen aktuellen Medienbestand anbieten.

 

Besonders dann, wenn die Anzahl der bereitgestellten Medien beschränkt ist,

ist es wichtig, einen nachfrageorientierten, aktuellen Bestand anzubieten. Messbar ist das über die Erneuerungsquote, die anzeigt, wie der Bestand aktualisiert wurde. Mit der angestrebten Quote von 10% liegt die Stadtbücherei Rheine im Mittelfeld der fachlichen Standardwerte, die zwischen 8 und 12 % liegen.

 

Ziel 3: Die Bibliothek soll eine hohe Bestandsnutzung sicherstellen.

 

Eine öffentliche Bibliothek kann nur dann das Leben in ihrer Kommune  bereichern, wenn sie bedarfsgerecht Medien anbietet. Es gehört zu den wichtigsten bibliothekarischen Aufgaben, hier stets auf die Bedürfnisse der Gesellschaft einzugehen. Die Kennzahl „Umsatz des Bestandes“ ist ein wichtiger Indikator dafür, dass der Bestandsaufbau kundenorientiert durchgeführt wird, besagt er doch, wie häufig im Durchschnitt jedes Medium im Jahr entliehen wurde. Damit erhält der Betrachter ein wichtiges Beurteilungskriterium über die Leistungserbringung der Einrichtung.

Das angestrebte Ziel von 4,5 Entleihungen je Medium im Jahr ist durchaus fordernd zu beurteilen. Zurzeit erreicht die Stadtbücherei einen Umsatz von 4.

 

 

Ziel 4: Die Bibliothek soll eine hohe Besucherfrequenz verzeichnen.

 

Bei dieser Zieldefinition werden besonders die aus dem Politikerworkshop angesprochenen Ziele abgefragt. Wenn die Bibliothek innenstadtstärkend und wirtschaftsunterstützend wirken soll, dann ist es wichtig, dass sie eine hohe Besucherfrequenz aufweist. Besucher sind dabei nicht nur die Entleiher, die Medien mit nach Hause nehmen, sondern auch solche, die in der Bibliothek arbeiten und deren Angebote vor Ort nutzen. Auch hier lassen sich quantitative Forderungen aufstellen, 1,5 Besuche je Einwohner sind anzustreben.

 

 

Ziel 5: Der Betrieb der Bibliothek soll effizient erfolgen.

 

Dieses Ziel wurde nicht im Politikerworkshop benannt, es ist auch kein primäres Ziel einer Bibliothek (s. Kurzbeschreibung). Dennoch sollten auf dem Feld der Wirtschaftlichkeit durchaus Ziele definiert werden. Eine öffentliche Einrichtung arbeitet nicht gewinnorientiert, umso wichtiger ist es, die eingesetzten Mittel effizient einzusetzen und einen Maßstab dafür zu finden.

Die Kennzahl „Ausgaben je Besuch“ stellt die Gesamtaufwendungen der Einrichtung in ein Verhältnis zur Nutzung, beantwortet also die Frage nach Aufwand und Nutzen. Wenn es keine grundlegenden Veränderungen der äußeren Bedingungen mit finanziellen Auswirkungen gibt, kann diese Kennzahl  über die Jahre gute Vergleichsdaten liefern. Auch ermöglicht diese Zahl einen Vergleich mit anderen Einrichtungen der Stadt.

Der Zielwert sollte sich am Mittelwert der BIX-Erhebung des Vorjahres orientieren und läge damit für 2006 bei 5,08 €.

 

 

4.     Kennzahlen

Produktumfang

In der Vergangenheit wurden hier die Basisdaten der Bibliothek dargestellt. Sie stellen die Grunddaten dar, die für die Bildung der nachfolgend beschriebenen Kennzahlen benötigt werden. Diese Basisdaten müssen den neu gefundenen Zieldefinitionen angepasst werden. Da sie keine entscheidungsrelevanten Daten liefern, werden sie zukünftig nicht mehr dargestellt.

Für die Beurteilung eines Produktes sind die Spitzenkennzahlen bedeutsam, die ja Relationen herstellen und damit eine Beurteilung erst ermöglichen.

 

Spitzenkennzahlen

Die Spitzenkennzahlen müssen sich auf die definierten Ziele beziehen und sind deshalb vollständig überarbeitet worden. Die 5 Kennzahlen beziehen sich nun auf die 5 definierten Ziele und lauten:

-         Medieneinheiten je Einwohner

-         Erneuerungsquote

-         Medienumsatz

-         Besuche je Einwohner

-         Ausgaben je Besuch

 

 

Vergleichbarkeit mit anderen Einrichtungen

 

Die Erhebung von statistischen Werten ermöglicht es, besonders im Blick über mehrere Jahre, eine Einrichtung in ihrer Leistungsfähigkeit und Entwicklung zu beurteilen.

 

Eine Institution wie die Stadtbücherei könnte aber zur Beurteilung ihrer Leistungen  auch mit anderen Einrichtungen verglichen werden.

Die nicht einrichtungsbezogenen Spitzenkennzahlen, das sind Besuche je Einwohner, Ausgaben je Besuch,  könnten durchaus die kulturellen Einrichtungen  der Stadt vergleichbar machen.

 

Ein aussagekräftiger Vergleichsring der Bibliotheken besteht seit 6 Jahren. Der Deutsche Bibliotheksverband und die Bertelsmann Stiftung haben den Bibliotheksindex (BIX) entwickelt. Das ist ein Leistungsvergleich von Bibliotheken, der zu einem Ranking – geordnet nach Größenklassen – führt.

Die Stadtbücherei Rheine beteiligt sich seit Bestehen an diesem Leistungsvergleich und legt regelmäßig die Ergebnisse dem Kulturausschuss vor.

Die fünf hier vorgestellten Spitzenkennzahlen korrespondieren mit den Zahlen, die auch für den BIX erhoben werden.

Im BIX werden Kennzahlen für die Bereiche Auftragserfüllung, Kundenorientierung, Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterorientierung abgefragt, Zielfelder, die auch von der KGST definiert wurden.

Der Bereich Mitarbeiterorientierung ist am wenigsten aussagekräftig, daher sind in die Produktbeschreibung keine Kennzahlen aus diesem Bereich eingeflossen.

Im Bereich Wirtschaftlichkeit wird auch im BIX die Kennzahl „Ausgaben je Besuch“ gewählt.

Die Kennzahlen „Besuche je Einwohner“ und „Medienumsatz“ finden sich im BIX im Bereich Kundenorientierung wieder.

Die Kennzahlen „Medieneinheiten je Einwohner“ und „Erneuerungsquote“ sind im BIX unter Auftragserfüllung abgebildet.

Mit den für den Produktplan gewählten Spitzenkennzahlen ist damit ohne weiteres ein Leistungsvergleich mit Bibliotheken in Mittelzentren möglich. Diese Forderung aus dem Politikerworkshop wird damit erfüllt.

 

 

Weitere Anregungen und Informationen

 

Der Politikplan soll in kurzer, standardisierter Form möglichst schnell eine Beurteilung der Leistungen eines Produktes ermöglichen. Daher ist eine Beschränkung von Informationen unumgänglich. Weitere Informationen, etwa zu Schwerpunktsetzungen (z. B. Leseförderung), zu Benutzerzusammensetzung (z.B. auswärtige Nutzer), besondere finanzielle Situationen (Landesförderung), besondere personelle Situation (Arbeitsbelastung) sind eher geeignet, im Arbeitsplan und Jahresbericht der Einrichtung thematisiert zu werden. Mit diesen Arbeitsplänen und Ergebnisberichten sind wir auf dem Weg zum Kontraktmanagement, das als weiteres Steuerungselement eingesetzt werden kann.

 

Anlagen:

 

Anlage 1: Produktplan alt/neu