Betreff
Ausschreibung von Betreuungs- und Verpflegungsleistungen an fünf Rheiner Grundschulen
Vorlage
318/21
Art
Beschlussvorlage
Untergeordnete Vorlage(n)

Beschlussvorschlag/Empfehlung:

 

1.      Der Schulausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung hinsichtlich der Ausschreibungen der Trägerschaften für die Durchführung von Betreuungsangeboten und Verpflegungsleistungen an den bezeichneten offenen Ganztagsschulen in Rheine zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung mit der Durchführung des entsprechenden Vergabeverfahrens.

 

2.      Der Schulausschuss stimmt der in der Begründung beschriebenen Zusammensetzung des Wertungsgremiums zu und benennt folgende politische Mitglieder:

 

 

                                         Mitglied                                Vertreter/in

 

CDU                            _________________                  _________________

 

SPD                            _________________                   _________________

 

B90/Grüne                  _________________                   _________________

 

FDP                            _________________                  _________________

 

Linke                          _________________                  _________________

 

UWG Rheine               _________________                   _________________

 

BfR                                 _________________               _________________

 

 

Begründung:

 

1.    Hintergrund

 

Seit dem Schuljahr 2016/2017 schreibt die Stadt Rheine die Betreuungs- und Verpflegungsleistungen an den Grundschulen der Stadt Rheine getrennt voneinander aus. Zuletzt erfolgte eine Neuvergabe zum Schuljahr 2019/2020.

 

An den folgenden Grundschulen laufen nun zum 31.07.2022 die Verträge mit den Trägern der Betreuungsangebote und den Caterern aus:

 

  • Annetteschule
  • Edith-Stein-Schule
  • Franziskusschule Mesum
  • Ludgerusschule Schotthock
  • Michaelschule

 

Es hat daher ein neuer Ausschreibungsdurchgang zu erfolgen.

 

 

2.    Bisherige Grundstruktur der Ausschreibungen

 

Grundlage der Vergabe für den Betreuungsbereich ist ein umfassendes Leistungsverzeichnis sowie eine pädagogische Wertungsmatrix (s. Anlage). Letztere wurde in der Vergangenheit sowohl dem Schulausschuss (Vorlage 226/17) als auch den betroffenen Grundschulleitungen vorgestellt und wird zu jedem Ausschreibungsdurchgang modifiziert. Wertungskriterien im Vergabeverfahren sind dabei der Preis (30 %), sowie die Inhalte der pädagogischen Konzepte (70 %).

 

Hinsichtlich der Verpflegungsleistungen erfolgte eine Vergabe in der Vergangenheit sowohl auf Grundlage des Preises (50 %) als auch verschiedener Qualitätskriterien (Warmhaltezeit, Anteil Bio-Lebensmittel, Anzahl Menülinien) (50 %).

 

Weiterhin wurde für die Betreuungs- und Verpflegungsleistungen ein qualitativer Mindeststandard definiert, der sich in den vergangenen Jahren bewährt hat.

 

Die Vertragslaufzeit beträgt bei beiden Ausschreibungen vier Jahre, wobei die Verträge eine stillschweigende Verlängerungsoption beinhalten. Von dieser Option wurde in der Vergangenheit kein Gebrauch gemacht.

 

 

3.    Anpassungsbedarfe

 

Im bestehenden Konstrukt werden pro Schule zwei Aufträge vergeben – Betreuung und Verpflegung. Abstimmungen zu Betreuungsabläufen etc. erfordern somit immer einen runden Tisch mit mehreren Beteiligten. Insbesondere ist dies notwendig, wenn seitens der Vertragsparteien unterschiedliche Ansichten bestehen, welche Partei welche Aufgaben im Rahmen der Mittagsverpflegung zu übernehmen hat. Die Stadt Rheine befindet sich dabei in einer vermittelnden Position und führt auch ansonsten regelmäßig organisatorische Gespräche mit beiden Vertragsparteien.

 

Die Verpflegung ist jedoch elementarer Baustein der Schulbetreuung. Es besteht daher die Bestrebung, die beiden zusammengehörigen Aufgabenbereiche in einer Ausschreibung zusammenzuführen. Konkret würden damit die Verpflegungsleistungen als Teil der Betreuungsleistungen vergeben werden. Für die Stadt Rheine wäre der Vertragspartner dann ein Betreuungsträger, der in eigener Verantwortung Unterverträge mit einem oder mehreren Caterern seiner Wahl schließen würde. Alle Angelegenheiten der Schulverpflegung lägen damit zunächst in der Zuständigkeit dieses Betreuungsträgers. Ein solches Konzept wird bereits seit zwei Jahren im Rahmen der Ferienbetreuung erprobt, wo die Träger ebenfalls eigene Verträge mit den Caterern schließen. Das Prozedere läuft hier reibungslos. Weiterhin gehen auch mehrere Kommunen im Kreis Steinfurt ähnlich vor (z. B. Emsdetten).

 

Im Leistungsverzeichnis würde die Stadt Rheine weiterhin die Mindestanforderungen definieren, die das Verpflegungsangebot erfüllen muss. Die bewährten Inhalte der bisherigen Ausschreibungen bleiben damit erhalten. Es ergeben sich daher keine Abstriche hinsichtlich des geforderten Leistungsspektrums. Die Leistungserbringung wird lediglich umstrukturiert.

 

 

 

 

4.    Vorbereitung: Rückmeldungen der Betreuungsträger und Caterer

 

Die Betreuungsträger und Caterer wurden vorab hinsichtlich einer möglichen Zusammenlegung der Ausschreibungen befragt. Das Feedback viel dabei neutral aus. Einerseits wurde betont, dass die jetzige Organisationsstruktur funktioniere und bei einer Umstellung Mehraufgaben befürchtet würden. Andererseits benannten die Träger den Vorteil für sich, mit einem festen Vertragspartner im Catering zu kooperieren anstatt wie derzeit von Schule zu Schule mit unterschiedlichen Anbietern. Weiterhin wird die angedachte Umstellung als plausible Verknüpfung gesehen, die für Familien auch mit einheitlichen Ansprechpersonen für die Nachmittagsbetreuung einhergehen könnte.

 

 

5.    Kosten

 

Die voraussichtlichen Kosten auf vier Jahre belaufen sich für die fünf auszuschreibenden Schulen auf ca. 6.000.000 Euro. Davon entfallen ca. 5.850.000 Euro auf die Betreuungsleistungen sowie ca. 150.000 Euro auf die Verpflegungsleitungen. Letztere nehmen in den kommenden Jahren ab, da die städtischen Zuschüsse fortlaufend reduziert werden.

 

Aufgrund des finanziellen Volumens hat die Ausschreibung EU-weit zu erfolgen.

 

Den Aufwendungen gegenüber stehen erwartete Erträge i. H. v. ca. 4.165.000 Euro. Diese setzen sich auch Fördermitteln (ca. 3.305.000 Euro) sowie aus Elternbeiträgen (ca. 860.668 Euro) zusammen.

 

 

6.    Weiteres Vorgehen

 

Um eine zeitgerechte Vergabe der Leistung zu ermöglichen, soll das Ausschreibungsverfahren im August 2021 mit der Bekanntmachung angestoßen werden.

 

Die Wertung der Angebote ist für den Zeitraum Oktober bis November 2021 angesetzt. Neben der formalen Prüfung erfolgt dabei auch eine Wertung dahingehend, in welchem Maße die Angebote aus inhaltlicher Sicht die Kriterien der pädagogischen Wertungsmatrix erfüllen.

 

Für diese pädagogische Prüfung soll wie in der Vergangenheit ein Wertungsgremium gebildet werden. Dieses besteht aus Vertreter/-innen der Verwaltung, der Schulleitungen der jeweils betroffenen Schulen, sowie jeweils einem politischen Vertreter/einer politischen Vertreterin jeder Fraktion.


Dem Wertungsgremium werden vorbereitete Unterlagen durch die Verwaltung vorgelegt. Aufgrund vergaberechtlicher Vorschriften kommt dem Wertungsgremium eine beratende Funktion zu.

 

Das genaue Datum, an dem das Bewertungsgremium zusammenkommt, sowie weitere Informationen zu dieser Sitzung, werden zeitgerecht im Vorfeld bekanntgegeben.

Anlage: pädagogische Wertungsmatrix